Automatizarea comenzilor de achiziție: automatizați introducerea comenzilor din e-mail

procesul comenzilor de achiziție

Procesul comenzilor de achiziție este o componentă crucială în cadrul procesului mai larg de achiziții, asigurând tranzacții structurate și verificabile între un cumpărător și un furnizor. Într-un sistem ERP, funcționează ca un document oficial care autorizează achiziția de bunuri sau servicii. De obicei începe cu o cerere de achiziție, care este revizuită în raport cu bugetele și nevoile de business. Dacă este aprobată, echipele de achiziții creează un ordin de achiziție, asigurându-se că toate detaliile fiecărei poziții sunt corecte.

Etapele comune în procesul comenzilor de achiziție includ redactarea cererii, transmiterea acesteia pentru aprobare, inițierea creării PO-ului, trimiterea ordinului de achiziție către furnizor și așteptarea confirmării comenzii. Odată ce furnizorul confirmă, începe monitorizarea comenzii pentru a urmări termenele și starea comenzii. Trebuie, de asemenea, să achiziționați cu încredere, astfel încât datele comenzii să rămână consecvente între mai multe sisteme. Ordinul de achiziție conține detalii esențiale, cum ar fi descrierile produselor, cantitățile, datele de livrare și prețurile convenite.

Multe companii gestionează zilnic volume mari de formulare pe hârtie sau e‑mailuri. Pentru industrii precum producția și logistica, asta înseamnă sute de emailuri cu comenzi și mai multe emailuri cu fișiere PDF atașate de comandă, foi de calcul sau chiar formulare HTML inline. Aceste documente variază ca structură, făcând dificilă asigurarea acurateței datelor fără standardizare. A avea un proces care conectează fluxurile de lucru PO în sistemul ERP poate ajuta la eficientizarea aprobărilor, reducerea erorilor și pregătirea pentru sarcini conexe, cum ar fi urmărirea facturilor și a plăților.

Automatizarea procesului PO nu doar simplifică fluxul de lucru, ci reduce și riscul inerent pașilor manuali. Companii precum virtualworkforce.ai ajută la transformarea gestionării ordinelor de achiziție prin integrarea capturii automate de date direct în comunicațiile prin email pe care le utilizați deja, reducând drastic timpul de procesare a emailurilor. Acest lucru asigură că datele de achiziție sunt rutate eficient, aprobările se fac mai rapid, iar actualizările ERP au loc fără introducere de date redundantă.

introducere manuală a datelor

În ciuda disponibilității sistemelor avansate, 57% dintre liderii de achiziții încă se bazează pe introducerea manuală a datelor pentru ordinele de achiziție (sursă). Această abordare este atât consumatoare de timp, cât și predispusă la erori. O singură introducere manuală a unui ordin de achiziție poate dura câteva minute, iar în cazul a sute sau mii de comenzi, timpul se adună în ineficiență semnificativă. Eroarea umană în transcrierea datelor — cum ar fi cantități tastate greșit sau date de livrare incorecte — poate perturba întregul proces al ordinului de achiziție.

Gestionarea manuală a PO-urilor necesită adesea verificarea încrucișată a emailurilor sursă cu înregistrările din ERP, conducând la introducere redundantă de date și la necesitatea introducerii manuale în mai multe puncte. Acest lucru nu doar întârzie fluxul de lucru, dar și crește costurile operaționale. Companiile pot întâmpina întârzieri în procesul de aprobare, rezultând expediții întârziate, frustrare din partea furnizorilor și, în cele din urmă, lanțuri de aprovizionare perturbate. În plus, când apar erori, refacerea muncii poate întârzia procesarea facturilor și poate afecta fluxul de numerar.

Introducerea manuală lipsește, de asemenea, de o pistă de audit integrată esențială pentru conformitate și raportare. Fără actualizări în timp real ale datelor, departamentul de achiziții poate pierde modificări importante ale stării comenzii sau vizibilitatea cheltuielilor. Cu sute de formulare pe hârtie sau emailuri și fire de emailuri de gestionat, este ușor ca detaliile importante să se piardă, afectând și mai mult eficiența. Adoptarea sistemelor automate PO ajută la eliminarea necesității unor astfel de sarcini repetitive, permițând personalului să se concentreze pe activități cu valoare mai mare și sporind eficiența.

Soluții precum instrumentele virtualworkforce.ai pentru corespondență automatizată abordează aceste puncte dureroase prin aplicarea automatizării fluxurilor de lucru pentru a extrage și actualiza datele comenzilor de achiziție direct din comunicațiile primite de la furnizori, asigurând că consistența datelor între multiple sisteme este întotdeauna menținută în timp ce reduc timpul procesului de la ore la secunde.

emailuri de comandă

Emailurile de comandă vin în multe formate diferite. Unele ordine de achiziție sosesc ca atașamente PDF, altele ca fișiere Excel, iar altele sunt încorporate în corpul unui email HTML. Această diversitate prezintă provocări pentru echipele de achiziții, mai ales când se automatizează achiziția de bunuri sau servicii la scară. Fiecare format necesită o metodă diferită de extragere pentru a introduce eficient datele PO în sistemul de ordine de achiziție.

