OCR pentru facturi în Dynamics 365: Capturarea facturilor furnizorilor

Procesarea facturilor în ERP cu Dynamics 365 Finance

Procesarea facturilor rămâne una dintre cele mai solicitante sarcini într-un mediu ERP. Deși Dynamics 365 Finance oferă controale centralizate, introducerea manuală a datelor, blocajele în aprobări și gestionarea diferitelor formate de factură creează adesea întârzieri. Multe echipe financiare petrec mult timp pentru capturarea datelor furnizorilor, potrivirea cu un ordin de achiziție și asigurarea conformității înainte de plată. Ratele de eroare la introducerea manuală a datelor pot varia între 1-3%, ceea ce poate duce la plăți incorecte sau la întârzieri la înregistrarea unei facturi în jurnalul de facturi. Timpii mari de procesare pun, de asemenea, presiune pe administratorul conturilor de plătit, care trebuie să gestioneze facturile primite în timp ce echilibrează alte priorități.

Dynamics 365 Finance centralizează plățile într-un flux de lucru coerent, permițând validări și aprobări mai rapide. Prin integrarea cu software-ul ERP existent, platforma transformă modul în care sunt gestionate documentele de factură—from receiving scanned documents through to matching and posting. Metricile colectate de la utilizatorii sistemelor ERP arată că organizațiile care folosesc tehnologie de automatizare au înregistrat reduceri ale timpului de procesare de la zile la ore. Potrivit rapoartelor din industrie, implementarea soluțiilor OCR pentru citirea diferitelor formate de factură poate reduce costurile pe factură cu 30-60% în timp ce îmbunătățește acuratețea datelor facturilor.

Un exemplu implică companii care folosesc automatizarea e-mailurilor ERP în logistică împreună cu fluxurile de lucru ERP, integrând facturile capturate în sistemul ERP cu intervenție manuală minimă. Această abordare asigură un flux consistent al datelor financiare, reducând multă intervenție umană. Afacerile beneficiază, de asemenea, de posibilitatea de a eficientiza etapele fluxului de procesare a facturilor prin instrumente pregătite pentru automatizare.

În esență, adoptarea Microsoft Dynamics 365 Finance abordează provocările obișnuite ale procesării facturilor în mediile ERP. Prin unificarea datelor direct în modulul financiar, gestionarea înregistrărilor originale ale facturilor și oferirea unei integrări fluide a fluxurilor de lucru, echipele financiare obțin o acuratețe mai mare și cicluri de procesare mai scurte. Aceste îmbunătățiri pregătesc terenul pentru procese mai avansate, cum ar fi extragerea cognitivă a datelor și automatizarea în capitolele următoare.

Automatizarea capturării facturilor furnizorilor cu OCR

OCR, sau recunoașterea optică a caracterelor, joacă un rol crucial în automatizarea capturării facturilor furnizorilor în Dynamics 365 Finance. Prin utilizarea extragerii de date ghidate de AI din facturi, OCR elimină până la 90% din sarcinile de introducere manuală. Această schimbare nu numai că accelerează procesarea facturilor furnizorilor, dar și minimizează intervenția umană. Câmpurile tipice extrase includ numele furnizorului, numărul facturii, datele și sumele. Odată extrase, textele digitale pot fi folosite pentru a completa direct formularele ERP, reducând probabilitatea erorilor ulterioare și ajutând la gestionarea diferitelor formate de factură de la diverși furnizori.

Capabilitățile OCR ale Microsoft, îmbunătățite de AI și de automatizarea robotică a proceselor, identifică și capturează date cheie din diverse facturi primite. După cum menționează Intelligent OCR Plus, tehnologia a permis capturarea completă a facturilor din imagini digitale ale facturilor fără etape manuale extinse. Aceasta permite organizațiilor să proceseze facturi la scară, chiar și atunci când formatele variază foarte mult. Procesul de extragere alimentează datele direct în sistemul ERP, menținând o potrivire consistentă cu înregistrările PO și regulile de validare.

