适用于 Business Central 的 Microsoft 发票 OCR

Microsoft Dynamics 365 Business Central 集成：Business Central 中 OCR 的概述

Microsoft Dynamics 365 Business Central 提供用于自动化发票流程的高级工具，OCR 技术在这一转型中发挥关键作用。OCR（光学字符识别）使系统能够读取并解释来自纸质或电子文档的打印或手写文本。与 AI 模型的集成确保无论是扫描件还是数字接收的发票文档，都能高效处理，无需大量手动输入。Business Central 与 Microsoft Azure’s Form Recognizer 和 Read API 的集成增强了从文档中直接提取供应商详细信息、金额、日期和明细行的能力。

Business Central 的作用不仅限于基本的数据捕获。它支持完整的应付账款工作流，从接收文档到最终审批阶段。ERP 的强大功能与 AI 驱动的 OCR 相结合可带来可衡量的结果。例如，实施案例显示 准确率超过 95%，显著减少了代价高昂的录入错误。由于手动录入错误可能导致发票金额 1% 到 5% 的损失，这些改进为组织带来了直接的财务收益。

速度是另一项优势。使用 OCR 的公司在 Business Central 工作流中处理发票的速度比手动方法快 25% 到 60%，从而改善现金流并提升供应商满意度。该集成还带来成本降低，每张发票成本下降超过 70%。这使企业能够将员工分配到更具战略性的任务上，减少管理开支。

依赖大量文档工作流的公司（如物流或货代）可以将发票 OCR 与诸如 用于物流的 ERP 邮件自动化 等解决方案结合，扩展自动化到应付账款之外。借助能够处理多种文档格式的工具，Business Central 成为自动化财务运营的核心，同时保持高准确性和安全标准。

在 Business Central 中从 PDF 或图像文件自动捕获发票

在 Business Central 中，从 PDF 或图像文件捕获发票已简化以处理大量交易。用户可以将文件直接上传到系统，集成的 OCR 引擎会对其进行索引和解析。系统支持供应商以多种格式发送发票的场景，AI 驱动的工作流确保在 Business Central 中处理发票时无需人工解释每个字段。

发票捕获工作流通常在将 PDF 或图像文件上传或接收到为该流程配置的专用电子邮件地址时开始。Business Central 使用 OCR 工具将 PDF 和图像文件转换为结构化的电子格式。它还可以将传入的采购文档转换为直接映射到 Business Central 字段（例如合计、税额和供应商代码）的数据。此步骤实现零接触提取，即无需人工再次键入详细信息到 ERP 中。

一旦建立索引，系统会将发票数据与现有的供应商记录和采购订单进行校验，确保一致性和合规性。这种级别的自动化支持更准确的匹配并减轻应付账款团队的负担。它还创造了通过 API 与外部系统集成的机会，进一步简化发票处理和数据连接方式。

要求更高效率的组织可以将这些流程与内部通信自动化策略集成，例如 自动化物流往来通信，以覆盖后台和外部文档流。通过对双方进行自动化，公司可以实现更严格的财务控制并加快供应商付款的周转速度。

从来文配置 OCR 服务：训练 OCR 服务和 OCR 过程以避免错误

在 Business Central 中从来文配置 OCR 服务是实现高精度发票处理的关键步骤。企业通常首先连接到外部 OCR 服务或使用 Microsoft 的本地工具来处理初始提取。为了优化结果，团队可以使用常规供应商提供的一组示例发票对 OCR 服务进行训练。此训练可以微调 AI 识别模式，提高准确率并减少捕获后需要的更正工作。

通过来文模块，用户可以创建引用已上传文件的来文记录。然后他们为这些记录设置分类规则——例如它们是否代表采购文档、销售发票或其他记录。为了实现更高的准确性，应使用带有持续 OCR 反馈的 OCR 过程，实时纠正错误，使模型随时间改进。目标是持续生成可以转换为 Business Central 中文档记录并与其他记录无缝匹配的文档。

最佳实践建议维护不同供应商模板的库，持续改进在 Business Central 中映射提取字段的方式。通过应用训练 OCR 服务以避免错误的策略，组织可以防止总额、税额或明细行识别中反复出现的错误。例如，从处理过的发票生成的普通日记账分录可以事先根据 ERP 规则进行预校验，从而减少返工。

像 Microsoft Learn 的发票模型文档 等资源，对于理解字段映射和训练步骤特别有用。将配置良好的 OCR 工具与业务流程规则相结合，可确保更干净的数据和更可预测的自动化结果。

在来文页面管理来文：来自 OCR 服务的文档

来文页面是用户在 Business Central 中管理已由 OCR 处理的文档的地方。该界面显示所有相关的来文记录，并突出显示哪些可转换为采购发票记录。来自 OCR 服务的文档会显示提取的字段以便审核，从而可以快速将其与原始 PDF 或图像版本进行比较。

当创建新的来文记录时，来自来文暂存区域的服务充当缓冲区。在此处，用户可以在将提取的数据提交到 ERP 之前对其进行验证。该阶段对于异常处理尤为关键，尤其是当供应商发票包含意外格式或与采购订单存在差异时。

