SharePoint：使用 AI 从 SharePoint 获取链接

SharePoint Online & Microsoft 365 — 为什么使用 AI 获取链接

AI 可以减少团队在寻找文件上花费的时间。此外，AI 能返回直接的网页链接（webUrl）以及简短摘要以提供快速上下文，同时避免在多个工具之间重复复制文件路径。当组织以 SharePoint 作为主要内容存储时，可发现性尤为重要；规模化使手动搜索变得不切实际。最近的行业分析指出，超过 80% 的企业依赖 SharePoint 作为其主要内容管理系统，这也解释了为什么 AI 搜索采用率快速增长 此处。此外，Microsoft 将 Copilot 和其他工具整合进来以改进用户查找相关文档和链接的方式。例如，Copilot 可以建议文档并提供登录用户可打开的链接；平台会强制执行安全策略以确保结果遵循每个人查看文件的权限 来自 Microsoft。同时，virtualworkforce.ai 构建无需编码的 AI 代理，将回复与 SharePoint 及其他系统中的事实数据相结合。此方法还减少了处理电子邮件的时间并消除了在共享驱动器之间手动复制粘贴的需求，从而使团队响应更快、错误更少。AI 还提高了正确人员在正确时间看到正确 SharePoint 站点内容的机会，尤其当文件分布在多个库、文件夹并采用多种文档格式时更是如此。例如，企业可以提出自然语言查询，得到存储在 SharePoint 中的相关文档的简短列表，这些项会附带 webUrl 链接和小结。最后，这能改进 Power Platform 与电子邮件代理的业务流程。如果您想进行实操试点，请查看 virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/，示例展示了如何将 SharePoint 事实数据整合到电子邮件起草和案例回复中。总体而言，Microsoft 365、SharePoint 与 AI 的结合能将碎片化的站点内容转化为可用的链接和可操作的答案，供团队使用。

先决条件 — 权限、许可证和帐户

首先，您需要合适的帐户和访问权限。大多数交互式场景需要一个 Microsoft 365 租户用户。通常，您会注册一个 Azure AD 应用或在自动化 API 调用中使用委托授权。另一方面，使用 Copilot 需要为希望使用内置 Copilot 文档建议的终端用户配置 Microsoft 365 Copilot 许可证。当您运行 Azure 服务或使用 Azure AI Search 进行索引时，则需要 Azure 订阅。因此，请提前规划许可证分配以避免意外。若您计划使用 Graph API 读取驱动项和列表数据，测试期间可能会请求诸如 Sites.Read.All 或 Sites.ReadWrite.All 之类的作用域。接着，遵循最小权限模式来制定权限和授权决策。还需决定是用应用程序身份索引内容，还是依赖已登录用户。同时在设计中包含身份验证流程，并测试委托与应用程序两种场景。规划谁将在租户管理员流程中同意权限也很重要。请记住，某些企业功能需要管理员批准站点级别的访问权限。创建测试 SharePoint 站点或示例文档库以在扩展前验证流程。部署生产管道时，规划备用帐户和托管身份。最后，安排安全更新并定期审查访问权限模式。如果您的团队在设置方面需要技术支持，请在时间表中考虑这一点。有关自动化电子邮件回复并引用 SharePoint 内容的更多信息，请参见 virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/，其中展示了代理如何将回复基于企业数据。

索引器与索引：为 SharePoint 配置 Azure Cognitive Search

首先使用 Azure Cognitive Search 中的 SharePoint 连接器/索引器来爬取库并提取内容与元数据。该连接器可以访问多种文档类型（包括 docx 与 pdf），并生成可搜索索引。接着，选择要包含的特定站点和文档库来源。将 SharePoint 字段映射到索引字段，以便 AI 可以使用标题、标签和自定义元数据。设置增量索引计划以保持索引新鲜，而无需重新爬取全部内容。应用文件类型过滤以限制范围并降低存储成本，考虑排除大型归档或不需要的多种 SharePoint 文件类型。监控索引器运行并审查失败项。部分连接器功能可能处于预览阶段；请先在非生产环境中测试。注意默认字段编码或内容中嵌套的 JSON，这些可能需要额外处理以在 AI 使用前规范化元数据。跟踪索引大小、延迟和处理文档数量等指标。文档处理需求会随文件类型和元数据丰富程度而异。如果使用 RAG 模式，请确保检索步骤识别并附加 webUrl 以提供上下文。需要实时 webUrl 或权限检查时，可将 Azure Cognitive Search 结果与 Microsoft Graph 调用结合。virtualworkforce.ai 通常建议先进行小规模试点索引以验证检索准确性，再扩展到多个 SharePoint 站点。最后，使用监控与告警，以便在索引器报告持续错误时管理员能及时响应。有关连接器的技术细节，请参见 Airbyte SharePoint 连接器文档 此处 以及 ServiceNow 关于索引外部内容的指南 此处。

SharePoint 文档与 SharePoint 列表检索（Microsoft Graph APIs）

使用 Microsoft Graph 的 driveItem 端点读取元数据，包括 SharePoint 文档的 webUrl 与文件路径。例如，对 /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} 的典型 GET 请求会返回可用于 AI 提示的核心字段。列表的行为不同：SharePoint 列表通常将链接作为列值而非驱动项存储。通过 Lists API 查询列表项以获取列表项的字段和任何关联的 URL。当需要验证用户对特定项的权限时，可通过 /permissions 获取项级权限。确保一致的元数据（如标题、标签和自定义字段）以提升 AI 的相关性，并在库之间规范常见字段，使搜索文档调用返回可比的数据。注意某些文件类型（如 pdf 与 docx）在某些情况下需要不同的解析或 OCR。如果返回一组 SharePoint 结果，请附加 webUrl 以便用户打开原始文件。若需从私人文件夹提取内容，请检查您的身份验证模型是否支持该作用域。打算尊重已登录用户的授权时使用委托授权；在确认企业策略后再使用应用程序授权。在任何返回链接给用户的管道中，都要为文档级别访问检查进行规划。还要牢记，存储在 SharePoint 的文档可能受条件访问策略保护，或在对外共享时需要额外步骤。有关配置知识来源与安全建议的 Microsoft 指南，请参见 Microsoft Learn 此处。

