Capturare facturi pentru Microsoft Dynamics 365 Business Central

capturarea facturilor în Microsoft D365 Business Central: prezentare concisă și beneficii măsurabile

Capturarea facturilor în Microsoft D365 Business Central extrage automat detalii despre furnizor, numărul facturii, data, liniile de articole și totalurile din fișiere PDF și imagini. Funcționalitatea folosește OCR și AI/ML pentru a citi formate diferite de facturi și pentru a învăța machetele în timp. Ca rezultat, echipele reduc rapid introducerea manuală și erorile, iar aprobările se desfășoară mai rapid. Benchmark-urile din industrie arată că organizațiile care folosesc capturarea facturilor bazată pe AI raportează până la o reducere de 70% a timpului de procesare a facturilor și până la o scădere de 60% a costului pe factură, conform recenziilor independente. Aceste cifre subliniază de ce liderii financiari prioritizează automatizarea și acuratețea.

Tehnic, procesul combină recunoașterea optică a caracterelor cu învățarea automată pentru asortarea câmpurilor și scoruri de încredere. Apoi, pașii robotici gestionează postările de rutină și aprobările simple pentru a optimiza fluxul. Funcția de capturare a facturilor din Business Central poate citi, de asemenea, formate diferite de facturi de la diverși furnizori și marchează excepțiile pentru revizuire umană. Pentru echipele financiare care au nevoie de trasee de audit și păstrare digitală, capturarea oferă înregistrări urmărite și istoricul postărilor. Microsoft afirmă că instrumentul utilizează „AI, ML, OCR și RPA pentru a face procesul de gestionare a facturilor mai rapid și mai precis” (ERP Software Blog), iar asta îmbunătățește conformitatea și pregătirea pentru audituri.

Pe scurt, beneficiile măsurabile includ aprobări mai rapide, relații mai bune cu furnizorii și costuri de procesare mai mici. De asemenea, obțineți mai puține erori la introducerea datelor și fluxuri de numerar mai previzibile. Organizațiile observă o scădere de 30–50% a erorilor de introducere manuală a datelor atunci când capturează datele facturilor cu AI și OCR (ERP Software Blog). Dacă doriți să treceți de la hârtie la digital, capacitatea de bază de capturare din Business Central pornește rapid, iar echipele pot începe în câteva minute cu instrumentele de facturare și cu capturarea datelor din facturi în timpul unui pilot.

microsoft dynamics and dynamics 365 finance: how invoice capture links to accounts payable

Capturarea facturilor se conectează strâns la înregistrările conturilor de plătit și la logica de postare din modulele Dynamics 365 și Dynamics 365 Finance. Fișierele primite sunt rutate către pagina Incoming Documents, unde OCR extrage câmpurile cheie și apoi le mapă la fișele furnizorilor, profilele de postare și jurnalul de facturi. Sistemul se integrează cu datele master ale furnizorilor astfel încât facturile furnizorilor să se potrivească automat atunci când ID-urile furnizorilor, numerele de taxe sau referințele la comenzi de cumpărare se aliniază. Pentru liniile fără PO, actualizările recente au extins gestionarea facturilor non-PO direct în jurnalul de facturi, reducând intervenția manuală și menținând echipele AP concentrate pe excepții. Vezi notele de lansare despre noile capabilități din release wave 2 pentru confirmare (Cegeka).

Deoarece capturarea se integrează cu aprobările și postările, traseul de audit devine atât vizibil, cât și verificabil. Istoricul postărilor înregistrează cine a aprobat un document, când a avut loc aprobarea și ce înregistrări în ledger au rezultat. Asta înseamnă că verificările de conformitate și raportarea financiară pornesc din aceeași sursă de adevăr. KPI-urile de urmărit includ timpul de procesare, durata ciclului de aprobare și rata excepțiilor. Urmăriți rata de procesare directă (straight-through processing) și procentajul facturilor care nu necesită niciodată introducere manuală. Măsurarea acestor KPI-uri arată unde să ajustați mapările furnizorilor, fluxurile de aprobare și onboarding-ul furnizorilor.

