SharePoint: AI för att hämta länkar från SharePoint

SharePoint Online & Microsoft 365 — varför använda AI för att hämta länkar

AI minskar den tid teamen lägger på att leta efter filer. Dessutom kan AI returnera direkta webblänkar (webUrl) plus korta sammanfattningar för snabb kontext. Detta sparar också upprepade kopieringar av en filväg mellan verktyg. När din organisation använder SharePoint som primär innehållslagring spelar sökbarhet roll. I den skala det rör sig om blir manuell sökning opraktisk. En färsk branschanalys uppger att över 80% av företag förlitar sig på SharePoint som sitt primära system för innehållshantering, vilket förklarar varför adoptionen av AI-sök växer snabbt här. Dessutom integrerar Microsoft Copilot och andra verktyg för att förbättra hur användare hittar relevanta dokument och länkar. Till exempel kan Copilot föreslå dokument och tillhandahålla länkar som den inloggade användaren kan öppna; plattformen upprätthåller säkerhet så att resultaten respekterar varje persons behörighet att se en fil från Microsoft. Dessutom bygger virtualworkforce.ai no-code AI-agenter som grundar svar i SharePoint och andra system. Denna metod minskar hanteringstiden för e-post och eliminerar manuellt kopiera-klistra mellan delade enheter. Därför svarar team snabbare och med färre fel. AI ökar också chansen att rätt person ser rätt innehåll på rätt SharePoint-webbplats i rätt tid. AI hjälper dessutom när filer finns i många bibliotek, mappar och i varierande dokumentformat. Till exempel kan ett företag ställa en förfrågan på naturligt språk och få en kort lista över relevanta dokument som lagras i SharePoint med webUrl-länkar och små sammanfattningar. Detta förbättrar slutligen operativa arbetsflöden över Power Platform och e-postagenter. Om du vill ha en praktisk pilot, se virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ för ett exempel på att integrera SharePoint som grund för e-postutkast och ärendesvar. Sammanfattningsvis omvandlar kombinationen av Microsoft 365, SharePoint och AI fragmenterat webbplatsinnehåll till användbara länkar och handlingsbara svar för team.

Förutsättningar — behörigheter, licenser och konton

Först behöver du rätt konton och åtkomst. En Microsoft 365-tenantanvändare krävs för de flesta interaktiva scenarier. Ofta registrerar du en Azure AD-app eller använder delegerad autentisering för automatiserade API-anrop. Användning av Copilot kräver dessutom en Microsoft 365 Copilot-licens för slutanvändare som vill ha de inbyggda Copilot-förslagen. En Azure-prenumeration blir nödvändig när du kör Azure-tjänster eller använder Azure AI Search för indexering. Planera därför licensfördelning i förväg för att undvika överraskningar. Om du tänker använda Graph API för att läsa drive-items och lista data kommer du i tester ofta att begära scopes som Sites.Read.All eller Sites.ReadWrite.All. Följ mönster för minst privilegium vid beslut om behörigheter och auktorisering. Bestäm även om du kommer att indexera innehåll med en applikationsidentitet eller förlita dig på den inloggade användaren. Inkludera autentiseringsflöden i din design och testa både delegerade och applikationsscenarier. Kartlägg vem som kommer att samtycka under tenant-adminflöden. Kom också ihåg att vissa företagsfunktioner kräver att en administratör godkänner behörigheter för åtkomst på webbplatsnivå. Skapa dessutom en test-SharePoint-webbplats eller ett provdokumentbibliotek för att validera flöden innan du skalar. Planera för backup-konton och en managed identity om du distribuerar en produktionspipeline. Schemalägg slutligen säkerhetsuppdateringar och en rutin för att granska åtkomstmönster. Om ditt team behöver teknisk support för uppsättning, inkludera det i tidsplanen. För mer om automatisering av e-postsvar som hänvisar till SharePoint-innehåll, se virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ som visar hur agenter grundar svar i företagsdata.