自动化：Copilot、Power Automate 与安全内容检索

Copilot 代理和 Power Automate 流使您能够自动检索并汇总 SharePoint 链接。Copilot Studio 允许配置知识来源，以将搜索限制在特定 SharePoint 站点或库内，从而使结果保持聚焦。Power Automate 可触发索引、调用 Graph API 端点以检索 webUrl 字段，然后将结果传递给 AI 进行汇总或增强。在自动化时，请强制执行文档级授权并记录每次检索以便审计。实现条件访问，并为服务主体与托管身份流使用 Entra 身份进行信任管理。对敏感输出应通过能够屏蔽机密信息的控制通道进行路由。为自动化设置升级路径，以便将异常记录提交给管理员或人工审核者。对中间结果采用短期保留策略。将 Copilot 建议与基于角色的企业功能结合，确保用户仅能看到其有权打开的内容。定期更新安全补丁并审查连接器与服务主体。测试提取 SharePoint 文件的流程，然后在返回 URL 之前验证访问权限。virtualworkforce.ai 构建无需编码的代理以自动化电子邮件回复并将答案基于 SharePoint 内容，从而减少运维团队的处理时间。这些代理可以创建自定义管道以提取、汇总并将链接附加到草稿回复中。若需自动化大批量任务，请设计具有重试逻辑的弹性管道，以应对索引器或 Graph API 调用失败的情况。

其他资源 — 示例、文件类型处理、元数据与下一步

首先，在项目计划中纳入实用项。发布示例 Graph 调用以检索 webUrl 与权限信息；此外，为常见文件类型添加 Azure Cognitive Search 索引器配方。列出 docx、pdf 及需 OCR 的图像等文件类型的处理规则。在文档库之间规范元数据字段并实施标记规则，以使 AI 结果一致。为试点映射一小组 SharePoint 站点，然后再扩展到多个站点。包含先决条件检查清单，以便尽早确认身份验证与管理员同意。收集少量管理员与站点所有者以快速修补元数据缺口。衡量检索准确性并跟踪用户点击返回的 URL 与打开底层 SharePoint 文档的频率。添加汇总时考虑使用 RAG 模式，并决定是否将嵌入向量存储在向量索引中。使用 virtualworkforce.ai 的资源让运营团队查看将回复基于 SharePoint 与 ERP 系统的示例；参见 automated-logistics-correspondence，了解物流自动化的用例。最后，查阅 Airbyte SharePoint 连接器文档和 ServiceNow 的外部内容指南以获取更多资源。若需要帮助，请咨询您的云管理员或尽早联系技术支持。下一步：在少量站点上运行试点，衡量用户满意度，调整元数据与过滤器，然后扩展索引与自动化。

常见问题

AI 如何在 SharePoint 中查找链接？

AI 通过索引 SharePoint 中的内容与元数据来查找链接，然后返回相关项目的 webUrl。索引器或 Graph API 调用可以附加实时 URL，以便用户打开原始文档。

AI 工具是否尊重 SharePoint 权限？

是的。诸如 Copilot 和基于 Graph 的解决方案等 AI 集成会尊重 SharePoint 的权限模型，仅返回用户有权查看的项目。请根据策略设计您的身份验证与授权流程，选择使用委托访问或应用程序访问。

运行 Copilot 与 SharePoint 需要哪些许可证？

希望访问 Copilot 功能的用户需要 Microsoft 365 Copilot 许可证；如果使用 Azure 服务，还需要相关的 Azure 订阅。部署前请检查租户级的授权与权限。

我可以同时索引文档和列表吗？

可以。您可以索引文档库和 SharePoint 列表内容；不同来源会向搜索索引提供不同的字段。列表通常将链接作为列值存储，而驱动项则包含 webUrl 字段。

应在索引中包含哪些文件类型？

在需要全文搜索时包含常见类型如 docx 与 pdf，同时排除会增加成本的大型二进制文件。根据业务需求与合规规则定义文件类型过滤器。

如何确保良好的元数据？

在库级别设置标记规则、模板与执行策略以提升元数据质量。先运行试点以识别缺口，并指派管理员修复经常出现的问题。

我可以自动将检索结果插入电子邮件吗？

可以。您可以使用 Power Automate 或无需编码的代理来自动检索、起草消息并插入指向 SharePoint 项目的链接。virtualworkforce.ai 为物流与运营团队提供示例，展示基于事实的回复如何加速响应。

安全与审计方面怎么办？

强制执行条件访问、记录检索并定期审查服务主体以保持强健的安全性。在向站点外的用户返回链接前，包含文档级检查。

如何衡量成功？

跟踪点击返回 URL 的点击率、每次查询节省的时间以及检索准确性的改进。在试点期间收集用户反馈并衡量手动搜索时间的减少。

我在哪里可以找到实施指南？

查阅平台文档，例如 Airbyte SharePoint 连接器和 Microsoft Copilot 指南以获取逐步说明。还可以探索供应商示例与其他资源以规划试点并扩展运营。