De la PDF la factură AP în ERP: automatizați procesul de facturare

Procesul facturilor PDF: procesarea facturilor în ERP explicată

Procesul facturilor PDF în cadrul operațiunilor financiare moderne modelează modul în care companiile gestionează volume mari de facturi către furnizori. De obicei, acestea sosesc ca fișiere PDF, adesea prin e-mail, și trebuie transformate în înregistrări structurate în conturi de plătit (AP) pe care un sistem ERP le poate procesa. Această abordare modernă a procesării facturilor în ERP înlocuiește introducerea repetitivă manuală cu captarea și validarea datelor asistate de tehnologie, ceea ce susține cicluri de plată mai rapide și relații mai bune cu furnizorii. De exemplu, cercetările arată că organizațiile care implementează procesarea automată a facturilor PDF pot observa până la 70% procesare mai rapidă și cu 80% mai puține erori comparativ cu fluxurile de lucru manuale.

Procesul urmează în general etape bine definite. Mai întâi, facturile ajung la departamentul AP prin e-mail sau sunt încărcate într-un sistem securizat. Facturile sunt stocate pentru procesare în timp ce instrumentele OCR extrag câmpuri de date precum furnizorul, numărul facturii, data facturii, totalurile și referințele PO. Această fază asigură că datele ajung rapid și precis în modulele ERP. Apoi, datele extrase sunt comparate cu ordinele de cumpărare și contractele pentru a valida corectitudinea. În final, sistemul creează factura AP pentru aprobare și programarea plății.

Prin convertirea unei facturi PDF nestructurate într-o factură AP structurată, companiile obțin avantaje precum reducerea timpului de aprobare, îmbunătățirea gestionării facturilor și un control mai bun asupra facturilor furnizorilor. Când este combinată cu automatizarea AP asistată de AI, aceste îmbunătățiri afectează pozitiv întregul lanț de aprovizionare, permițând echipei AP să optimizeze funcțiile AP și să se concentreze pe excepții sau negocieri cu valoare adăugată. Platforme precum automatizarea e-mailurilor ERP pentru logistică sprijină, de asemenea, aceste fluxuri prin permiterea actualizărilor și comunicării automate cu furnizorii direct din interfața ERP. Pe măsură ce ciclurile plăților se îmbunătățesc, transferurile interne scad, iar compania obține o scalabilitate mai mare și costuri operaționale reduse.

Automatizare și OCR: Transformă AP cu automatizarea conturilor de plătit

Automatizarea, atunci când este integrată în procesele AP, poate transforma în întregime modul în care sunt procesate facturile. Departamentele AP cu volum mare beneficiază de sisteme care îți automatizează procesarea facturilor, de la primire până la plată, reducând dramatic timpul de procesare. OCR este un element esențial în această transformare, deoarece citește atât textul, cât și pozițiile pe facturile documentelor. OCR-ul alimentat de AI oferă capacități robuste de captare a datelor—ajutând profesioniștii AP să mențină acuratețea evitând blocajele generate de introducerea manuală a datelor.

Automatizarea conturilor de plătit permite funcții precum potrivirea automată cu PO, detectarea excepțiilor, comunicarea cu furnizorii și procesarea fără atingere, fără intervenție umană. Cu instrumente avansate, facturile provin din multiple surse, cum ar fi e-mail sau încărcare PDF, și se integrează în fluxul de procesare al facturilor din ERP. Odată ce extragerea OCR este finalizată, fluxul trece lin în etapele de codificare, procese de aprobare și plată. De exemplu, Medius raportează reduceri de costuri de până la 50% când automatizarea înlocuiește sarcinile manuale din AP.

Automatizarea end-to-end îmbunătățește, de asemenea, relațiile cu furnizorii, deoarece plățile sunt mai punctuale și comunicarea mai transparentă. Departamentul AP se poate concentra pe gestionarea excepțiilor în locul sarcinilor repetitive de introducere. Tehnologiile dezvoltate pentru logistică și finanțe, precum instrumentele de corespondență automatizată, asigură fluxuri de informații fără întreruperi între platforme. Această mișcare fluidă a detaliilor facturilor între etapa OCR și cea de aprobare poate reduce intervenția manuală și crea piste de audit consistente. Mai mult, cu procese precum potrivirea în trei pași, echipele AP pot asigura că fiecare factură AP corespunde cu PO-urile și recepțiile, reducând erorile și riscurile de fraudă.

Extragerea datelor: Extracția datelor din facturi cu un parser

Extragerea exactă a datelor din facturi este crucială pentru orice proces AP, iar alegerea între metode bazate pe reguli și cele asistate de AI poate influența eficiența. Un parser funcționează ca un motor care identifică și structurează câmpurile de date din facturi, asigurându-se că totalurile, liniile de taxe, numerele PO, numele furnizorilor și pozițiile sunt pregătite pentru validare. Parse-urile alimentate de AI se pot adapta la formate diferite ale furnizorilor, în timp ce sistemele bazate pe reguli se bazează pe reguli de parsare predefinite care trebuie actualizate pe măsură ce formatele se schimbă.