Procesarea acestor surse diverse implică lucrul cu date nestructurate. Extragerea detaliilor corecte ale comenzii din emailul sau PDF‑ul unui furnizor poate fi dificilă fără tehnologiile potrivite. Aici, parsarea emailurilor și OCR‑ul devin componente critice. Parsarea emailurilor folosește reguli sau învățare automată pentru a identifica și captura date structurate direct din emailurile de comandă. Tehnologia OCR citește documentele scanate pentru a converti acea informație în text utilizabil și căutabil.

Instrumentele moderne de automatizare — precum Parseur — pot gestiona acest lucru în câteva secunde, evitând capcanele erorilor umane și greșelilor de introducere a datelor întâlnite frecvent în procesele manuale. Această capacitate, combinată cu automatizarea fluxurilor de lucru, asigură că datele comenzii curg lin în ERP fără introducere manuală a PO-urilor. Implementarea acestor soluții elimină inconsistențele datelor și facilitează crearea la timp a PO-urilor.

Companiile din logistică, expediere și gestionarea lanțului de aprovizionare pot învăța cum să automatizeze procesele comenzilor de achiziție prin integrarea instrumentelor de parsare cu ERP‑ul. De exemplu, instrumentele AI pentru comunicarea cu expeditorii de mărfuri folosesc, de asemenea, metode similare de extragere a datelor din emailuri pentru a accelera operațiunile, a îmbunătăți urmărirea comenzilor și a reduce întârzierile cauzate de procesarea manuală a ordinelor de achiziție.

automatizarea comenzilor de achiziție

Pentru a automatiza gestionarea comenzilor de achiziție, companiile ar trebui să înceapă prin identificarea și standardizarea șabloanelor de email de la furnizorii frecvenți. Formatarea consecventă îmbunătățește acuratețea parsării și reduce efortul necesar pentru a crea un registru al ordinelor de achiziție. Apoi, implementați un software de parsare cu capacitatea de a gestiona formate variate și de a extrage corect datele PO.

Maparea acestor câmpuri extrase în ERP‑ul sau software‑ul dvs. pentru ordine de achiziție conectează datele la înregistrările corecte, permițând inițierea fluxurilor de lucru ulterioare. Punctele de integrare cu sistemul ERP pot declanșa automat un proces de aprobare, asigurând luarea deciziilor mai rapid. Configurarea verificărilor automate de validare reduce necesitatea introducerii manuale pentru verificare și elimină inconsistențele datelor. Excepțiile ar trebui rutate către personalul responsabil pentru rezolvare, fără a încetini întregul proces al comenzilor de achiziție.

Pașii pentru automatizarea PO includ, de asemenea, construirea mecanismelor de conformitate și audit pentru a menține o pistă de audit. Sistemele automate PO pot fi configurate pentru a eficientiza gestionarea PO-urilor, a coordona comenzile și plățile și a asigura acuratețea datelor. Când companiile automatizează gestionarea comenzilor de achiziție, elimină ineficiența gestionării manuale a PO-urilor, în timp ce promovează consecvența datelor în sistemele integrate.

Automatizarea procesului de comandă de achiziție nu doar crește eficiența, ci și ajută la atingerea obiectivelor de automatizare a achizițiilor. De exemplu, extinderea operațiunilor logistice cu agenți AI implică principii similare — conectarea datelor primite la ERP pentru răspunsuri mai rapide. O soluție eficientă de automatizare reduce riscul comenzilor pierdute, al livrărilor întârziate și al întârzierilor costisitoare în procesul de plată.

software pentru automatizarea comenzilor de achiziție

Software‑ul potrivit pentru automatizarea comenzilor de achiziție poate face o diferență substanțială în operațiuni. Funcțiile de bază includ antrenament pentru extragere bazat pe șabloane, parsere bazate pe învățare automată și conectori API care se leagă direct de sistemele ERP și de achiziții. Aceste funcții elimină nevoia introducerii redundante a datelor prin automatizarea fluxului de la emailul furnizorului până la crearea și aprobarea PO-ului.

Exemple includ Parseur pentru parsarea emailurilor, UiPath pentru extragere robotică și automatizare a fluxurilor de lucru și Microsoft Power Automate pentru integrarea fluxurilor de date din mai multe sisteme. Criteriile de selecție ar trebui să acopere securitatea datelor, personalizarea, suportul furnizorului și scalabilitatea volumului pentru fluxuri mari de PO-uri. Alegerea instrumentului potrivit de automatizare asigură conformitatea, menține o pistă de audit și susține integrarea procesului de cerere de achiziție în întregul proces al comenzilor de achiziție.

Automatizarea comenzilor de achiziție necesită planificare atentă. Companiile trebuie să se asigure că datele PO capturate din comunicațiile primite sunt mapate corect în sistemele lor. Aceasta implică configurarea software‑ului pentru a gestiona excepțiile, a respecta reglementările și a se potrivi procesului de aprobare stabilit intern. Sistemele automate PO se leagă, de asemenea, de generarea facturilor, permițând echipelor să trimită o factură direct după primirea bunurilor.