Când companiile integrează capturarea facturilor prin OCR în fluxurile lor de lucru ERP, automatizarea facturilor furnizorilor poate fi realizată cu ajustări minime ale proceselor existente. Capacitatea de a automatiza asigură cicluri de aprobare a facturilor mai rapide, vizibilitate mai bună a fluxului de numerar și raportare precisă pentru clienții Dynamics 365 Finance. Acest lucru este deosebit de important pentru operațiuni mari, pentru a se asigura că loturile de facturi în așteptare nu provoacă întârzieri în cadrul conturilor de plătit.

Organizațiile care valorifică tehnologia OCR și AI câștigă, de asemenea, eficiență valoroasă a forței de muncă. Acest model este similar cu modul în care inteligența artificială în comunicarea logistică de mărfuri accelerează procesarea documentelor, dirijând datele către locul potrivit fără multă intervenție umană. Prin automatizarea capturării facturilor furnizorilor, echipele financiare petrec mai puțin timp cu introducerea datelor și mai mult timp cu activități care influențează direct creșterea afacerii.

Soluția de captură a facturilor în Dynamics 365 Finance and Operations

Dynamics 365 Finance and Operations includează o soluție nativă de captură a facturilor, proiectată să integreze dinamic procesarea facturilor furnizorilor cu fluxurile de lucru ale conturilor de plătit. Această funcție permite utilizatorilor să scaneze documente de factură sau să le primească electronic, după care sistemul efectuează capturarea facturilor prin OCR pentru a extrage câmpurile relevante. Facturile capturate trec apoi prin logica de validare din capturarea facturilor înainte de a ajunge la aprobarea finală și înregistrare. Acest proces este deosebit de eficient pentru facturile care trebuie să corespundă unui ordin de achiziție și să respecte logica de derivare și validare setată în sistemul ERP.

Potrivit Dynamics 365 Community, soluția nativă a devenit disponibilă în mod general în cadrul Microsoft’s 2022 release wave 2, marcând o etapă semnificativă pentru pregătirea automatizării. Ghidurile de configurare și utilizare, așa cum sunt documentate pe Microsoft Learn, îndrumă utilizatorii prin crearea de șabloane, aplicarea regulilor de validare și gestionarea documentelor scanate. În plus, organizațiile pot crea canale în capturarea facturilor pentru a segmenta diferitele fluxuri de facturi după tipul furnizorului sau unitatea de business.

Integrarea cu Finance and Operations este complet integrată, asigurând că atunci când facturile sunt capturate, datele curg direct în modulul de conturi de plătit. Funcția de captură a facturilor acceptă, de asemenea, diferite formate de factură, valorificând capabilitățile OCR pentru a le citi și procesa cu acuratețe. Acest lucru reduce considerabil cozile de facturi în așteptare și accelerează trecerea de la crearea unei facturi noi la înregistrarea finală în jurnal.

Companiile pot, de asemenea, lega aceste date cu alte servicii Microsoft prin intermediul mediului Power Platform pentru scenarii extinse de raportare și automatizare. Acest lucru facilitează extinderea fluxurilor de lucru în domenii precum urmărirea auditului sau legarea facturilor cu datele de expediere, similar cu procesele automatizate în sisteme de corespondență logistică. Cu opțiuni robuste de configurare și suport tehnic, soluția de captură a facturilor oferă o bază pentru avansarea automatizării facturilor în orice operațiune la scară de întreprindere.

Integrarea OCR și datele extrase cu Power Apps

Integrarea capabilităților OCR cu Power Apps oferă echipelor financiare un set extins de instrumente pentru gestionarea datelor extrase din facturile furnizorilor. Într-un mediu Power Platform, utilizatorii pot proiecta formulare personalizate sau pași de aprobare care interacționează direct cu Dynamics 365 Finance. Această integrare OCR deschide oportunități pentru gestionarea documentelor de factură nestructurate, crearea de fluxuri de excepție conduse de utilizatori și capturarea de metadate suplimentare dincolo de câmpurile standard ERP.

Un avantaj cheie este flexibilitatea de a raporta asupra acurateței datelor extrase prin tablouri de bord sau alerte automate. Companiile pot folosi Power Apps pentru a procesa facturile care sunt capturate în sistem, revizuind discrepanțele și asigurându-se că câmpurile capturate corespund documentelor originale. Pentru facturile care nu trec validarea inițială, fluxurile de lucru pentru excepții pot trimite automat factura către un administrator de conturi de plătit pentru revizuire.

