Procesarea comenzilor de achiziție: pașii cheie explicați

Bazele achiziției, aprovizionării și rolul cumpărătorului

Bazele achiziției implică procurarea bunurilor sau serviciilor potrivite la momentul potrivit, la prețul și calitatea dorite. Precizia contează deoarece orice eroare poate duce la întârzieri, depășiri de costuri sau dispute cu un furnizor. Inexactitățile într-un ordin de cumpărare pot cauza probleme precum stocuri nedorite sau termene ratate. De aceea, elementele de bază ale achiziției formează fundația unui proces de cumpărare eficient. De asemenea, furnizează date esențiale pentru urmărirea comenzilor de achiziție în întreaga companie.

Aprovizionarea depășește simpla cumpărare. Este o funcție strategică în cadrul procesului de achiziții care gestionează activitățile de aprovizionare, relațiile cu furnizorii și negocierea contractelor. Un proces de aprovizionare bine gestionat poate ajuta la simplificarea lanțurilor de aprovizionare, la îmbunătățirea conformității și la creșterea eficienței generale. Conform cercetărilor din industrie, automatizarea în aprovizionare poate reduce ciclurile de procesare cu până la 70%, subliniind valoarea acesteia.

Rolul cumpărătorului este esențial. Un cumpărător este responsabil de identificarea cerințelor de achiziție, de colaborarea cu echipa de achiziții și de asigurarea că ordinul de cumpărare este creat corect. Ei lucrează îndeaproape cu echipa financiară pentru a gestiona alocarea bugetului și cu furnizorii pentru a coordona datele de livrare. Cumpărătorii inițiază cererea de comandă, supraveghează procesul de aprobare și urmăresc tranzacția până la finalizare. În multe industrii cu operațiuni intensive, instrumentele bazate pe AI, precum automatizarea e-mailurilor integrată în ERP, pot asista cumpărătorii prin reducerea sarcinilor administrative legate de emiterea unui ordin de cumpărare sau de confirmarea detaliilor furnizorului.

Un cumpărător trebuie să se asigure că toate aprobările necesare sunt obținute înainte ca ordinul de cumpărare să fie trimis. Această responsabilitate include menținerea vizibilității asupra detaliilor comenzii, alinierea la termenii și condițiile contractuale și prevenirea cheltuielilor neconforme. În esență, cumpărătorii funcționează ca legătura între nevoile operaționale și funcția strategică de aprovizionare, asigurându-se că fiecare tranzacție de achiziție este în concordanță cu obiectivele companiei.

tipuri de achiziție, cerere de achiziție și companiile folosesc ordine de cumpărare

Există diferite tipuri de achiziție, fiecare cu implicații unice pentru managementul riscului și implicarea furnizorilor. Achizițiile directe sunt pentru materiale sau bunuri legate direct de produsele pe care o organizație le vinde, cum ar fi materiile prime. Achizițiile indirecte acoperă bunuri sau servicii care sprijină operațiunile, precum consumabilele de birou. Acestea din urmă au adesea un profil de risc mai scăzut, dar pot afecta bugetul dacă sunt gestionate necorespunzător.

Crearea unei cereri de achiziție este primul pas formal înainte de emiterea unui ordin de cumpărare. Pentru a completa o cerere de achiziție, angajații documentează solicitarea de cumpărare, specifică detalii ale comenzii precum cantitatea și data de livrare și o trimit pentru aprobare. Acest proces asigură transparență și permite echipei de aprovizionare să evalueze necesitatea, conformitatea și furnizorii potențiali. Odată aprobată, următoarea acțiune este crearea unui ordin de cumpărare și continuarea în procesul de aprobare al ordinului de cumpărare.

Companiile folosesc ordinele de cumpărare pentru a impune controlul cheltuielilor și conformitatea. Un ordin de cumpărare devine un document legal obligatoriu odată acceptat de furnizor, protejând ambele părți. Acesta descrie prețurile, cantitățile și termenii conveniți, reducând erorile și sprijinind procesarea plăților cu acuratețe. Cercetările arată că practicile standardizate privind ordinele de cumpărare pot reduce ratele de eroare de la 30% la sub 5% (sursă). În operațiunile globale, ordinele de cumpărare digitale au contribuit în continuare la simplificarea proceselor de aprobare și la îmbunătățirea acurateței în urmărirea comenzilor de achiziție.