Soluții precum cele mai bune instrumente pentru comunicarea logistică includ adesea software pentru automatizarea comenzilor de achiziție ca parte a unui cadru mai larg de automatizare a achizițiilor, asigurând că automatizarea PO economisește ore de muncă și îmbunătățește vizibilitatea stării comenzilor.

beneficiile automatizării comenzilor de achiziție

Beneficiile automatizării comenzilor de achiziție sunt atât măsurabile, cât și strategice. Automatizarea poate reduce timpul de procesare cu până la 80% (sursă) — transformând ore de muncă manuală în secunde de extragere automată a datelor. Companiile care adoptă automatizarea raportează o scădere de 70% a erorilor la introducerea datelor PO (sursă), ceea ce reduce direct riscul unor greșeli costisitoare în achiziții.

O acuratețe mai mare a datelor conduce la un control mai bun al inventarului și la analize ale cheltuielilor îmbunătățite. Cu informații în timp real, managerii pot ajusta rapid strategiile de achiziție, rezultând un profit mai mare cu 5‑10% datorită relațiilor îmbunătățite cu furnizorii și comenzilor la timp (sursă). Automatizarea procesului PO eliberează, de asemenea, personalul de sarcinile repetitive, permițându‑i să se concentreze pe relații strategice cu furnizorii și să sporească eficiența în echipe.

Automatizarea comenzilor de achiziție înlocuiește fluxurile lente și manuale cu introducere automată a datelor conectată la ERP. Elimină inconsistențele datelor, accelerează procesul de aprobare și asigură că datele de achiziție sunt corecte și actualizate. Prin automatizarea procesului de cerere de achiziție, companiile pot transforma abordarea lor privind comenzile de achiziție într-un avantaj competitiv.

Când companiile automatizează gestionarea comenzilor de achiziție prin email, ele observă adesea o urmărire mai bună a comenzilor, raportare îmbunătățită a stării comenzilor și rezolvarea mai rapidă a problemelor. Instrumente precum sistemele automate PO ajută la menținerea consecvenței datelor în procese interconectate, de la achiziții până la procesarea facturilor. În cele din urmă, automatizarea procesului PO oferă un proces de plată mai lin și mai rapid și o bază mai solidă pentru inițiativele de automatizare a achizițiilor.

Întrebări frecvente

Ce este automatizarea comenzilor de achiziție?

Automatizarea comenzilor de achiziție se referă la utilizarea de software sau sisteme pentru a înlocui crearea manuală a PO-urilor, rutarea și aprobările cu fluxuri de lucru automatizate. Acest proces reduce erorile umane și accelerează ciclurile de achiziție.

Cum ajută parsarea emailurilor la comenzile de achiziție?

Parsarea emailurilor extrage date structurate ale PO-urilor din emailurile sau atașamentele de comandă primite. Aceste date sunt alimentate direct în ERP, eliminând introducerea manuală și accelerând crearea PO-urilor.

Poate automatizarea să funcționeze cu mai mulți furnizori?

Da, software‑ul de automatizare poate fi antrenat să gestioneze o gamă largă de formate ale furnizorilor. Parsarea bazată pe șabloane și învățarea automată adaptează regulile de extragere pentru rezultate consistente.

Cu ce sisteme se poate integra automatizarea PO?

Automatizarea PO se integrează cu ERP‑uri, software de achiziții și chiar sisteme contabile. Acest lucru asigură fluxuri de lucru conectate de la cererea de achiziție până la generarea facturii.

Reduce automatizarea PO erorile?

Da, introducerea automată a datelor poate reduce greșelile cu până la 70%, diminuând erorile costisitoare în achiziții și îmbunătățind acuratețea datelor în întregul flux al achizițiilor.

Este sigur să automatizăm comenzile de achiziție?

Soluțiile moderne de automatizare oferă funcții solide de securitate a datelor. Exemplele includ accesul pe bază de roluri, criptarea și piste de audit complete.

Care este rolul OCR în automatizarea PO?

OCR convertește ordinele de achiziție scanate sau în format PDF în text editabil și căutabil. Aceasta permite sistemelor automate de extragere să proceseze documente altfel nestructurate.

Cât de repede se poate implementa automatizarea PO?

Timpul de implementare depinde de complexitate, dar instrumentele fără cod permit configurare rapidă. Companiile pot începe automatizarea PO-urilor în câteva zile, odată ce șabloanele și integrările sunt configurate.

Care sunt beneficiile de cost ale automatizării PO?

Automatizarea PO reduce costurile cu forța de muncă, previne erorile costisitoare și îmbunătățește timpul de rotație al comenzilor. Aceste economii deseori depășesc investiția inițială în software.

Poate automatizarea să gestioneze aprobările?

Da, fluxurile de lucru automatizate pot rula PO-urile pentru aprobare digitală, asigurând semnarea mai rapidă fără a sacrifica conformitatea sau supravegherea.