OCR de Faturas da Microsoft para o Business Central

Microsoft Dynamics 365 Business Central Integração: Visão geral do OCR no Business Central

O Microsoft Dynamics 365 Business Central oferece ferramentas avançadas para automatizar o processo de faturamento, e a tecnologia OCR desempenha um papel fundamental nessa transformação. OCR, ou Reconhecimento Óptico de Caracteres, permite que o sistema leia e interprete textos impressos ou manuscritos a partir de documentos físicos ou digitais. Essa integração com modelos de IA garante que documentos de faturas, sejam escaneados ou recebidos digitalmente, sejam processados de forma eficiente sem a necessidade de entrada manual extensa de dados. A integração do Business Central com o Form Recognizer e a Read API do Microsoft Azure melhora a extração de detalhes do fornecedor, valores, datas e itens de linha diretamente dos documentos.

O papel do Business Central vai além da captura básica de dados. Ele suporta um fluxo completo de contas a pagar, desde o recebimento dos documentos até a etapa final de aprovação. A combinação do poder do ERP com o OCR orientado por IA gera resultados mensuráveis. Por exemplo, implementações demonstraram taxas de precisão superiores a 95%, reduzindo significativamente erros caros de entrada. Como erros de entrada manuais podem custar entre 1% a 5% do valor da fatura, essas melhorias trazem benefícios financeiros diretos para as organizações.

Velocidade é outro benefício. Empresas que usam OCR em seus fluxos de trabalho do Business Central processam faturas de 25% a 60% mais rápido do que métodos manuais, melhorando o fluxo de caixa e a satisfação dos fornecedores. A integração também oferece redução de custos, com custos por fatura caindo mais de 70%. Isso permite que as empresas realoquem a equipe para tarefas mais estratégicas, reduzindo despesas gerais.

Empresas que dependem de fluxos intensos de documentos, como logística ou transitários, podem combinar o OCR de faturas com soluções como automação de e-mails ERP para logística para estender a automação além das Contas a Pagar. Com ferramentas capazes de processar múltiplos formatos de documento, o Business Central é um ponto central para automatizar operações financeiras mantendo altos padrões de precisão e segurança.

Automatizar a captura de faturas a partir de arquivo PDF ou imagem no Business Central

No Business Central, a captura de faturas a partir de um arquivo PDF ou imagem é simplificada para lidar com altos volumes de transações. Os usuários podem enviar arquivos diretamente para o sistema, onde são indexados e analisados pelo motor OCR integrado. O sistema suporta cenários em que fornecedores enviam faturas em formatos diversos, e os fluxos de trabalho orientados por IA garantem que as faturas no Business Central sejam processadas sem exigir a interpretação manual de cada campo.

O fluxo de captura de faturas normalmente começa quando um arquivo PDF ou imagem é enviado ou recebido em um endereço de e-mail dedicado configurado para esse processo. O Business Central usa ferramentas de OCR para transformar arquivos PDF e imagens em formatos eletrônicos estruturados. Ele também pode converter documentos de compra recebidos em dados que mapeiam diretamente para os campos no Business Central, como totais, impostos e código do fornecedor. Essa etapa possibilita extração sem toque, significando que nenhuma pessoa precisa digitar novamente os detalhes no ERP.

Uma vez indexadas, o sistema valida os dados da fatura contra registros de fornecedores existentes e pedidos de compra, garantindo consistência e conformidade. Esse nível de automação suporta um casamento mais preciso e reduz a carga nas equipes de AP. Também cria oportunidades para integrar com sistemas externos por meio de APIs, agilizando ainda mais como você processa faturas e conecta fontes de dados.

Organizações que demandam maior eficiência podem integrar esses processos com estratégias internas de automação de comunicações, como automatizar correspondência logística, para cobrir fluxos de documentos internos e externos. Ao automatizar ambos os lados, as empresas podem alcançar controles financeiros mais rígidos e um prazo de resposta mais rápido nos pagamentos a fornecedores.

Configurando o serviço de OCR a partir dos Documentos Recebidos: Treine o serviço de OCR e o processo de OCR para evitar erros

Configurar o serviço de OCR a partir dos documentos recebidos no Business Central é uma etapa crucial para o processamento de faturas com alta precisão. As empresas geralmente começam conectando-se a um serviço de OCR externo ou usando as ferramentas nativas da Microsoft para lidar com a extração inicial. Para otimizar resultados, as equipes podem treinar o serviço de OCR com um conjunto de faturas de amostra fornecidas por fornecedores habituais. Esse treinamento ajusta os padrões de reconhecimento da IA, aumentando as taxas de precisão e reduzindo correções pós-captura.