Aceste controale fac parte dintr-un proces mai amplu procure-to-pay, unde procesul de creare a ordinului de cumpărare susține atât nevoile operaționale, cât și supravegherea strategică. Acest lucru asigură că fiecare etapă a procesului este auditată și respectă standardele interne de conformitate, protejând fluxul de numerar în timp ce susține relațiile cu furnizorii.

ordin de cumpărare, procesul de achiziție, pași în ordinul de cumpărare și gestionarea comenzilor de achiziție

Un document standard de ordin de cumpărare include informațiile cumpărătorului și ale furnizorului, detaliile comenzii, cantitățile, prețurile, data livrării și termenii și condițiile. Datele corecte asigură o îndeplinire lină a comenzii. În cadrul procesului de achiziție, ordinul de cumpărare este creat doar după ce cererea de achiziție a obținut aprobările necesare.

Procesul de achiziție trece de la solicitarea inițială de cumpărare la emiterea unui ordin de cumpărare, urmat de confirmarea furnizorului și primirea bunurilor. Pașii în cadrul ordinului de cumpărare pot include identificarea cerinței, evaluarea furnizorilor, crearea comenzii și aprobările. Exemple din viața reală includ fabricile care se aliniază pe un ordin de cumpărare planificat cu livrare just-in-time pentru loturile de producție sau un acord-cadru pentru nevoi recurente.

Gestionarea comenzilor de cumpărare necesită menținerea vizibilității și urmărirea eficientă a comenzilor de achiziție. Aceasta include procesarea plății după confirmarea că produsul sau serviciul livrat se potrivește cu PO-ul. Procesul cunoscut sub numele de potrivire în trei părți — compararea PO-ului, a avizului de primire a mărfii și a facturii furnizorului — previne disputele. Companii precum virtualworkforce.ai oferă soluții pentru a ajuta la simplificarea procesului prin automatizarea corespondenței dintre cumpărători, echipele de achiziții și furnizori, reducând întârzierile cauzate de schimburile lungi de e-mailuri.

Cele mai bune practici pentru gestionarea comenzilor de cumpărare implică utilizarea unui sistem de management al ordinelor de cumpărare pentru a înregistra modificările, a monitoriza termenele și a asigura conformitatea. Un sistem bine gestionat susține obiectivele de management al achizițiilor și întărește relațiile cu furnizorii. Cercetările de la GEP evidențiază cum automatizarea poate îmbunătăți dramatic astfel de fluxuri de lucru.

po, proces po, procesarea manuală a po, procesarea achiziției și fluxul de procesare

Abrevierea PO se referă la un ordin de cumpărare, iar procesul po acoperă inițierea, aprobarea și urmărirea acelui document. Procesarea manuală a po în sistemele pe hârtie duce adesea la rate ridicate de eroare — unele chiar de 30% — și la încetinirea sarcinilor de procesare a achizițiilor (sursă). Aceasta mărește povara administrativă și riscurile pentru relațiile cu furnizorii.

Într-un proces po bazat pe hârtie, etapele principale includ redactarea PO-ului, dirijarea acestuia pentru aprobările necesare, trimiterea fizică către furnizor și confirmarea manuală a răspunsurilor. Procesarea manuală a unui ordin de cumpărare implică multiple departamente și rezultă adesea în blocaje. De exemplu, dacă o echipă financiară întârzie în validarea bugetului, întregul proces po poate rămâne blocat.

Fluxul de procesare circulă între echipa de aprovizionare, solicitatorii interni, finanțe și furnizori. Identificarea acestor predări este esențială în gestionarea po. Un flux tipic de procesare începe cu o cerere de comandă, trece la crearea comenzii, parcurge aprobările ordinului de cumpărare și se încheie cu îndeplinirea comenzii și procesarea plății. În unele contexte, automatizarea e-mailurilor bazată pe AI poate contribui la simplificarea comunicării, așa cum arată soluții precum aceasta.