Virtualworkforce.ai a observat câștiguri similare de eficiență atunci când leagă datele facturilor din ERP cu instrumentele de comunicare. De exemplu, soluțiile noastre de servicii pentru clienți bazate pe AI permit echipelor operaționale să răspundă rapid la întrebări legate de facturi, extrăgând date financiare din mai multe sisteme cu ajutorul inteligenței artificiale. Acest lucru reflectă beneficiul folosirii tehnologiilor AI și ML în capturarea facturilor via OCR—reducând timpii de procesare și menținând ridicată eficiența fluxului de procesare a facturilor.

Când se folosesc soluții OCR pentru a citi diferite tipuri de facturi, asocierea lor cu instrumente precum Power Automate ajută la simplificarea gestionării excepțiilor și a raportării. Pe măsură ce companiile integrează OCR cu Microsoft Dynamics 365 Finance, ele câștigă abilitatea de a adapta procese precum sarcinile cognitive și de a se asigura că ciclul de automatizare a facturilor rămâne fără erori în timp ce se scalează pentru a răspunde cerințelor de creștere.

Automatizarea facturilor furnizorilor folosind OCR în Dynamics 365

Automatizarea facturilor furnizorilor devine un standard pentru organizațiile care urmăresc optimizarea proceselor de conturi de plătit. Folosind OCR în Dynamics 365, companiile pot obține procesare end-to-end, de la scanarea facturilor primite până la înregistrarea în jurnal, cu intervenție manuală minimă. Automatizarea robotică a proceselor este adesea aplicată aici, automatizând pașii de aprobare, potrivirea cu datele PO și declanșarea plăților. Aceasta elimină blocajele de procesare și reduce costurile—datele din industrie sugerează reduceri de costuri de 30-60% pentru fluxurile de lucru automatizate ale facturilor.

Un scenariu real poate vedea un furnizor trimițând facturi ca imagini digitale către echipa financiară. Capabilitățile OCR recunosc diferite formate de factură de la diverși furnizori, extrăgând detalii precum codurile furnizorilor, numerele facturilor și sumele. Printr-un flux de lucru fluid, sistemul validează aceste date cu cele financiare existente, marchează discrepanțele și direcționează excepțiile automat. Astfel de procese sporesc transparența și asigură că automatizarea nu omite pașii de control necesari.

Valorificarea automatizării în acest mod reflectă bune practici întâlnite în industriile conectate la ERP. De exemplu, în logistică, sistemele automatizate integrează datele facturilor direct cu înregistrările de expediere, așa cum este explorat în soluțiile de asistent virtual în logistică. Acestea ajută la reducerea copierii manuale și a intervenției umane, la fel cum capturarea facturilor prin OCR reduce etapele de manipulare a datelor în finanțe. Rezultatul final este o procesare mai rapidă, mai puține erori și relații îmbunătățite cu furnizorii datorită plăților la timp.

Prin implementarea unei automatizări OCR axate pe clienții Dynamics 365 Finance, companiile obțin o automatizare scalabilă a facturilor care se adaptează regulilor de conformitate regionale, diferitelor formate de factură și oricăror politici de potrivire cu PO. Combinată cu instrumente moderne și stocare de date susținută de Azure, precum un abonament Azure Data Lake Storage, organizațiile securizează și scalează infrastructura de automatizare a facturilor pentru viitor.

Integrarea OCR a facturilor pentru îmbunătățirea finanțelor și operațiunilor

Integrarea OCR a facturilor în Finance and Operations necesită o planificare atentă pentru a asigura o implementare lină. Cele mai bune practici includ instruirea utilizatorilor în privința funcției de captură a facturilor, aplicarea logicii de validare în captura facturilor pentru acuratețe și crearea unor fluxuri de lucru clare pentru excepții. Un go-live pe faze ajută adesea la evitarea copleșirii administratorului de conturi de plătit, asigurând adoptarea în toate grupurile de furnizori.