După extragerea datelor din facturi, pașii de validare le compară cu ordinele de cumpărare, contractele și datele master din ERP pentru a asigura conformitatea și a reduce discrepanțele. Această etapă poate implica și curățarea datelor pentru a se potrivi cerințelor de integrare ERP și pregătirea formatelor precum CSV sau XML pentru încărcare. Sistemele avansate pot descărca datele facturii în format CSV sau JSON pentru compatibilitate mai largă, permițând integrarea prin apeluri REST API. Mulți profesioniști AP preferă soluțiile alimentate de AI deoarece acestea se scalează odată cu afacerea, gestionând facturi noi și variații de PO fără recodare manuală.

Cu instrumente inteligente, extragerea datelor din facturi asigură că facturile AP trec la aprobare fără întârzieri, permițând echipelor AP să proceseze facturi în mai puțin timp. Soluții precum fluxuri de lucru scalabile conduse de AI integrează capabilitățile parserului de documente cu platformele ERP, astfel încât introducerea datelor în ERP se face fără probleme. Reducerea erorilor prin automatizare construiește, de asemenea, încredere cu furnizorii și consolidează predictibilitatea plăților, ceea ce avantajează lanțul de aprovizionare mai larg și reduce disputele.

automatizează AP: De la factura pe hârtie la factura AP

Gestionarea unei facturi pe hârtie duce adesea la introducere manuală a datelor, timpi de procesare mai lungi și șanse mai mari de eroare umană. Soluțiile de automatizare AP acoperă acest decalaj prin digitalizarea imediată a documentelor pe hârtie folosind OCR și crearea directă a înregistrărilor de factură AP în sistemele ERP. Acest lucru accelerează procesele de aprobare și reduce costurile cu forța de muncă. În plus, automatizarea produce piste de audit, asigurând conformitatea cu reglementările și controalele interne.

Crearea directă a înregistrărilor de facturi AP în ERP îmbunătățește, de asemenea, procesele AP facilitând cicluri de plată mai rapide și făcând atașamentele facturilor și notele de aprobare asociate accesibile într-un singur loc. Prin integrarea digitală a facturilor furnizorilor, echipele de audit pot prelua ușor documentele pentru validare, reducând riscul documentelor lipsă. De exemplu, tehnologia OCR pentru facturi poate îmbunătăți acuratețea datelor cu peste 80% comparativ cu metodele manuale, deoarece inconsistențele sunt reduse în timpul extracției.

Aceste progrese înseamnă că profesioniștii AP pot gestiona scenarii complexe de fluxuri de lucru pentru procesarea facturilor, cum ar fi gestionarea excepțiilor și canale speciale de aprobare, fără a perturba structura principală de automatizare ERP. Pe măsură ce economiile de cost cresc, departamentul AP poate investi mai mult timp în relațiile cu furnizorii și în evaluările lanțului de aprovizionare. Capacitatea de a reduce manipularea manuală conduce la o mișcare fără întreruperi a informațiilor despre facturi prin fiecare etapă. Pentru întreprinderile în creștere, adoptarea soluțiilor ERP cinetice îmbunătățește scalabilitatea și asigură că procesele de gestionare a facturilor se adaptează odată cu creșterea afacerii.

Automatizare ERP: Cum să procesezi facturile și să le integrezi cu AP

Automatizarea ERP permite companiilor să proceseze facturile într-un mod consecvent și controlat. Fluxul standard de procesare a facturilor include etapele de captare, verificare, codificare, aprobare și plată. Automatizarea ERP se bazează pe API-uri sau middleware pentru a integra funcțiile AP cu alte sisteme de business. De exemplu, companiile pot folosi apeluri REST API pentru a muta detaliile facturilor extrase din platformele OCR direct în ERP fără intervenție umană. Integrarea cu sisteme ERP legacy poate fi complexă, necesitând planificare atentă și alegerea middleware-ului potrivit pentru a face puntea între diferențele de formate.

Practici recomandate pentru automatizarea ERP includ asigurarea captării exacte a datelor, folosirea potrivirii în trei pași pentru a valida facturile față de PO-uri și recepții și activarea arhivării scalabile pentru scopuri de audit. Raportarea în timp real și funcțiile de audit fără întreruperi permit profesioniștilor AP să monitorizeze procesele AP de la un capăt la altul. Platformele din industrii precum logistica adesea leagă automatizarea ERP de comunicarea alimentată de AI pentru a gestiona întrebările în timp ce datele facturilor curg în fundal.

Mentinerea unei structuri consecvente de gestionare a facturilor în automatizarea ERP asigură păstrarea relațiilor cu furnizorii și menținerea predictibilității proceselor de aprobare. Asigurarea integrării reduce necesitatea introducerii manuale și permite stocarea convenabilă a atașamentelor facturilor și a metadatelor pentru fiecare tranzacție. Indiferent dacă facturile provin din documente PDF, documente pe hârtie sau încărcări ale furnizorilor, sistemul ERP le poate procesa folosind logică consecventă, ajutând la impulsionarea creșterii operațiunilor financiare.