Pentru echipele care folosesc automatizare mai largă, fluxul de capturare se leagă și de Power Platform și de insight-urile de tip Copilot, astfel încât liderii financiari pot construi tablouri de bord și pot declanșa acțiuni downstream. Dacă organizația dvs. trebuie să simplifice corespondența digitală în jurul facturilor și întrebărilor furnizorilor, agenții noștri virtualworkforce.ai pot redacta răspunsuri contextuale și pot verifica starea ERP în timp real, ceea ce reduce timpul petrecut pe e-mailuri de rutină cu furnizorii (automatizare email ERP pentru logistică). Astfel, echipele AP rămân concentrate pe aprobări, optimizarea numerarului și relațiile cu furnizorii.

invoice automation and accounts payable automation: processing vendor invoices and modernising ap workflows

Automatizarea facturilor modernizează modul în care echipele AP procesează facturile furnizorilor end-to-end. Fluxul tipic de lucru rulează capturare → auto-mapare → verificare/aprobare → postare. Excepțiile sunt rutate către revizori cu scoruri de încredere și imagini adnotate. Pentru facturile susținute de PO, sistemul potrivește liniile de articole și totalurile cu datele din comanda de cumpărare. Pentru facturile non-PO, sistemul postează prin jurnalul de facturi sau le direcționează pentru codare, în funcție de reguli. Această combinație de automatizare și verificări umane ridică rata de procesare directă și reduce excepțiile la 100 de facturi.

Măsurați ceea ce contează. Urmăriți procentajul STP, rata excepțiilor, costul pe factură și zilele de plată restante. Studiile din industrie arată că automatizarea facturilor reduce timpul de procesare cu până la 70% și poate micșora costul-pe-factură cu până la 60%–80% în unele cazuri (Rho). Aceste câștiguri provin din mai puține click-uri, mai puțină introducere manuală și aprobări mai rapide. Echipele care eliberează personal AP pot să se concentreze pe negocierea cu furnizorii, reducerile pentru plăți anticipate și prognoza fluxului de numerar. De asemenea, îmbunătățesc relațiile cu furnizorii prin plăți mai rapide și o rezolvare mai clară a disputelor.

Alegeți reguli care reflectă cerințele afacerii. Începeți cu furnizorii cu volum mare, apoi extindeți. Utilizați referințe încrucișate ale furnizorilor și grupuri de postare pentru a reduce codificarea manuală. Când facturile includ multe linii de articole, configurați sistemul să citească liniile și să propună coduri GL, apoi permiteți aprobatorilor să confirme. Dacă aveți nevoie de ajutor pentru gestionarea thread-urilor de email și a solicitărilor furnizorilor pe măsură ce facturile parcurg fluxul de lucru, virtualworkforce.ai redactează răspunsuri, citează contextul ERP și poate chiar înregistra activitatea înapoi în sisteme (corespondență logistică automatizată). Astfel se reduce timpul uman petrecut pe verificări de stare și se crește debitul.

invoice capture solution: ocr, ai and machine learning to capture in dynamics 365 finance and improve accuracy

O soluție eficientă de capturare a facturilor îmbină recunoașterea optică a caracterelor cu modele AI care învață șabloanele facturilor și sugerează codificarea. OCR convertește imaginile în text, apoi ML mapează câmpuri precum numele furnizorului, codul fiscal, numărul facturii, data facturii și totalurile. Sistemul atribuie un scor de încredere. Câmpurile cu încredere scăzută merg către oameni pentru revizuire. În timp, modelul ML rafinează mapările și crește rata de codificare automată.

Microsoft oferă capabilități încorporate în Dynamics 365 Finance, iar partenerii adaugă opțiuni specializate pentru cerințe complexe. De exemplu, Continia și Fidesic apar în AppSource și oferă funcții AP mai profunde și instrumente de onboarding pentru furnizori. Dacă facturile dvs. includ multe linii de articole sau reguli fiscale complexe, ați putea alege o aplicație parteneră pentru a reduce munca de configurare. Release wave 2023 a extins aceste capabilități în Dynamics 365 Finance and Operations și a lărgit suportul pentru facturi non-PO (Cegeka).

Vă puteți aștepta ca acuratețea să fie inițial mai scăzută pentru scanări de calitate slabă și apoi să crească pe măsură ce sistemul vede mai multe exemple și pe măsură ce mapările furnizorilor se îmbunătățesc. Folosiți referințele încrucișate și mapările furnizorilor pentru a accelera codificarea automată. De asemenea, utilizați AI Builder sau alte servicii Azure când aveți nevoie de reguli personalizate de extragere și integrați modelul în fluxul dvs. de lucru folosind conectorii Power Platform. Dacă doriți să comparați instrumentele de capturare, amintiți-vă să testați cu un eșantion reprezentativ din setul dvs. de documente, deoarece formatele diferite de facturi și calitatea imaginii produc rezultate foarte diferite.