Indexerare och indexering: konfigurera Azure Cognitive Search för SharePoint

Börja med att använda SharePoint-connectorn/indexeraren i Azure Cognitive Search för att genomsöka bibliotek och extrahera innehåll och metadata. Connectorn kan dessutom komma åt många dokuments typer, inklusive docx och pdf, och producera ett sökbart index. Välj vilka specifika webbplatser och dokumentbibliotekskällor du vill inkludera. Mappa SharePoint-fält till indexfält så att AI kan använda titlar, taggar och anpassad metadata. Ställ in scheman för inkrementell indexering för att hålla indexet aktuellt utan att genomsöka allt igen. Använd även filter för filtyper för att begränsa omfånget och minska lagringskostnader. Överväg att exkludera stora arkiv eller en lång lista av SharePoint-filtyper du inte behöver. Övervaka indexerkörningar och granska fel. Vissa connector-funktioner kan vara i preview; testa dem i icke-produktionsmiljö först. Var uppmärksam på standardfältkodning eller inbäddad JSON i innehåll som kan kräva extra bearbetning för att normalisera metadata innan AI-konsumtion. Spåra dessutom mätvärden för indexstorlek, latens och antalet dokument som bearbetats. Dokumentbearbetningsbehov skiljer sig åt per filtyp och beroende på hur rik metadata är. Om du använder RAG-mönster, se till att din retrieval-steget identifierar och bifogar webUrl för kontext. Kombinera Azure Cognitive Search-resultat med Microsoft Graph-anrop när du behöver den live webUrl eller behörighetskontroller. virtualworkforce.ai rekommenderar ofta ett litet pilotindex för att validera retrieval-precision innan du skalar till många SharePoint-webbplatser. Använd slutligen övervakning och larm så att administratörer kan reagera när indexern rapporterar återkommande fel. För teknisk detalj om connectorer, se Airbyte SharePoint connector-dokumentationen här och ServiceNow-guiden för indexering av externt innehåll här.

Hämtning av SharePoint-dokument och SharePoint-listor (Microsoft Graph API:er)

Använd Microsoft Graph driveItem-endpoints för att läsa metadata inklusive webUrl och filsökväg för ett SharePoint-dokument. Ett vanligt GET-anrop till /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} returnerar kärnfält du kan använda i AI-promptar. Listor beter sig annorlunda. En SharePoint-lista lagrar fält som ofta inkluderar länkar som kolumnvärden snarare än drive-items. Fråga listobjekt via Lists API för att få fält för ett listobjekt och eventuella länkade URL:er. Hämta behörigheter på objektnivå via /permissions när du behöver validera en användares åtkomst till ett specifikt objekt. Säkerställ konsekvent metadata som titlar, taggar och anpassade fält så att AI-relevansen förbättras. Normalisera vanliga fält över bibliotek så att anrop för dokumentsök returnerar jämförbar data. Var uppmärksam på filtyper som pdf och docx som kräver olika parsning eller OCR i vissa fall. När en lista med SharePoint-resultat returneras, bifoga webUrl så att användaren kan öppna originalet. Om du måste extrahera innehåll från en privat mapp, kontrollera att din autentiseringsmodell stöder det området. Använd delegerad autentisering när du avser att respektera den inloggade användarens auktorisation; använd applikationsautentisering endast efter att ha bekräftat företagsregler. Planera för dokumentnivåkontroller i alla pipelines som returnerar länkar till användare. Kom också ihåg att dokument som lagras i SharePoint kan ligga bakom conditional access-policyer eller kräva ytterligare steg vid extern delning. För Microsofts vägledning om att konfigurera kunskapskällor och säkra förslag, se Microsoft Learn här.

Automatisera: Copilot, Power Automate och säker hämtning av innehåll

Copilot-agenter och Power Automate-flöden låter dig automatisera hämtning och sammanfattning av SharePoint-länkar. Copilot Studio låter dig dessutom konfigurera kunskapskällor för att begränsa sökningar till en specifik SharePoint-webbplats eller -bibliotek så att resultaten håller sig fokuserade. Power Automate kan trigga indexering, anropa Graph API-endpoints för att hämta webUrl-fält och sedan skicka resultat till en AI för att sammanfatta eller berika dem. När du automatiserar, upprätthåll dokumentnivåauktorisation och logga varje hämtning för revision. Implementera även conditional access och använd Entra-identiteter för service principals och managed identity-flöden. Routa känsliga utdata genom kontroller som maskerar hemligheter. Ställ in eskaleringsvägar i din automation så att exceptionella poster går till en administratör eller en mänsklig granskare. Behåll en kort retentionstid för mellanresultat. Kombinera Copilot-rekommendationer med företagsfunktioner som rollbaserad åtkomst för att säkerställa att användare bara ser det de kan öppna. Genomför säkerhetsuppdateringar och regelbundna granskningar av connectorer och service principals. Testa flöden som hämtar en SharePoint-fil och verifiera sedan åtkomst innan du returnerar en url. virtualworkforce.ai bygger dessutom no-code-agenter som automatiserar e-postsvar och grundar svar i SharePoint-innehåll, vilket kan minska hanteringstiden för driftteam. Dessa agenter kan skapa en anpassad pipeline för att extrahera, sammanfatta och bifoga länkar i utkast till svar. Om du behöver automatisera stora volymer, designa en resilient pipeline och inkludera retry-logik när indexer eller Graph API-anrop misslyckas.