A partir do módulo Documentos Recebidos, os usuários podem criar registros de documentos recebidos que fazem referência a arquivos enviados. Em seguida, eles definem regras sobre como estes devem ser classificados — se representam documentos de compra, faturas de venda ou outros registros. Para alcançar superior precisão, use o processo de OCR com feedback contínuo do OCR, corrigindo erros em tempo real para que o modelo melhore ao longo do tempo. O objetivo é produzir consistentemente documentos que possam ser convertidos em registros de documento no Business Central e conciliados perfeitamente com outros registros.

As melhores práticas sugerem manter uma biblioteca de diferentes modelos de fornecedores, refinando continuamente o mapeamento dos campos extraídos no Business Central. Ao aplicar estratégias para treinar o serviço de OCR e evitar erros, as organizações impedem falhas recorrentes em totais, valores de impostos ou reconhecimento de itens de linha. Por exemplo, lançamentos de Diário Geral gerados a partir de faturas processadas podem ser pré-validados contra regras do ERP, reduzindo retrabalho.

Recursos como a documentação Microsoft Learn para o modelo de faturas são particularmente úteis para entender o mapeamento de campos e os passos de treinamento. Combinar uma ferramenta de OCR bem configurada com regras de processo de negócio garante dados mais limpos e resultados de automação mais previsíveis.

Gerenciando Documentos Recebidos na Página Documentos Recebidos: Documento do serviço de OCR

A página de documentos recebidos é onde os usuários gerenciam documentos no Business Central que foram processados por OCR. Essa interface mostra todos os registros de documentos recebidos relacionados e destaca quais estão prontos para conversão em registros de fatura de compra. O documento do serviço de OCR é exibido com campos extraídos para revisão, permitindo uma comparação rápida com a versão original em PDF ou imagem.

Quando um novo registro de documento recebido é criado, o serviço da área de preparação de documentos recebidos atua como um buffer. Aqui os usuários podem validar os dados extraídos antes de confirmá-los no ERP. Essa etapa é crítica para o tratamento de exceções, especialmente quando faturas de fornecedores contêm formatos inesperados ou discrepâncias com pedidos de compra.

O Business Central oferece ferramentas para visualizar arquivos recebidos junto com seus metadados. Isso permite que a equipe financeira aprove ou rejeite com base em regras de negócio predefinidas, mantendo a precisão no processo de faturas. Com a configuração adequada, muitas faturas podem ser convertidas em uma fatura de compra para o fornecedor manualmente ou automaticamente, dependendo das pontuações de confiança do sistema OCR.

Para maximizar a eficiência, integre esse recurso em fluxos operacionais escaláveis. Essa integração ajuda a reduzir gargalos quando sua equipe está processando grandes volumes de faturas escaneadas durante períodos financeiros de pico. A página de documentos recebidos desempenha um papel central em garantir que os dados extraídos sejam confiáveis antes do lançamento subsequente e do agendamento de pagamentos.

Racionalizando o processo de AP com Automação de Contas a Pagar e AP Automation

A automação de contas a pagar no Business Central cria novas eficiências no processo de AP ao vincular a captura de dados com tecnologia OCR ao casamento de pedidos de compra e fluxos de aprovação de pagamento. Uma vez capturados os dados da fatura, o Business Central pode casar automaticamente faturas de fornecedores com pedidos de compra e recebimentos. Isso reduz o trabalho de validação manual e acelera o ciclo de aprovação.

Quantitativamente, as empresas podem processar faturas 25% a 60% mais rápido com a automação implementada. As taxas de erro caem em até 90%, o que minimiza atrasos por disputas ou exceções. A equipe de AP pode assim priorizar aprovações de alto valor em vez da entrada manual, liberando tempo para análises estratégicas de gastos.

A eficiência vem da integração do fluxo de aprovação com os fluxos de trabalho existentes do Business Central, garantindo que não haja atrasos no agendamento de pagamentos e mantendo relações sólidas com fornecedores. Casar faturas com pedidos de compra previne cobranças em excesso e perda de descontos por pagamento antecipado. Ao reduzir o tratamento de exceções, as empresas alcançam melhor previsibilidade do fluxo de caixa e conformidade com políticas de compras.

