Automatizarea conturilor de plătit pentru Business Central – Microsoft

Conturi de plătit și Business Central: de ce automatizarea AP este esențială pentru Microsoft Dynamics 365 Business Central

În primul rând, echipele AP se confruntă în continuare cu volume mari de facturi pe hârtie și PDF. Apoi, procesele manuale AP consumă timp și provoacă erori. De exemplu, multe echipe copiază încă date din e-mailurile furnizorilor în registrul contabil. De asemenea, acest lucru generează aprobări lente și vizibilitate limitată asupra numerarului. Prin urmare, companiile care rulează Business Central caută modalități de automatizare. De fapt, 41% dintre echipele AP din Marea Britanie se îndreaptă activ spre automatizarea completă a AP, în timp ce 17% se așteaptă să atingă automatizarea completă în 6–12 lunisursă. Aceste statistici arată cererea. Ele arată, de asemenea, impulsul.

Întâi, ce este în joc? Procesele manuale AP generează plăți întârziate și pierderea discounturilor. Apoi, ele cresc riscul de plăți duplicate și fraudă. De asemenea, ascund pasivele de management. Prin urmare, automatizarea AP nu este un lux. Este esențială pentru finanțele moderne. Clienții ERP Business Central pot beneficia semnificativ. Beneficiile principale includ până la 70% reducere a timpului de procesare a facturilor și aproximativ 60% cost mai mic per factură atunci când se implementează automatizarea APsursă. Aceste câștiguri de eficiență îmbunătățesc registrul general și eliberează timp pentru activități strategice.

Mai întâi, o definiție practică ajută. Automatizarea AP acoperă capturarea facturilor, fluxurile de aprobare, executarea plăților și un traseu de audit. Apoi, o abordare eficientă include capturarea datelor facturilor de achiziție, validarea față de comanda de achiziție (PO) și înregistrarea în registrul contabil. De asemenea, un flux end-to-end reduce introducerea manuală a datelor și accelerează închiderea lunară. Prin urmare, când automatizați în Business Central obțineți vizibilitate asupra numerarului, control și conformitate. Pentru echipele care au nevoie de excepții gestionate prin e-mail sau răspunsuri rapide, integrarea cu instrumente de automatizare a e-mailurilor poate reduce timpul de gestionare. De exemplu, compania noastră oferă agenți AI fără cod care redactează și actualizează răspunsuri folosind date ERP, ceea ce ajută echipele AP să răspundă mai rapid și să mențină conversațiile cu furnizorii sincronizate cu sistemul (Automatizare email ERP pentru logistică).

Mai întâi, organizațiile trebuie să decidă dacă adoptă o soluție complet integrată sau o cale bazată pe conectori. Apoi, ar trebui mapate pragurile de aprobare și segregarea atribuțiilor. De asemenea, luați în considerare dacă calea aleasă se integrează cu trezoreria sau cu alte ERP-uri precum Dynamics GP sau NAV legacy. În final, alegeți un furnizor care oferă trasee de audit, integrări preconfigurate și ROI dovedit. Acest lucru vă ajută să economisiți timp și bani în timp ce transformați AP dintr-un back office consumator de timp într-un centru de control.

Capturarea facturilor și AP automatizat: folosirea OCR și AI pentru a automatiza procesul de facturare în Business Central

În primul rând, capturarea facturilor este primul pas în automatizarea procesului de conturi de plătit. Apoi, recunoașterea optică a caracterelor (OCR) extrage text din PDF-uri și imagini. Ulterior, AI validează câmpurile, mapează datele facturii furnizorului în planul conturilor și potrivește facturile cu PO sau recepții. De exemplu, capturarea inteligentă poate efectua potriviri 2-way și 3-way cu PO și poate semnala discrepanțele pentru revizuire umană. De asemenea, acuratețea extracției se îmbunătățește în timp cu învățarea automată. În consecință, rata excepțiilor scade și timpul până la postare se reduce.

Mai întâi, luați în considerare tehnologia. OCR plus AI se ocupă de datele antetului facturii, detaliile la nivel de linie, taxele și codificarea. Apoi, un sistem robust validează moneda și TVA-ul, apoi auto-completează codificarea facturii. De asemenea, sistemul poate importa fișiere sau accepta facturi trimise pe e-mail. Prin urmare, echipele elimină necesitatea introducerii manuale a datelor și reduc erorile. Pentru volumele de facturi ale furnizorilor, aceasta înseamnă mai puține puncte de atingere și mai puțină refacere. De exemplu, Continia oferă un produs de captură de documente complet integrat în Business Central. Continia Document Capture capturează facturi, validează datele furnizorului și creează proiecte de facturi de achiziție în interiorul Business Central, reducând timpul petrecut pentru fiecare facturăsursă.