Identificarea blocajelor în întregul proces po necesită revizuiri regulate și indicatori clari. Managementul PO beneficiază de vizibilitate în fiecare etapă astfel încât problemele — fie amânarea aprobării, fie lipsa confirmării de la furnizor — să fie rezolvate rapid. Tratarea eficientă a POS, a fluxului de procesare și a coordonării cu furnizorii reduce probabilitatea unor întârzieri costisitoare.

procesul ordinului de cumpărare, fluxul procesului ordinului de cumpărare și pași ai procesului ordinului de cumpărare

Procesul ordinului de cumpărare este crucial pentru a asigura că fiecare tranzacție de achiziție respectă politica companiei, menține conformitatea și sprijină eficiența operațională. O vedere de ansamblu end-to-end a acestui proces arată cum procesul ordinului de cumpărare constă din identificarea cerinței, selectarea furnizorului, aprobare, expediere și reconciliere.

Fluxul procesului ordinului de cumpărare permite organizațiilor să vizualizeze modul în care un ordin de cumpărare este creat, aprobat, trimis și finalizat. Pașii procesului ordinului de cumpărare încep cu cererea de achiziție, trec prin selectarea furnizorului, apoi crearea comenzii, procesul de aprobare și, în final, expedierea și confirmarea. Conform ghidurilor de bune practici, documentația corectă la fiecare etapă reduce disputele și susține procesarea mai rapidă a plăților.

Capcanele comune în procesul de achiziție includ detaliile de comandă inexacte, datele de livrare ratate, aprobările întârziate ale ordinului de cumpărare și lipsa vizibilității prin etapele procesului ordinului de cumpărare. Pentru a le rezolva, companiile ar trebui să aplice bune practici precum standardizarea formularelor, utilizarea unui format standardizat pentru ordinele de cumpărare și asigurarea unor canale de comunicare eficiente. Soluțiile axate pe automatizarea sarcinilor de cumpărare și pe urmărirea comenzilor de achiziție pot îmbunătăți procesul de aprovizionare mai eficient, reducând riscurile de întârzieri sau nepotriviri.

Organizațiile beneficiază, de asemenea, de aplicarea procesului ordinului de cumpărare prin relații mai puternice cu furnizorii și o mai bună pregătire pentru audit. Aceste avantaje întăresc motivul pentru care procesul de achiziție trebuie monitorizat ca parte a procesului de management pentru a menține eficiența.

automatizare, automatizați, ordine digitale de cumpărare, simplificare, software de aprovizionare, managementul ordinelor de cumpărare, sistem de management al ordinelor de cumpărare, cele mai bune practici și optimizarea procesului ordinului de cumpărare

Există un argument solid pentru automatizare în managementul ordinelor de cumpărare. Automatizarea procesului ordinului de cumpărare poate reduce drastic timpii ciclului. De exemplu, studiile arată o reducere a timpului de procesare de până la 70% cu o abordare automatizată a ordinelor de cumpărare (sursă). Beneficiile automatizării achizițiilor includ erori manuale reduse, vizibilitate mai bună și comunicare mai fluidă cu furnizorii.

Ordinele digitale de cumpărare sunt mult superioare formularelor pe hârtie în termeni de urmărire, conformitate și viteză. Utilizarea unui software de aprovizionare integrat cu un sistem de management al ordinelor de cumpărare permite echipelor de achiziții să automatizeze sarcini-cheie, cum ar fi procesul de creare a ordinelor de cumpărare, trimiterea PO-urilor și efectuarea potrivirii în trei părți automatizate. Un sistem robust de management ajută, de asemenea, la optimizarea procesului ordinului de cumpărare pentru economii de costuri și creșterea conformității. Beneficiile se extind la părțile interesate din finanțe, achiziții și furnizori în întregul proces procure-to-pay.