Combinar a automação de contas a pagar com automação de comunicações garante que atualizações sobre o status da fatura — seja aceita, rejeitada ou sinalizada — sejam precisas e pontuais, como visto em setores que usam IA na comunicação logística de frete. Esses sistemas conectados facilitam a operação eficiente das equipes financeiras dentro do Business Central, mantendo transparência e integridade dos dados.

Digitalização de faturas e Automatizar AP: Da fatura de compra às faturas de fornecedor

A digitalização de faturas serve como a base para automatizar o AP desde a etapa inicial da fatura de compra até os pagamentos finais aos fornecedores. Ambientes de alto volume se beneficiam de digitalizar faturas em lote, seja como PDFs ou usando dispositivos para tirar uma foto com tablet ou telefone. O sistema OCR converte esses arquivos de imagem em documentos eletrônicos, classificando-os como documentos que podem ser convertidos em uma fatura de compra para o fornecedor.

Uma vez convertidas em registros de documento no Business Central, as faturas seguem por etapas de processamento que podem incluir o casamento com pedidos de compra e o agendamento de pagamentos. O Business Central pode processar faturas manualmente ou automaticamente, com base em pontuações de confiança e regras predefinidas. Por exemplo, o Kofax ou outros serviços de OCR externos podem ser integrados para aumentar o rendimento em ambientes especializados.

Tendências futuras apontam para expandir a automação de AP com ferramentas que geram documentos eletrônicos a partir de faturas físicas e os integram em fluxos de trabalho ERP ponta a ponta. Ao usar OCR para converter faturas recebidas em pedidos de compra diretamente, as empresas podem reduzir ainda mais os pontos de contato. As estratégias de automação continuarão evoluindo, otimizando como os dados de documentos de compra fluem desde a entrada até o pagamento sem intervenção manual.

Com os fornecedores adotando mais padrões digitais e os sistemas ERP aprimorando capacidades de automação, a digitalização de faturas continuará sendo chave para eficiência operacional. Organizações que buscam simplificar devem identificar oportunidades para integrar a digitalização de documentos dentro do Business Central enquanto exploram ferramentas para melhorar o atendimento ao cliente e fornecedor com IA.

FAQ

O que é o Microsoft Invoice OCR para o Business Central?

É uma integração tecnológica que permite ao Business Central ler e interpretar textos de faturas automaticamente. Isso ajuda a acelerar o processo de faturamento e reduz erros de entrada de dados manuais.

Quão preciso é o OCR no Business Central?

Quando configurado corretamente, o OCR no Business Central pode atingir mais de 95% de precisão na captura de dados. Isso reduz erros manuais custosos e melhora o gerenciamento do relacionamento com fornecedores.

O Business Central consegue lidar com faturas em PDF?

Sim, ele pode processar faturas em PDF diretamente, extraindo todos os detalhes relevantes para registros eletrônicos. Isso funciona tanto para PDFs criados digitalmente quanto para documentos escaneados.

Qual o papel do Azure Form Recognizer no OCR?

O Azure Form Recognizer é usado dentro do Business Central para extrair campos de dados específicos de faturas. Ele aplica modelos de IA para lidar com variados formatos de fornecedores e níveis de qualidade de documento.

Como a automação de AP beneficia minha empresa?

A automação de contas a pagar acelera o casamento e a aprovação de faturas. Também reduz as taxas de erro e apoia um melhor gerenciamento do fluxo de caixa.

É necessário treinar o serviço de OCR?

O treinamento melhora a precisão do OCR ao familiarizar o sistema com os formatos dos seus fornecedores. Isso reduz erros recorrentes e aumenta a confiabilidade dos dados extraídos.

O OCR no Business Central consegue processar faturas manuscritas?

Alguns modelos de OCR conseguem interpretar texto manuscrito, embora a precisão dependa da clareza e consistência. Usar digitalizações de alta qualidade aumenta a taxa de sucesso na extração de dados manuscritos.

Como a Página Documentos Recebidos ajuda?

Ela centraliza o gerenciamento dos documentos capturados via OCR para revisão e conversão fáceis. Exceções podem ser tratadas aqui antes de entrarem nos fluxos de trabalho principais do ERP.

Quais são as tendências futuras no OCR de faturas?

Inovações futuras incluem modelos de IA que não exigem configuração de modelos e maior integração com sistemas em nuvem. Essas tendências tornarão o processamento de faturas mais fluido e totalmente automatizado.

O OCR pode ser combinado com outras ferramentas de automação?

Sim, o OCR combina bem com automação de e-mail e comunicações. Juntos, eles possibilitam o processamento ponta a ponta desde a captura do documento até a comunicação com fornecedores sem intervenção manual.