Mai întâi, măsurați lucrurile corecte. Metodele cheie includ acuratețea extracției, rata excepțiilor și timpul până la postare. Apoi, urmăriți procentajul facturilor postate fără intervenție umană. De asemenea, monitorizați discounturile capturate pentru plată anticipată și zilele de plată restante (DPO). Apoi, folosiți aceste cifre pentru a regla regulile și a extinde automatizarea. Pentru departamentele AP, reducerea excepțiilor la jumătate poate dubla fluxul de procesare. Drept rezultat, echipele financiare eliberează capacitate pentru negocieri cu furnizorii și prognoza numerarului. În final, amintiți-vă că capturarea facturilor este doar începutul. Pentru a obține valoarea maximă trebuie să conectați capturarea la fluxul de lucru, aprobări și plăți.

Integrare și conturi de plătit end-to-end: conectarea capturării facturilor, fluxului de aprobare și plăților în D365 Business Central

În primul rând, un flux de automatizare AP end-to-end leagă capturarea facturilor de aprobări, postare și plăți către furnizori. Apoi, în Business Central puteți rula facturile printr-un flux de aprobare, le puteți posta în registrul general și puteți programa plăți. De asemenea, această abordare end-to-end asigură că înregistrările facturilor și plăților rămân sincronizate. Prin urmare, traseele de audit rămân intacte și reconcilierea la sfârșit de lună devine simplă.

Mai întâi, luați în considerare opțiunile de integrare. Puteți alege aplicații native sau să folosiți conectori. Apoi, decideți dacă doriți o abordare complet integrată sau un model hibrid. De asemenea, multe aplicații sunt disponibile pe Microsoft AppSource pentru descoperire rapidă. Pentru plăți și Positive Pay, Mekorma Payment Hub este o alegere comună; acesta oferă plăți securizate către furnizori și se integrează cu formatele băncii pentru a reduce riscul de fraudă. Pentru capturarea facturilor, Continia este folosit frecvent ca instrument de captură și procesare a documentelor care se integrează cu Business Central și suportă potrivire 2-way și 3-way. Aceste integrări preconstruite reduc timpul de implementare și ajută la menținerea integrității datelor între companii și entitățisursă.

Mai întâi, scenariile cross-company și multi-entitate necesită atenție. Apoi, asigurați-vă că au fost definite mapările contului și regulile de postare intercompany. De asemenea, confirmați că grupurile de postare și setările de taxe se transferă între entități. Apoi, stabiliți reguli de flux de aprobare per entitate. În plus, luați în considerare modul de gestionare a disputelor privind facturile furnizorilor și a avizelor de virament. În final, folosiți conectori API sau integrări preconstruite pentru a sincroniza datele de master ale furnizorilor, comenzile de achiziție și plățile. Pentru echipele care gestionează volume mari de excepții prin e-mail, adăugarea unui agent AI pentru e-mail poate accelera răspunsurile și actualiza automat starea facturilor. Vezi ghidul nostru pentru idei despre reducerea fricțiunii în e-mailuri în sistem (Corespondență logistică automatizată).

Soluții pentru automatizarea procesului AP: alegerea soluției potrivite pentru Microsoft Dynamics 365 Business Central

Mai întâi, hotărâți între abordările integrate și cele bazate pe conectori terți. Apoi, evaluați cât de profund se integrează soluția cu ERP-ul Business Central. De asemenea, verificați dacă software-ul oferă capabilități OCR și AI la nivel de linie. Prin urmare, cereți furnizorilor cifre privind acuratețea extracției și fluxurile de gestionare a excepțiilor. Pentru o soluție integrată, beneficiile includ sincronizare mai strânsă cu postarea și mai puține puncte de integrare. Totuși, conectorii terți pot oferi AI mai avansat sau funcționalități de plată extinse. De exemplu, căutați soluția de automatizare potrivită care oferă Positive Pay, plăți către furnizori și procesare scalabilă.

Mai întâi, comparați seturile de funcționalități. Apoi, evaluați securitatea, detectarea fraudei și suportul pentru furnizori. De asemenea, confirmați integrările preconstruite, capacitatea de import fișiere și dacă produsul este listat pe Microsoft AppSource. Apoi, validați dacă soluția suportă procesarea facturilor furnizorilor end-to-end și dacă se integrează cu potrivirea comenzilor de achiziție și a recepțiilor. Pentru mulți clienți din segmentul mid-market, Continia și Mekorma Payment Hub sunt scurtliste comune deoarece se integrează cu Business Central și oferă funcționalitate integrată. De asemenea, furnizorii care oferă suport puternic pentru implementare reduc riscul la punerea în producție.