Folosește Docparser: Automatizează PDF în conturi de plătit

Docparser este un parser de documente bazat pe OCR care convertește documentele PDF în date structurate pregătite pentru ERP. Pentru a folosi Docparser pentru automatizarea proceselor AP, companiile creează mai întâi reguli de parsare care identifică detalii ale facturii precum furnizorul, numărul facturii, data facturii, referințele PO și pozițiile. Aceste reguli ajută la standardizarea modului în care parserul va extrage datele din facturile furnizorilor. Este posibilă și gestionarea atașamentelor, permițând înregistrări AP complete care includ atașamentele facturii și e-mailurile legate de tranzacție.

Configurarea Docparser implică încărcarea fișierelor PDF de probă, definirea șabloanelor, maparea câmpurilor către cerințele ERP și livrarea output-ului în format CSV, XML sau JSON prin REST API. Această flexibilitate susține integrarea cu ERP cinetic și alte platforme, asigurând că automatizarea ERP se scalează odată cu afacerea. Funcțiile avansate de validare permit echipelor AP să valideze datele extrase față de ordinele de cumpărare și înregistrările master înainte de crearea facturii AP, reducând erorile și discrepanțele.

Prin implementarea Docparser pentru a automatiza fluxurile de lucru, companiile pot genera înregistrări automate de facturi mai rapid, reducând costurile de procesare și sporind scalabilitatea. Lasă Docparser să gestioneze sarcinile repetitive de extragere astfel încât profesioniștii AP să se poată concentra pe excepții și relațiile cu furnizorii. Pe măsură ce facturile devin complexe și sunt implicați mai mulți furnizori, Docparser asigură că datele ajung rapid și precis în sistemele de plăți. Această capacitate permite companiilor să optimizeze procesele AP, să reducă sarcinile manuale și să mențină eficiența operațională chiar și pe măsură ce afacerea crește și cerințele lanțului de aprovizionare evoluează.

FAQ

Ce este procesarea facturilor PDF?

Procesarea facturilor PDF este conversia automată a facturilor furnizorilor în format PDF în înregistrări structurate AP într-un sistem ERP. Acest proces folosește OCR și parsere pentru a extrage câmpurile cheie ale facturilor pentru validare și plată.

Cum ajută OCR în procesul facturilor?

OCR citește textul și valorile numerice de pe facturi, inclusiv pozițiile, detaliile furnizorului și totalurile. Înlocuiește introducerea manuală a datelor cu captarea digitală, permițând facturilor să parcurgă fluxurile AP mai rapid.

Ce este automatizarea AP?

Automatizarea AP se referă la tehnologia care reduce sau elimină sarcinile manuale în fluxurile de lucru ale conturilor de plătit. Aceasta include primirea, validarea, codificarea și aprobarea facturilor fără intervenție umană.

Pot fi integrate facturile PDF cu orice sistem ERP?

Da, multe instrumente de automatizare pot integra datele din facturile PDF în aproape orice sistem ERP. Uneori integrarea necesită API-uri sau middleware pentru a ajusta formatele și a satisface cerințele ERP.

Care sunt beneficiile automatizării proceselor AP?

Automatizarea poate reduce timpul de procesare a facturilor cu până la 70% și erorile cu peste 80%. De asemenea, îmbunătățește relațiile cu furnizorii prin plăți la timp și comunicare transparentă.

Este Docparser potrivit pentru întreprinderile mici?

Docparser se poate scala odată cu afacerea, ceea ce îl face util atât pentru organizațiile mici, cât și pentru cele mari. Întreprinderile mici beneficiază de reducerea sarcinilor manuale și de o acuratețe îmbunătățită în fluxurile AP.

Cât de sigură este procesarea facturilor PDF?

Securitatea depinde de platforma aleasă. Soluțiile de top oferă criptare, permisiuni pe bază de roluri și piste de audit pentru a proteja datele facturilor și a asigura conformitatea.

Ce tipuri de date ale facturii pot fi extrase?

Câmpurile comune includ numele furnizorului, numărul facturii, data facturii, pozițiile, totalurile, liniile de taxe și referințele PO. Sistemele avansate capturează și metadate și atașamente.

Poate automatizarea gestiona facturile pe hârtie?

Da, facturile pe hârtie sunt scanate în documente PDF, apoi procesate cu OCR pentru extragerea datelor. Acest lucru le permite să urmeze același flux de lucru automatizat ca facturile digitale.

Cum validează echipele AP datele extrase?

Validarea implică verificarea câmpurilor extrase față de ordinele de cumpărare, contracte și datele master din ERP. Această etapă asigură acuratețea înainte ca factura AP să fie aprobată pentru plată.