AI pentru preluarea linkurilor din OneDrive

Interogări de cercetare utilizate

Query (webSearch): „Microsoft Graph create sharing link OneDrive shareLink API”

Query (webSearch): „Microsoft 365 Copilot OneDrive fetch links Copilot OneDrive integration”

Query (webSearch): „Power Automate OneDrive share link secure permissions best practices”

Ce înseamnă „AI pentru a prelua linkuri din OneDrive” — domeniu, instrumente și beneficii rapide

Mai întâi, definiți expresia. AI pentru a prelua linkuri din OneDrive înseamnă utilizarea inteligenței artificiale și a automatizării pentru a localiza fișiere în OneDrive, a genera URL-uri partajabile și a prezenta sau distribui acele linkuri utilizatorilor sau sistemelor. În continuare, sarcinile tipice includ căutarea prin limbaj natural, rezumarea conținutului fișierelor și crearea automată a linkurilor de partajare. De exemplu, Microsoft 365 Copilot poate scana fișiere din OneDrive și SharePoint pentru a reuni documentele relevante pentru o interogare; se integrează cu Microsoft Graph pentru a citi conținutul și a asambla rezultatele așa cum se arată aici. Apoi, dezvoltatorii și administratorii folosesc Microsoft Graph API, fluxuri Power Automate sau funcționalități încorporate ale Copilot pentru a automatiza munca. Aceste trei instrumente formează stiva de bază: Microsoft Graph pentru acces la nivel de API, Power Automate pentru orchestrare fără cod și Copilot pentru recuperare conversațională și rezumare.

Următorul pas, listați cazurile de utilizare clare. Primul caz de utilizare: căutare și găsire. Un membru al echipei îi cere unui asistent AI ultima factură sau documentul vamal. Asistentul caută în OneDrive, identifică DriveItem-ul corect și returnează un link. Al doilea caz de utilizare: rezumare și apoi partajare. AI citește un set de documente, creează un scurt rezumat și postează rezumatul împreună cu linkurile către părțile interesate. Al treilea caz de utilizare: crearea de linkuri specifice scopului. Sistemul generează linkuri doar pentru vizualizare sau editare și le trimite furnizorilor, cu date de expirare și urme de audit. Aceste fluxuri reduc pașii manuali și scurtează întârzierile. De fapt, organizațiile au raportat economii între 10% și 20% din timpul petrecut pentru recuperare și colaborare când au aplicat aceste funcții conform Microsoft.

Licențierea și securitatea contează. Copilot și funcțiile avansate ale Graph necesită licențe Microsoft 365 și, în multe implementări, un loc Copilot. Prin urmare, planificați bugetul și conformitatea înainte de a scala. Apar compromisuri atunci când echilibrați viteză și controlul accesului. Accesul mai rapid necesită adesea permisiuni de citire mai largi. În schimb, controalele mai stricte încetinesc automatizarea, dar reduc expunerea. La virtualworkforce.ai proiectăm agenți care cer permisiunea și fac referire doar la sursele permise. Pentru echipele de operațiuni, asta înseamnă că schițele de e‑mail generate de AI pot cita în siguranță fișiere SharePoint sau OneDrive, reducând semnificativ timpul mediu de procesare și menținând jurnale de audit trasabile. În cele din urmă, luați în considerare că automatizarea ar trebui să înceapă în tenanți-pilot și apoi să se scaleze pe baza politicilor, nu invers. Aceasta reduce riscul și ajută echipele să se adapteze.

Permisiuni și guvernanță — cum tipurile de linkuri și politicile tenantului controlează riscul

Mai întâi, înțelegeți tipurile de linkuri. OneDrive și SharePoint oferă trei domenii comune: Anyone, People in your organization și Specific people. Fiecare domeniu poartă un nivel diferit de risc. Linkurile Anyone permit acces anonim. Aceste linkuri prezintă cea mai mare expunere. Linkurile People in your organization restricționează accesul la conturi autentificate din tenant. Linkurile Specific people leagă accesul de adrese de e‑mail explicite și impun verificări de identitate. Practica recomandată este să setați implicit linkuri Specific people sau organization-only pentru date sensibile. În plus, stabiliți expirări la linkuri astfel încât acestea să se încheie automat.