Mai întâi, folosiți o listă de verificare pentru decizie. Apoi, includeți compatibilitatea cu Dynamics 365 Business Central, calitatea OCR, personalizarea fluxului de lucru, scalabilitatea și SLA-urile furnizorului. De asemenea, confirmați că soluția suportă postări cross-company și intercompany și că poate importa date PO și facturi din surse externe. Apoi, solicitați trasee de audit și segregare clară a atribuțiilor. În final, testați cu un set pilot de date și validați metrici precum costul per factură și timpul mediu până la postare. Dacă aveți nevoie de răspunsuri mai rapide la întrebările furnizorilor, luați în considerare integrarea cu automatizarea e-mailurilor; agenții noștri AI pot redacta răspunsuri conștiente de context și pot actualiza facturile folosind acces API la date ERP (Asistent virtual pentru logistică).

Implementează și automatizează conturile tale de plătit: foaia de parcurs pentru a trece de la procese AP manuale la AP automatizat

Mai întâi, mapați procesele curente. Apoi, identificați pașii care consumă timp și excepțiile. De asemenea, documentați pragurile de aprobare și cine ia deciziile de plată. Apoi, selectați un set pilot de furnizori și tipuri de facturi. De exemplu, începeți cu facturi fără PO sau cu tipare recurente de facturi de achiziție. De asemenea, includeți importul facturilor istorice pentru a îmbunătăți modelele AI. Apoi, configurați capturarea facturilor, setați fluxul de aprobare și testați postarea în registrul general. Pentru multe echipe, un pilot durează șase până la opt săptămâni. În această perioadă, colectați metrici și reglați regulile.

Mai întâi, planificați integrarea. Apoi, alegeți între o abordare complet integrată sau una cu conectori. De asemenea, configurați formatele fișierelor bancare și profilurile de plată ale furnizorilor pentru plăți fluente. Apoi, instruiți utilizatorii pe noul flux de aprobare și controalele de schimbare. În plus, setați segregarea atribuțiilor și traseele de audit astfel încât aprobările și plățile să respecte conformitatea. Pentru onboarding-ul furnizorilor, oferiți instrucțiuni clare despre cum să trimită facturile pentru a reduce excepțiile. Dacă e-mailul rămâne un blocaj, combinați sistemele cu un agent AI pentru e-mail care să gestioneze întrebările repetitive și să sincronizeze starea facturilor între inbox-uri și ERP folosind conexiuni API. Vezi ghidul nostru despre cum să-ți extinzi operațiunile logistice fără a angaja personal pentru recomandări privind guvernanța (Cum să îți extinzi operațiunile logistice fără a angaja personal).

Mai întâi, după punerea în producție, rulați o perioadă de hypercare și monitorizați KPI-urile îndeaproape. Apoi, extindeți aria la mai mulți furnizori și tipuri de facturi. De asemenea, actualizați fluxurile pentru a reflecta schimbările din afaceri. Apoi, adăugați automatizarea plăților și Positive Pay pentru a reduce riscul de fraudă. În final, asigurați documentație și instruire continuă astfel încât echipele să continue să se îmbunătățească. Capcanele comune includ calitatea slabă a datelor, onboardingul incomplet al furnizorilor și subestimarea gestionării schimbării. Abordați-le din timp pentru a economisi timp și bani pe termen lung.

Măsoară impactul și extinde: KPI, economii și automatizare continuă a proceselor pentru Microsoft Dynamics

Mai întâi, măsurați timpul ciclului facturii, costul per factură și rata excepțiilor. Apoi, urmăriți discounturile pentru plată anticipată capturate și zilele de plată restante. De asemenea, înregistrați procentajul facturilor postate fără intervenție umană. Apoi, stabiliți obiective și revizuiți trimestrial. Pentru departamentele AP, obiective realiste includ o reducere de 50–70% a timpului de procesare și până la 60% cost per factură, conform studiilor de piațăsursă.