În final, instrumentul de capturare ales ar trebui să corespundă nevoilor dvs. de guvernanță. Aplicați controale de acces bazate pe roluri, jurnale de audit și politici de retenție pentru entități juridice și raportare financiară. Pentru echipele care doresc implementare rapidă, unii furnizori reclamează că puteți începe în câteva minute cu capturarea datelor facturilor, dar planificați un pilot pentru a măsura STP și excepțiile înainte de a scala.

configure and using microsoft features to automate invoice capture: setup, mapping, approvals and governance

Configurați capturarea alegând un instrument OCR, activând Incoming Documents, setând referințe încrucișate ale furnizorilor și definind grupurile de postare. Apoi stabiliți fluxurile de aprobare în jurnalul de facturi și testați. Începeți cu un pilot pentru furnizorii cu volum mare. Măsurați procesarea directă și excepțiile timp de patru până la șase săptămâni. Rafinați mapările și regulile de aprobare pe baza rezultatelor.

Practica recomandată sugerează maparea formatelor comune de facturi de la diverși furnizori mai întâi. Aceasta crește STP-ul inițial și antrenează ML mai rapid. Definiți reguli de excepție astfel încât diferențele mici să nu creeze false positive. Aplicați segregarea atribuțiilor și limitele de aprobare pentru controalele financiare. Politicile de retenție, rolurile utilizatorilor și jurnalele de audit ajută la conformitate și raportare financiară. Când rulați un pilot, includeți un amestec de facturi PO și non-PO. Includeți potrivirea cu comenzile de cumpărare ca parte a testului pentru facturile susținute de PO.

Folosiți funcțiile platformei pentru a extinde capturarea. De exemplu, integrați cu SharePoint sau OneDrive pentru stocarea documentelor sau utilizați Power Apps și fluxuri Power Platform pentru a automatiza notificările. De asemenea, puteți valorifica insight-urile de tip Copilot de la Microsoft pentru a pune întrebări în limbaj natural despre starea fluxului de lucru. Dacă aveți nevoie de redactare de e‑mailuri sau răspunsuri rapide în timpul aproburilor, virtualworkforce.ai poate redacta și trimite e‑mailuri care țin cont de context și urmăresc sincronizarea înapoi în registru (cum să extinzi operațiunile logistice cu agenți AI). Astfel se reduce introducerea manuală și verificările repetate ale stării.

În cele din urmă, implicați IT pentru actualizările de securitate și asistență tehnică. Folosiți servicii Azure pentru scalare și testați backup-ul și retenția între entitățile juridice. Documentați cerințele de business și programați revizuiri periodice ale STP, costului pe factură și excepțiilor astfel încât să îmbunătățiți continuu fluxul de procesare al facturilor.

fidesic, invoice capture in dynamics 365 and third-party options: choose the right solution for accounts payable processes

Alegerea între capturarea încorporată și aplicațiile terțe depinde de complexitate, calendar și buget. Capturarea nativă din Business Central acoperă multe scenarii standard și se integrează cu jurnalul de facturi și fișele furnizorilor. Pentru cerințe mai serioase, soluțiile partenerilor precum Fidesic adaugă portaluri avansate pentru furnizori, automatizare a plăților și gestionare mai profundă a excepțiilor. Căutați în AppSource module specializate sau consultați parteneri care construiesc pe Microsoft Dynamics 365 Business Central dacă aveți nevoie de fluxuri de lucru avansate.

Luați în considerare aceste puncte de comparație: configurabilitate, suport pentru linii de articole complexe, rapiditatea implementării, raportare și costul total de proprietate. Dacă trebuie să procesați facturi cu multe linii de articole sau dacă trebuie să susțineți mai multe entități juridice și reguli de postare personalizate, o soluție parteneră ar putea reduce efortul de personalizare. Instrumentele terțe de capturare includ adesea conectori preconstruiți către ERP-uri populare, precum Dynamics GP și modulele de operațiuni financiare. Ele pot, de asemenea, să suporte formatele de facturi de la furnizori diverși și onboarding-ul automat al furnizorilor.