Pentru a simplifica aprobările și a contribui la eficientizarea procesului, organizațiile ar trebui să profite de bune practici precum accesul bazat pe roluri, formulare standardizate și lanțuri clare de aprobare. De exemplu, utilizarea automatizării fluxurilor de lucru bazate pe AI reduce rundele de aprobări prin e-mail. Tehnici pentru optimizarea procesului ordinului de cumpărare includ automatizarea notificărilor de expediere a comenzilor, urmărirea comenzilor de achiziție în timp real și asigurarea că termenii și condițiile sunt incluse în fiecare PO.

Prin automatizarea sarcinilor de cumpărare și aplicarea unui management eficient al procesului ordinului de cumpărare, companiile îmbunătățesc fluxul de numerar, facilitează îndeplinirea comenzilor și îmbunătățesc conformitatea cu cerințele interne și externe. Rezultatul unei automatizări bine implementate în gestionarea ordinelor de cumpărare este un proces de ordin de cumpărare mai eficient care susține excelența operațională și menține relații solide cu furnizorii.

FAQ

Ce este un ordin de cumpărare?

Un ordin de cumpărare este un document cu caracter legal creat de un cumpărător și trimis unui furnizor pentru a confirma o tranzacție de achiziție. Acesta detaliază bunurile sau serviciile solicitate, prețul convenit și data livrării.

De ce este important procesul ordinului de cumpărare?

Procesul ordinului de cumpărare este crucial pentru controlul cheltuielilor, asigurarea conformității și menținerea transparenței pe parcursul procesului de achiziție. Ajută la reducerea erorilor și a disputelor cu furnizorii.

Care sunt principalele tipuri de achiziție?

Principalele tipuri de achiziție sunt achizițiile directe, care se referă la inputurile pentru producție, și achizițiile indirecte, care susțin operațiunile organizației. Ambele necesită supraveghere pentru a gestiona riscul și costurile.

Ce este o cerere de achiziție?

O cerere de achiziție este un document intern folosit pentru a solicita achiziționarea de bunuri sau servicii. Include detalii specifice precum cantitatea, data livrării și justificarea și necesită aprobare înainte ca un ordin de cumpărare să fie emis.

Cum folosesc companiile ordinele de cumpărare?

Companiile folosesc ordinele de cumpărare pentru a formaliza acordurile cu furnizorii, a impune conformitatea și a controla bugetul. Ordinul de cumpărare servește, de asemenea, ca referință pentru urmărirea comenzilor de achiziție și procesarea plăților.

Care sunt dezavantajele procesării manuale a PO-urilor?

Procesarea manuală a PO-urilor implică adesea rate mari de eroare, timpi de ciclu mai lenți și vizibilitate redusă. Poate provoca blocaje în procesul de aprovizionare și poate duce la dispute cu furnizorii.

Cum poate automatizarea să îmbunătățească managementul ordinelor de cumpărare?

Automatizarea reduce erorile manuale, accelerează aprobările și crește vizibilitatea în întreg procesul ordinului de cumpărare. De asemenea, susține o mai bună conformitate și îmbunătățește colaborarea cu furnizorii.

Care sunt cele mai bune practici pentru gestionarea ordinelor de cumpărare?

Cele mai bune practici includ utilizarea unui sistem de management al ordinelor de cumpărare, standardizarea documentației, menținerea unor fluxuri de aprobare clare și monitorizarea metricilor de performanță pentru furnizori.

Ce este potrivirea în trei părți?

Potrivirea în trei părți este procesul de comparare a ordinului de cumpărare, a avizului de primire a mărfii și a facturii furnizorului pentru a asigura exactitatea înainte de procesarea plății. Ajută la prevenirea plăților în exces sau a fraudei.

Poate AI să ajute în procesul ordinului de cumpărare?

Da, AI poate automatiza sarcini repetitive precum introducerea datelor, corespondența prin e-mail și urmărirea comenzilor. Acest lucru sprijină un proces de aprovizionare mai eficient prin reducerea întârzierilor și evitarea erorilor.