În al doilea rând, mapați nivelurile de permisiune. Fiecare link poate acorda drepturi de vizualizare sau editare. Linkurile view limitează modificările și reduc riscul. Linkurile edit sporesc colaborarea, dar cresc șansa suprascrierilor accidentale. Prin urmare, preferați view-only decât dacă destinatarul trebuie să modifice conținutul. Pentru procese complexe, folosiți un pas de aprobare înainte de a acorda acces de editare. De asemenea, înregistrați fiecare link generat într-un registru de urmărire pentru auditabilitate.

Instrumentele de politică la nivel de tenant contează. Administratorii pot bloca linkurile anonime sau limita durata lor. Folosiți centrul de administrare SharePoint pentru a seta politici la nivel de tenant și a aplica reguli condiționate. În plus, proiectați porți de aprobare pentru fluxurile automate care creează linkuri. De exemplu, impuneți semnătura unui manager atunci când un flux încearcă să genereze un link Anyone. Strat‑ul dvs. de guvernanță ar trebui, de asemenea, să se alinieze la regulile de confidențialitate. Dacă procesați date personale din UE, aplicați controale GDPR și minimizarea datelor. Dacă operați în jurisdicții cu obligații CCPA, asigurați‑vă că puteți produce jurnale de audit la cerere. Un control practic este să înregistrați cine a solicitat un link, domeniul linkului, expirarea și destinatarii. Aceste jurnale susțin conformitatea și revizuirea medico‑legală.

În al treilea rând, atribuiți responsabilități. Echipele de securitate ar trebui să definească politicile, în timp ce proprietarii de business ar trebui să aprobe automatizările care le afectează conținutul. IT ar trebui să centralizeze consimțământul pentru aplicații și să aprobe principalii de serviciu (service principals). Observați o nuanță operațională: unele service principals nu pot crea conexiuni SharePoint în același mod în care o face un utilizator. Pentru fluxurile care necesită acces persistent, folosiți un cont de service monitorizat sau o identitate administrată și documentați acea alegere. În final, adoptați principiul cel mai mic privilegiu. Acordați Files.ReadWrite.All doar când fluxurile trebuie să scrie linkuri și conținut. Altfel, restricționați la Files.Read.All sau Sites.ReadWrite.All acolo unde este potrivit. Aceasta reduce raza de impact și ajută la menținerea unui mediu OneDrive apărat.

Folosirea Microsoft Graph pentru a prelua elemente și a crea linkuri de partajare (pași practici)

Mai întâi, schițați fluxul API. Folosiți endpoint‑urile DriveItem pentru a găsi fișiere, apoi apelați createLink pentru a produce un URL partajabil. De exemplu, căutați un drive după numele elementului sau metadate. Apoi, extrageți item-id și apelați acțiunea createLink. Apelul HTTP arată astfel: POST /me/drive/items/{item-id}/createLink cu un body JSON, de exemplu { „type”:”view”, „scope”:”organization” }. Microsoft Graph returnează apoi un obiect care conține link.webUrl. Rețineți că createLink poate returna un link existent dacă există unul potrivit, așa că codul dvs. ar trebui să gestioneze acest comportament.

Apoi, verificați permisiunile. Aplicația sau utilizatorul dvs. are nevoie de permisiuni delegate sau de aplicație precum Files.ReadWrite.All sau Sites.ReadWrite.All. Solicitați întotdeauna cea mai îngustă permisiune care susține scenariul. În plus, când folosiți permisiuni de aplicație, înregistrați aplicația în Azure AD, configurați consimțământul și testați‑o într‑un tenant non‑producție înainte de producție. Pentru fluxurile delegate, luați în considerare accesul condiționat și MFA pentru a proteja token‑urile utilizatorilor.

Apoi, oferiți un exemplu scurt. În termeni HTTP, trimiteți un POST către endpoint cu autentificare și un body JSON care setează type și scope. Răspunsul conține link.webUrl împreună cu link.scope și link.type. Codul dvs. ar trebui să verifice scope‑ul și să decidă dacă trebuie să seteze o expirare. Dacă doriți o expirare, o puteți stoca în logica aplicației și programa revocarea linkului sau folosiți politicile SharePoint pentru a expira automat. De asemenea, fiți atenți că Graph returnează linkuri existente. Prin urmare, includeți logică pentru a detecta și reutiliza linkuri acceptabile pentru a evita proliferarea.