Când evaluați furnizorii, rulați un pilot care oglindește volumul real și calitatea documentelor. Includeți un set de test care acoperă hârtie scanată, atașamente PDF din e‑mail și facturi electronice. Verificați dacă furnizorul suportă sincronizarea cu datele master ale furnizorilor și dacă poate gestiona furnizorii și regulile de postare în mai multe companii. De asemenea, verificați actualizările de securitate, asistența tehnică și capacitatea de a personaliza extragerea pentru machete neobișnuite. Dacă doriți să reduceți timpul petrecut pe e‑mailurile cu furnizorii în timpul implementării, luați în considerare adăugarea automatizării e‑mailurilor astfel încât personalul AP să primească mai puține întrebări de stare și mai mult timp pentru gestionarea excepțiilor (asistent virtual pentru logistică).

În final, alegeți soluția care susține obiectivele dvs. pe termen lung. Dacă doriți să simplificați procesele conturilor de plătit și să scalați fără a angaja personal, alegeți un instrument care atinge rata STP necesară, suportă cazurile dvs. de utilizare PO și non-PO și oferă raportare clară pentru raportarea financiară și traseele de audit. Listele din AppSource și demo-urile partenerilor vă ajută să comparați opțiunile rapid, iar un pilot etapizat vă ajută să demonstrați ROI înainte de o implementare la nivel de companie.

FAQ

What exactly does invoice capture do in Business Central?

Capturarea facturilor extrage automat câmpurile cheie ale facturii și le mapează la înregistrările din Business Central. Reduce introducerea manuală prin utilizarea OCR și ML, astfel încât echipele AP se pot concentra pe excepții.

Can invoice capture handle both PO and non-PO invoices?

Da. Actualizările Dynamics 365 au mărit suportul pentru facturile non-PO, iar acestea pot fi procesate direct în jurnalul de facturi. Potrivirea cu PO rămâne disponibilă pentru fluxurile de lucru standard cu comenzi de cumpărare.

How much time can businesses expect to save?

Studiile din industrie raportează până la 70% reducere a timpului de procesare a facturilor când companiile adoptă capturarea bazată pe AI (Rho). Rezultatele reale depind de calitatea documentelor și de mixul de furnizori.

Does invoice capture require third-party software?

Nu întotdeauna. Business Central de bază oferă funcționalități încorporate de capturare, dar parteneri precum Fidesic sau aplicații specializate din AppSource pot adăuga fluxuri de lucru și raportare avansate. Alegeți în funcție de complexitate și volum.

How does OCR fit into the solution?

Recunoașterea optică a caracterelor convertește imaginile scanate în text pe care modelele ML îl mapează apoi la câmpuri. Calitatea OCR afectează acuratețea inițială și volumul de intervenție umană necesară.

What KPIs should we monitor after implementation?

Urmăriți timpul mediu de procesare a facturilor, costul pe factură, rata excepțiilor și procentajul STP. Aceste metrici arată cât de mult reduce automatizarea introducerea manuală și accelerează aprobările.

How should we pilot invoice capture?

Începeți cu 100–500 de facturi reprezentative, de la diverși furnizori și formate. Configurați mapările, rulați instrumentul de capturare, măsurați KPI-urile timp de 4–6 săptămâni, apoi iterați înainte de implementarea mai largă.

Can invoice capture integrate with other Microsoft tools?

Da. Puteți integra capturarea cu Power Platform, SharePoint, OneDrive și funcțiile Copilot. De asemenea, puteți folosi Azure pentru modele personalizate și AI Builder pentru extrageri personalizate.

Will capture replace AP staff?

Nu. Capturarea reduce introducerea manuală și munca repetitivă, eliberând personalul AP pentru activități cu valoare mai mare, precum gestionarea furnizorilor și optimizarea fluxului de numerar. Intervenția umană rămâne necesară pentru excepții și aprobări.

How does virtualworkforce.ai help with AP efficiency?

virtualworkforce.ai redactează e‑mailuri contextuale și automatizează răspunsurile în timpul ciclurilor de aprobare, ceea ce reduce timpul petrecut pe corespondența cu furnizorii și minimizează erorile. Astfel, echipele AP rămân concentrate pe aprobări și excepții, asigurând în același timp comunicări la timp.