Mai întâi, calculați ROI clar. Apoi, folosiți economiile de timp, erorile reduse și mai puține penalități pentru plăți întârziate ca inputuri. De asemenea, includeți valoarea redistribuirii personalului. Apoi, extindeți automatizarea la plăți și trezorerie pentru a obține mai multă levier. De exemplu, integrarea Mekorma Payment Hub pentru plățile către furnizori poate adăuga securitate și reduce comisioanele bancare în timp ce automatizează verificările Positive Pay. În plus, extindeți automatizarea pentru Microsoft Dynamics pentru a acoperi potrivirea PO, codificarea facturilor și optimizarea platilor anticipate. În final, scalați către purchase-to-pay și conectați la alte ERP-uri din grupul dvs. pentru a consolida controlul.

Mai întâi, îmbunătățirea continuă contează. Apoi, rulați audituri periodice ale fluxului de lucru și ale acurateței capturii. De asemenea, testați noi modele AI și importați fișiere pentru a îmbogăți datele de antrenament. Apoi, integrați portaluri pentru furnizori și EDI dacă volumele le justifică. În plus, asigurați-vă că soluția se integrează cu banca și trezoreria. Pentru echipele care gestionează multe excepții prin e-mail, agenții AI fără cod pot ajuta la redactarea răspunsurilor, la actualizarea stărilor în ERP via API și la reducerea dramatică a timpului de gestionare. Vezi materialul nostru despre IA pentru comunicarea cu expeditorii de mărfuri pentru exemple despre cum AI poate gestiona mesaje repetitive menținând datele ERP actuale (IA pentru comunicarea cu expeditorii de mărfuri).

Întrebări frecvente

Ce este automatizarea AP pentru Business Central și de ce contează?

Automatizarea AP pentru Microsoft Dynamics 365 Business Central automatizează capturarea facturilor, fluxul de aprobare, postarea și programarea plăților în interiorul ERP-ului. Contează deoarece reduce introducerea manuală a datelor, scurtează timpul de procesare și crește vizibilitatea asupra numerarului.

Cum îmbunătățesc OCR și AI procesarea facturilor?

OCR extrage textul din PDF-uri și scanări, în timp ce AI validează câmpurile și mapează liniile facturilor în planul conturilor. Împreună reduc introducerea manuală a datelor și scad ratele de excepții.

Pot folosi o soluție complet integrată în Business Central?

Da. Unii furnizori oferă o soluție complet integrată care rulează în interiorul ERP-ului Business Central, reducând punctele de integrare și păstrând traseele de audit. Continia este un exemplu de captură de documente integrată care se conectează cu Business Central.

Ce opțiuni de plată se integrează cu Business Central?

Hub-urile și conectorii de plăți, precum Mekorma Payment Hub, leagă fișierele bancare, Positive Pay și plățile către furnizori de Business Central pentru a automatiza rulările de plată și a reduce riscul de fraudă. Aceste integrări simplifică, de asemenea, reconcilierea.

Ce KPI ar trebui să urmărească echipele financiare după automatizare?

Urmăriți timpul ciclului facturii, costul per factură, rata excepțiilor și zilele de plată restante. De asemenea, măsurați discounturile capturate pentru plată anticipată și procentajul facturilor postate fără intervenție umană.

Cât durează un pilot tipic pentru automatizarea AP?

Pilotele rulează de obicei între șase și opt săptămâni, incluzând mapare, configurare și testare. Apoi echipele trec la implementări fazate în timp ce monitorizează KPI-urile și reglează regulile.

Soluțiile de automatizare suportă companii multi-entitate?

Da. Multe instrumente de automatizare AP suportă setări cross-company și multi-entitate prin păstrarea regulilor de postare, codurilor de taxă și mapărilor intercompany pentru a menține integritatea datelor între entități.

Care sunt capcanele comune la implementare?

Capcanele includ onboardingul slab al furnizorilor, date master incomplete și subestimarea cerințelor legate de controlul schimbării. Abordarea acestor probleme din timp reduce întreruperile și accelerează ROI-ul.

Cum pot gestiona mai eficient excepțiile generate prin e-mail?

Folosiți agenți AI pentru e-mail fără cod care citesc contextul e-mailului, extrag date ERP prin API și redactează răspunsuri sau actualizează automat starea facturilor. Acest lucru reduce timpul de gestionare și menține comunicațiile sincronizate cu sistemul.

Unde pot afla mai multe despre integrarea automatizării e-mailurilor ERP cu procesele AP?

Explorați resursele despre automatizarea e-mailurilor ERP și fluxurile de lucru conexe. Pentru ghidaj practic privind utilizarea AI pentru a automatiza e-mailurile și sarcinile ERP, vedeți ghidul nostru de automatizare a e-mailurilor ERP și studiile de caz pe virtualworkforce.ai.