În final, proiectați tratarea erorilor. Gestionează explicit erorile permission denied, not found și invalid scope. De exemplu, dacă tenantul dvs. blochează linkurile anonime, apelul createLink pentru scope „anonymous” va eșua. Capturați acea eroare și reveniți la „organization” sau declanșați un flux de aprobare. Folosiți retry‑uri pentru erorile tranzitorii de rețea și înregistrați fiecare apel createLink pentru audit și depanare. Pentru mostre de cod și ghiduri autoritare despre semnătura API, consultați documentația Microsoft și notele de implementare așa cum sunt descrise interacțiuni controlate și auditate.

Pentru echipele care gestionează multe e‑mailuri primite și actualizări de comenzi, cum ar fi operațiunile logistice, automatizarea acestor apeluri Graph reduce comutarea de context. La virtualworkforce.ai integrăm crearea de linkuri condusă de Graph în agenții de e‑mail, astfel încât agenții pot include linkuri verificate către documente direct în răspunsuri. Aceasta reduce copiile manuale și menține răspunsurile coerente. Pentru a afla cum AI poate redacta e‑mailuri logistice cu citări conținut‑conștiente, vedeți ghidul nostru despre îmbunătățirea serviciului clienți în logistică cu AI aici.

Automatizarea creării și distribuirii linkurilor cu Power Automate

Mai întâi, schițați fluxul. Un flux Power Automate simplu și sigur se declanșează la crearea fișierului sau la o solicitare de la utilizator. Apoi, fluxul obține metadatele fișierului, apelează OneDrive sau Microsoft Graph pentru a crea un link de partajare și trimite linkul către destinatarii specificați. Adăugați un pas de aprobare înainte ca fluxul să emită linkuri organization‑wide sau anonime. De asemenea, înregistrați fiecare acțiune într‑o listă centrală de audit. În cele din urmă, dacă un link acordă drepturi de editare, adăugați o aprobare suplimentară și o expirare programată.

Apoi, arătați pași practici. Pasul unu: alegeți un trigger precum „When a file is created.” Pasul doi: folosiți „Get file metadata” pentru a captura item-id. Pasul trei: apelați acțiunea „Create share link” sau folosiți o acțiune HTTP pentru a apela Graph createLink. Pasul patru: trimiteți un e‑mail destinatarilor desemnați. Pasul cinci: scrieți o înregistrare într‑o listă de audit SharePoint care consemnează solicitantul, domeniul linkului, expirarea și decizia de aprobare. Pasul șase: implementați tratarea erorilor astfel încât timeout‑urile sau eșecurile fluxului să notifice administratorii.

Apoi, explicați cârligele de guvernanță. Preferă template‑uri Specific people atunci când este posibil. Dacă fluxul trebuie să creeze un link Anyone, cereți un pas de aprobare uman. Folosiți politici de prevenire a pierderii de date (DLP) la nivel de mediu și restricționați conectorii care pot exporta date către servicii publice. În plus, implementați aprobări bazate pe roluri. De exemplu, legalul sau deținătorii de date ar trebui să aprobe fluxurile legate de PII sau contracte. Dacă un cont de serviciu trebuie să ruleze fluxul, faceți ca acel cont să fie monitorizat și documentat. Fiți conștienți că unii conectori Power Automate se comportă diferit pentru service principals. Dacă întâmpinați aceste limitări, folosiți un cont de serviciu desemnat cu privilegii minime și jurnalizare robustă.

În final, adăugați sfaturi practice. Folosiți ca implicit permisiuni view‑only. Setați expirări pentru linkuri în flux sau folosiți politica tenantului pentru a le impune. Dacă automatizați distribuția către furnizori externi, marcați fiecare mesaj cu dată‑timp și includeți context precum numele fișierului și scopul. De asemenea, testați fluxul end‑to‑end într‑un tenant sandbox. Înregistrați eșecurile și revizuiți linkurile active regulat pentru a evita acumularea de linkuri. Pentru echipele care gestionează e‑mailuri logistice, distribuția automată a linkurilor înseamnă atașamente manuale reduse și răspunsuri mai rapide. Pentru a vedea cum agenții automatizați ajută echipele logistice să crească rata de răspuns, revizuiți studiile noastre de caz despre corespondența logistică automatizată aici.

Folosirea în siguranță a Copilot și a altor asistenți AI cu OneDrive

Mai întâi, spuneți ce poate face Copilot. Microsoft 365 Copilot poate căuta în OneDrive și SharePoint, rezuma conținut și prezenta linkuri către surse. Utilizează Graph pentru a accesa conținutul în limitele acordate de tenantul dvs. După cum raportează Microsoft, Copilot „poate reuni date și colabora ușor între diferite resurse, economisind între 10% și 20% din timpul lor” în scenarii de utilizare conform Microsoft. Prin urmare, Copilot ajută echipele să evidențieze documente rapid și să reducă timpul de căutare manuală.