Monitorizarea KPI-urilor, cum ar fi ratele de acuratețe OCR (care în sistemele mature depășesc acum 95%) și metricile de debit, oferă perspective acționabile pentru optimizare. Cu tablouri de bord adecvate, liderii financiari pot urmări cât de fluent procesează capabilitățile OCR facturile primite și pot asigura că facturile capturate se aliniază cu detaliile facturii originale. Aceasta se potrivește cu abordarea de eficientizare a fluxurilor de lucru dense în date văzută în soluții precum extinderea operațiunilor logistice activate de AI, unde metricile măsurabile ghidează îmbunătățirea continuă.

Tendințele viitoare în integrarea OCR a facturilor includ valorificarea inteligenței artificiale avansate pentru extragerea contextuală a datelor, îmbunătățirea citirii diferitelor formate de factură și extinderea automatizării prin Power Platform. Scalabilitatea în cloud prin Azure va permite, de asemenea, întreprinderilor să scaleze procesarea OCR fără modificări majore ale infrastructurii. Pe măsură ce procese precum extracția cognitivă a datelor se maturizează, integrarea sistemelor ERP va deveni complet integrată, necesitând mai puțin suport tehnic pentru schimbările de rutină.

Atunci când este luată în considerare pentru implementările Dynamics 365 Finance, integrarea OCR asigură că beneficiile automatizării se extind dincolo de conturile de plătit, impactând și alte fluxuri de lucru ERP precum achizițiile și bugetarea. Aceasta nu doar îmbunătățește eficiența automatizării facturilor, ci și generează economii pe termen lung și agilitate în răspunsul la cerințele de business.

Întrebări frecvente

Ce este OCR-ul pentru facturi în Dynamics 365?

OCR-ul pentru facturi în Dynamics 365 este tehnologia folosită pentru a converti documentele de factură în text digital pentru procesare automată. Folosește AI pentru a extrage câmpurile principale de date și a le împinge în sistemul ERP pentru fluxurile de lucru ale conturilor de plătit.

Cum funcționează automatizarea facturilor furnizorilor?

Automatizarea facturilor furnizorilor capturează și procesează facturile primite fără introducere manuală a datelor. Sistemul le potrivește cu ordinele de achiziție și le direcționează automat prin fluxurile de aprobare.

Poate OCR să gestioneze diferite formate de factură?

Da, OCR este proiectat să citească diferite formate de factură de la diverși furnizori. Poate interpreta documente scanate și facturi digitale structurate cu o acuratețe ridicată.

Se folosește automatizarea robotică a proceselor în OCR-ul Dynamics 365 Finance?

Da, automatizarea robotică a proceselor este folosită pentru a gestiona pași precum rutarea aprobărilor și înregistrarea în jurnal în mod automat. Aceasta minimizează intervenția umană în sarcinile obișnuite legate de facturi.

Cât de precisă este extragerea datelor prin OCR?

OCR-ul modern integrat cu AI atinge peste 95% acuratețe în extragerea datelor. Aceasta reduce erorile și asigură o introducere mai curată a datelor financiare în sistemele ERP.

Cu ce sisteme se poate integra OCR-ul din Dynamics 365?

OCR-ul din Dynamics 365 se poate integra cu alte servicii Microsoft precum Power Platform și Azure. De asemenea, poate conecta la instrumente specializate prin API pentru funcționalități extinse.

Trebuie să revizuiesc manual toate facturile procesate de OCR?

Nu, doar acelea marcate pentru excepții sau eșecuri în timpul validării necesită revizuire. Restul pot continua prin fluxurile automate de înregistrare.

Poate OCR să gestioneze facturile fără un ordin de achiziție?

Da, OCR poate captura și direcționa facturi fără un PO, dar pot fi necesari pași suplimentari de validare. Aceasta asigură conformitatea cu controalele financiare.

Cum pot monitoriza performanța OCR?

Performanța poate fi monitorizată cu ajutorul tablourilor de bord care afișează ratele de acuratețe, debitul și numărul de excepții. Acest lucru facilitează urmărirea îmbunătățirilor în timp.

Este OCR-ul din Dynamics 365 Finance potrivit pentru toate industriile?

Da, OCR-ul din Dynamics 365 Finance funcționează în toate industriile. Este deosebit de benefic în sectoare cu volum mare de facturi, precum producția, logistica și retailul.