Business Central 提供工具以将来文文件与其元数据并列查看。这使财务人员能够根据预定义的业务规则进行批准或拒绝，从而在发票流程中保持准确性。通过适当设置，许多发票可以根据 OCR 系统的置信度分数手动或自动转换为供应商的采购发票。

为最大化效率，请将此功能集成到 可扩展的运营工作流程 中。此类集成有助于在团队在财务高峰期处理大量扫描发票时减少瓶颈。来文页面在确保提取数据在下游过账和付款计划之前可信方面发挥核心作用。

通过应付账款自动化（AP 自动化）简化 AP 流程

在 Business Central 中，应付账款自动化通过将 OCR 驱动的数据捕获与采购订单匹配和付款审批工作流连接起来，在 AP 流程中创造了新的效率。一旦捕获了发票数据，Business Central 就可以自动将供应商发票与采购订单和收货单进行匹配。这减少了手动校验工作并加快了审批周期。

从定量角度看，公司在部署自动化后可以将发票处理速度提高 25% 到 60%。错误率最多下降 90%，从而最大限度地减少了因争议或异常导致的延迟。AP 团队因此可以将重点放在高价值审批上，而不是手动录入，从而释放时间用于战略性支出分析。

效率来自将审批工作流集成到现有的 Business Central 工作流中，确保付款计划不会延误并保持稳固的供应商关系。将发票与采购订单匹配可防止超额计费和错过提前付款折扣。通过减少异常处理，公司能够实现更好的现金流可预测性并遵守采购政策。

将应付账款自动化与通信自动化相结合可确保有关发票状态的更新（无论是接受、拒绝还是标记）准确且及时，正如在使用 货运物流通信中的 AI 的行业所见。这些互联系统使财务团队更容易在 Business Central 内高效运行，同时保持透明度和数据完整性。

发票扫描与 AP 自动化：从采购发票到供应商发票

发票扫描是从初始采购发票阶段到最终供应商付款实现 AP 自动化的基础。高吞吐量环境中，无论是以 PDF 批量扫描还是使用平板或手机拍照，都能从发票扫描中受益。OCR 系统将这些图像文件转换为电子文档，并将其分类为可转换为供应商采购发票的文档。

一旦在 Business Central 中转换为文档记录，发票就会进入可能包括与采购订单匹配和安排付款的处理步骤。Business Central 可以根据置信度分数和预定义规则以手动或自动方式处理发票。例如，可以集成 kofax 或其他外部 OCR 服务以在专业环境中提高吞吐量。

未来趋势指向使用可以从纸质发票生成电子文档并将其集成到端到端 ERP 工作流中的工具，扩展 AP 自动化。通过使用 OCR 将传入发票直接转换为采购订单，企业可以进一步减少接触点。自动化策略将继续发展，优化采购文档数据从接收到账付款的流动，减少人工干预。

随着供应商采用更多数字标准以及 ERP 系统增强自动化能力，发票扫描将继续是运营效率的关键。希望简化流程的组织应识别将文档扫描集成到 Business Central 的机会，同时探索用于 通过 AI 改善客户和供应商互动 的工具。

常见问题

什么是适用于 Business Central 的 Microsoft 发票 OCR？

这是一种技术集成，允许 Business Central 自动读取并解释发票中的文本。它有助于加速发票流程并减少手动数据录入错误。

Business Central 中的 OCR 准确率如何？

在正确配置的情况下，Business Central 中的 OCR 可实现超过 95% 的数据捕获准确率。这减少了代价高昂的人工错误并改善了供应商关系管理。

Business Central 能处理 PDF 发票吗？

可以，它能够直接处理 PDF 发票，将所有相关详细信息提取到电子记录中。这适用于数字生成的 PDF 以及扫描文档。

Azure Form Recognizer 在 OCR 中扮演什么角色？

Azure Form Recognizer 在 Business Central 中用于从发票中提取特定数据字段。它应用 AI 模型来处理不同供应商格式和文档质量水平。

AP 自动化对我的业务有何好处？

应付账款自动化加快了发票的匹配和审批过程。它还降低了错误率并支持更好的现金流管理。

是否有必要训练 OCR 服务？

训练可以通过使系统熟悉您的供应商格式来提高 OCR 的准确性。这减少了重复错误并提高了提取数据的可靠性。

Business Central 中的 OCR 能处理手写发票吗？

一些 OCR 模型可以解释手写文本，但准确性取决于清晰度和一致性。使用高质量扫描可以提高手写数据提取的成功率。

来文页面有何帮助？

它集中管理通过 OCR 捕获的文档，便于审核和转换。异常可在此处处理，然后再进入主 ERP 工作流。

发票 OCR 的未来趋势有哪些？

未来的创新包括无需模板设置的 AI 模型以及与基于云的系统的更深集成。这些趋势将使发票处理更加无缝和完全自动化。

OCR 可以与其他自动化工具结合使用吗？

可以，OCR 与电子邮件和通信自动化配合良好。两者结合可实现从文档捕获到供应商沟通的端到端处理，无需人工干预。