Apoi, acoperiți limitele și utilizarea sigură. Copilot respectă politicile tenantului și guvernanța datelor. Microsoft afirmă că aceste instrumente AI funcționează pe modele opt‑in și sub supraveghere reglementară, asigurând interacțiuni controlate cu datele enterprise așa cum este documentat. În practică, administratorii pot controla ce date poate accesa Copilot și pot audita interogările și rezultatele Copilot. Prin urmare, definiți ce biblioteci SharePoint și ce foldere OneDrive poate citi asistentul și documentați decizia. De asemenea, asigurați‑vă că utilizatorii finali verifică orice link sugerat de Copilot înainte de a‑l trimite extern.

Apoi, discutați protecția datelor. Copilot se integrează cu guvernanța enterprise astfel încât puteți alinia comportamentul AI cu GDPR, CCPA și politicile interne. După cum subliniază un ghid, un model clar de guvernanță a datelor face interacțiunile AI auditable și conforme Lepide explică acest lucru bine. Instruiește utilizatorii să trateze rezultatele AI ca outputuri asistate, nu ca autoritate finală. Pentru documentele sensibile, impuneți un pas de revizuire umană. De asemenea, restricționați exporturile și partajarea externă din prompturi care interoghează PII sau conținut reglementat. Înregistrați fiecare acțiune de partajare condusă de AI în jurnale pentru a susține audituri.

În cele din urmă, operaționalizați Copilot cu prudență. Începeți cu experimente în modul read‑only și apoi adăugați capacități de creare a linkurilor în spatele unor aprobări. Folosiți Copilot pentru a rezuma atașamentele și apoi includeți linkuri create de Graph sau Power Automate. La virtualworkforce.ai integrăm rezumarea în stil Copilot cu agenții no‑code astfel încât echipele să primească schițe de răspuns cu citări din surse aprobate. Această abordare reduce timpul de procesare și menține supravegherea umană acolo unde contează. Pentru echipele care au nevoie de fluxuri Copilot concentrate, luați în considerare documentarea surselor permise și revizuirea lunară a jurnalelor de acces. Aceasta reduce riscul și crește încrederea în partajarea asistată de AI.

Checklist, template-uri și depanare (livrabile practice)

Mai întâi, oferiți un checklist scurt. 1) Verificare permisiuni: Confirmați că fluxul sau aplicația are cel mai mic privilegiu necesar. 2) Domeniul linkului: Setați implicit Specific people sau organization-only. 3) Expirare: Impuneți date de expirare pentru orice link non‑permanent. 4) Aprobare: Adăugați un pas de aprobare uman pentru linkurile Anyone sau cele cu drept de editare. 5) Jurnalizare: Înregistrați solicitantul, item‑id, tipul linkului, destinatarii și expirarea. În final, 6) Test: Rulați fluxurile într‑un tenant sandbox înainte de a le pune în producție.

Apoi, includeți template‑uri reutilizabile. Template unu: apel POST Graph createLink. Folosiți POST /me/drive/items/{item-id}/createLink cu body { „type”:”view”, „scope”:”users” } apoi parsați răspunsul link.webUrl. Template doi: schiță flux Power Automate. Trigger la crearea fișierului, get metadata, create link, aprobare dacă domeniul este anonymous, trimite linkul destinatariilor și scrie un registru de audit. Template trei: model de e‑mail pentru partajarea linkurilor. Menționați scopul fișierului, includeți linkul view‑only și notați expirarea și ID‑ul referinței de aprobare. Aceste template‑uri accelerează implementarea și reduc eroarea umană.

Apoi, oferiți sfaturi pentru depanare. Problema: Permission denied. Remediu: Verificați consimțământul pentru permisiunile Graph și politicile de acces condiționat. Problema: Linkul există deja într‑un domeniu diferit. Remediu: Detectați linkul existent în răspunsul createLink și fie reutilizați‑l, fie creați un link nou cu un domeniu distinct. Problema: Fluxul eșuează la link anonim. Remediu: Verificați politica tenantului; tenantul ar putea bloca implicit linkurile anonime. Problema: Service principal nu poate crea o conexiune. Remediu: Folosiți un cont de serviciu monitorizat în schimb sau schimbați conectorul pentru a folosi o identitate administrată aprobată. Includeți și jurnalele comune de monitorizat: rezultatele apelurilor API, deciziile de aprobare și evenimentele de utilizare a linkurilor.