Ytterligare resurser — exempel, filtypshantering, metadata och nästa steg

Börja med att inkludera praktiska punkter i din projektplan. Publicera exempel på Graph-anrop som hämtar webUrl och behörigheter. Lägg till ett Azure Cognitive Search-indexer-recept för vanliga filtyper. Lista regler för hantering av filtyper för docx, pdf och bilder som kräver OCR. Normalisera dessutom metadatafält över dokumentbibliotek och tillämpa taggningsregler för att göra AI-resultat konsekventa. Kartlägg en liten uppsättning SharePoint-webbkällor för en pilot innan du skalar till många webbplatser. Inkludera en checklista för förutsättningar så att du kan verifiera autentisering och admin-samtycke tidigt. Samla en kort lista över administratörer och webbplatsägare som snabbt kan åtgärda metadata-brister. Mät retrieval-precision och följ hur ofta användare klickar på den returnerade webbadressen jämfört med hur ofta de öppnar det underliggande SharePoint-dokumentet. Överväg RAG-mönster när du lägger till sammanfattning och välj om du ska lagra embeddings i ett vektorindex. Använd virtualworkforce.ai-resurser för driftsteam för att se exempel på att grunda svar i SharePoint och ERP-system; se automated-logistics-correspondence för ett användningsfall inom logistikautomatisering. Konsultera slutligen Airbyte SharePoint-connector-dokumentationen och ServiceNow-guiden för externt innehåll för ytterligare resurser. Om du behöver hjälp, fråga din cloud-admin eller kontakta teknisk support tidigt. Nästa steg: kör en pilot på ett litet antal webbplatser, mät användartillfredsställelse, justera metadata och filter, och skala sedan upp indexet och automationen.

FAQ

Hur hittar AI länkar i SharePoint?

AI hittar länkar genom att indexera innehåll och metadata i SharePoint och sedan returnera webUrl för relevanta objekt. En indexerare eller ett Graph API-anrop kan dessutom bifoga den direkta URL:en så att användare kan öppna originaldokumentet.

Respekterar AI-verktyg SharePoint-behörigheter?

Ja. AI-integrationer som Copilot och Graph-baserade lösningar respekterar SharePoints behörighetsmodeller och returnerar endast objekt en användare har rätt att se. Designa dina autentiserings- och auktoriseringsflöden för att använda antingen delegerad eller applikationsåtkomst baserat på policy.

Vilka licenser behöver jag för att köra Copilot med SharePoint?

Du behöver en Microsoft 365 Copilot-licens för användare som ska använda Copilot-funktioner, plus relevanta Azure-prenumerationer om du använder Azure-tjänster. Kontrollera också tenantnivåbehörigheter innan du rullar ut brett.

Kan jag indexera både dokument och listor?

Ja. Du kan indexera dokumentbibliotek och SharePoint-listinnehåll; sökindexet får olika fält från varje källa. Listor lagrar ofta länkar som kolumnvärden medan drive-items inkluderar webUrl-fält.

Vilka filtyper bör jag inkludera i indexering?

Inkludera vanliga typer som docx och pdf när du behöver fulltextsökning, och exkludera stora binärfiler som ökar kostnaderna. Definiera också ett filtypfilter som passar dina affärsbehov och efterlevnadskrav.

Hur säkerställer jag bra metadata?

Ställ in taggningsregler, mallar och tvingande fält på biblioteknivå för att förbättra metadata. Kör en pilot för att identifiera luckor och tilldela administratörer som åtgärdar återkommande problem.

Kan jag automatisera hämtning till e-post?

Ja. Du kan automatisera hämtning med Power Automate eller no-code-agenter som utformar meddelanden och infogar länkar till SharePoint-objekt. virtualworkforce.ai tillhandahåller exempel för logistik- och driftsteam som visar hur grundade svar snabbar upp svarstider.

Hur är det med säkerhet och revision?

Tillämpa conditional access, logga hämtningar och granska service principals regelbundet för att upprätthålla robust säkerhet. Inkludera också dokumentnivåkontroller innan du returnerar länkar till användare utanför den ursprungliga webbplatsen.

Hur mäter jag framgång?

Spåra mätvärden som klickfrekvens på returnerade webbadresser, tid sparad per sökning och förbättringar i retrieval-precision. Samla användarfeedback under en pilot och mät minskningen i manuella söktider.

Var hittar jag implementationsguider?

Konsultera plattformsdokumentation som Airbyte SharePoint-connector och Microsoft Copilot-vägledning för steg-för-steg-instruktioner. Utforska även leverantörsexempel och ytterligare resurser för att planera en pilot och sedan skala upp verksamheten.