În final, recomandați practici operaționale. Testați totul într‑un tenant non‑producție. Programați audituri lunare ale linkurilor active și revocați tot ce nu este folosit. Instruiește utilizatorii să adauge context când partajează linkuri și să aleagă view‑only implicit. Pentru echipe orientate către clienți, precum operațiunile logistice, adăugați generarea linkurilor în agenții automatizați de e‑mail pentru ca răspunsurile să conțină citări precise. Pentru a explora cum agenții no‑code reduc efortul manual pentru echipele de operațiuni, vedeți pagina noastră despre cum să vă extindeți operațiunile logistice fără a angaja personal aici. De asemenea, dacă echipa dvs. are nevoie de redactarea e‑mailurilor legate de documente, consultați ghidul nostru despre automatizarea e‑mailurilor ERP pentru logistică acest material. În final, mențineți o matrice de aprobare și rotiți acreditările conturilor de serviciu la intervale regulate pentru a limita riscul.

FAQ

Ce face de fapt „a prelua linkuri din OneDrive”?

Preluarea linkurilor înseamnă localizarea unui fișier sau folder în OneDrive și generarea unui URL partajabil pe care alții îl pot folosi. Procesul implică adesea căutare, verificări de permisiuni și crearea linkului prin Microsoft Graph sau acțiunile încorporate OneDrive.

Am nevoie de licențe speciale pentru a folosi Copilot pentru a prelua linkuri?

Da. Microsoft 365 Copilot necesită, în general, licențe care includ Copilot și abonamente Microsoft 365 relevante. De asemenea, automatizarea bazată pe API poate necesita consimțământul aplicației în Azure AD și permisiuni Graph specifice precum Files.ReadWrite.All.

Care tipuri de linkuri sunt cele mai sigure pentru fișiere sensibile?

Linkurile Specific people și organization-only oferă un control mai puternic decât linkurile Anyone. Linkurile Specific people leagă accesul de conturi explicite și impun verificări de identitate, ceea ce reduce expunerea accidentală.

Cum setez expirări pentru linkurile de partajare?

Puteți seta expirări prin logica Power Automate sau impuneți politici de tenant care expiră automat linkurile anonime. Alternativ, înregistrați expirarea în sistemul dvs. și programați revocarea prin apeluri Graph când expirarea este atinsă.

Ce permisiuni are nevoie o aplicație pentru a apela createLink?

Aplicațiile au, de obicei, nevoie de scope‑uri delegate sau de aplicație precum Files.ReadWrite.All sau Sites.ReadWrite.All. Alegeți cel mai mic privilegiu necesar și testați consimțământul permisiunilor într‑un mediu sandbox.

Poate Copilot să creeze linkuri în mod autonom?

Copilot poate sugera și evidenția linkuri pe baza solicitărilor utilizatorilor și a surselor permise. Totuși, administratorii controlează setările tenantului și pot impune aprobări sau pot limita accesul Copilot la conținut specific.

Ce se întâmplă dacă tenantul meu blochează linkurile anonime?

Dacă linkurile anonime sunt blocate, cererile createLink pentru scope „anonymous” vor eșua. Automatizarea dvs. ar trebui să prindă acea eroare și fie să solicite o aprobare, fie să revină la un link organization‑only.

Cum auditez cine a creat sau a folosit un link?

Înregistrați fiecare apel createLink, inclusiv identitatea solicitantului, item‑id, domeniul linkului, destinatarii și timpii. Folosiți jurnalele de activitate SharePoint și Azure AD pentru a completa urma de audit în revizuirile de conformitate.

Sunt service principals potrivite pentru automatizarea linkurilor?

Service principals funcționează pentru multe sarcini de automatizare, dar unii conectori se comportă diferit cu ele. Dacă întâmpinați limitări, luați în considerare folosirea unui cont de serviciu monitorizat și documentați utilizarea și privilegiile acestuia cu atenție.

Unde ar trebui să testez fluxurile automate de linkuri?

Testați întotdeauna într‑un tenant non‑producție sau într‑un mediu sandbox dedicat. Această abordare previne expunerea accidentală a datelor și vă ajută să verificați permisiunile, aprobările și comportamentul de expirare înainte de lansarea în producție.