适用于 Business Central 的应付账款自动化 – Microsoft

应付账款与 Business Central：为什么 AP 自动化对 Microsoft Dynamics 365 Business Central 至关重要

首先，应付账款（AP）团队仍然面临大量纸质和 PDF 发票。其次，手动的 AP 流程既耗时又易出错。例如，许多团队仍然把供应商邮件中的数据手动复制到分类账。这也导致审批缓慢和现金能见度受限。因此，运行 Business Central 的企业正在寻求自动化解决方案。事实上，41% 的英国 AP 团队正在积极迈向完全 AP 自动化，而 17% 预计将在 6 到 12 个月内实现全面自动化来源。这些统计数据既表明了需求，也显示了趋势的动力。

首先，风险何在？手动的 AP 流程会导致延迟付款和错失折扣。其次，它们增加了重复付款和欺诈的风险。此外，还会对管理层隐藏负债。因此，自动化 AP 并非奢侈，而是现代财务的核心。Business Central 的 ERP 客户可以大获裨益。核心收益包括在实施 AP 自动化后发票处理时间最多减少 70%，以及每张发票成本大约降低 60%来源。这些效率提升改善了总分类账并释放出用于战略工作的时间。

首先，一个工作定义有助于理解。AP 自动化涵盖发票捕获、审批工作流、付款执行和审计追踪。接着，一个有效的方法包括采购发票数据的捕获、与采购订单（PO）或收货的核验，以及过账入分类账。端到端流程减少了手动数据录入并加快了月末结账。因此，当您在 Business Central 中实现自动化时，您将获得现金能见度、控制力与合规性。对于需要基于邮件处理例外或快速回复的团队，将邮件自动化工具集成进来可以减少处理时间。例如，我们公司提供无代码 AI 代理，可使用 ERP 数据来起草和更新回复，帮助 AP 团队更快响应并使供应商对话与系统保持同步（用于物流的 ERP 邮件自动化）。

首先，组织必须决定采用完全嵌入式解决方案还是基于连接器的路径。然后，应绘制审批阈值和职责分离。还要考虑所选路径是否与财政或诸如 Dynamics GP 或传统 NAV 等其他 ERP 集成。最后，选择提供审计追踪、预构建集成和经验证投资回报率的供应商。这将帮助您在将 AP 从耗时的后台转变为控制中心的同时节省时间和费用。

发票捕获与自动化 AP：在 Business Central 中使用 OCR 和 AI 自动化发票流程

首先，发票捕获是自动化应付账款流程的第一步。接下来，光学字符识别（OCR）从 PDF 和图片中提取文本。然后，AI 验证字段、将供应商发票数据映射到总账，并将发票与采购订单或收货进行匹配。例如，智能捕获可以执行二方或三方的 PO 匹配，并将差异标记给人工审核。此外，随着机器学习的进步，提取准确率会随时间提高。因此，例外率下降，过账时间缩短。

首先，考虑技术层面。OCR 加上 AI 可处理发票抬头数据、行级明细、税务和编码。接着，一个健壮的系统会验证货币和增值税，然后自动填充发票编码。系统还可以导入文件或接收通过邮件发送的发票。因此，团队不再需要手动录入数据并减少错误。对于供应商发票量，这意味着更少的接触点和更少的返工。例如，Continia 提供一款完全嵌入 Business Central 的文档捕获产品。Continia 文档捕获可捕获发票、验证供应商数据并在 Business Central 内创建采购发票草稿，从而减少每张发票所花费的时间来源。

首先，要衡量正确的指标。关键指标包括提取准确率、例外率和过账时间。接着，跟踪无人工干预即可过账的发票比例。还要监测捕获的提前付款折扣和应付账款周转天数。然后，使用这些数据来调整规则并扩大自动化范围。对于 AP 部门，将例外减少一半可实现吞吐量翻倍。因此，财务团队可以腾出能力用于供应商谈判和现金预测。最后，请记住发票捕获只是起点。要获得最大价值，必须将捕获连接到工作流、审批和付款。

集成与端到端应付账款：在 D365 Business Central 中连接发票捕获、工作流与付款

首先，端到端的 AP 自动化流程将发票捕获与审批、过账和供应商付款连接起来。接下来，在 Business Central 内，您可以将发票通过审批工作流路由、将其过账到总分类账并安排付款。此外，这种端到端方法可确保发票记录与付款记录保持同步。因此，审计追踪得以完整保存，月末对账也变得直接明了。

首先，考虑集成选项。您可以选择原生应用或使用连接器。然后，决定是否采用完全嵌入式方法或混合模型。此外，Microsoft AppSource 上有许多应用可供快速发现。对于付款和 Positive Pay，Mekorma Payment Hub 是常见选择；它支持安全的供应商付款并与银行格式集成以降低欺诈风险。对于发票捕获，Continia 被广泛用作与 Business Central 集成的文档捕获与处理工具，支持二方和三方匹配。这些预构建集成减少了实施时间并有助于在公司和实体间维护数据完整性来源。

首先，跨公司和多实体场景需要重点关注。接着，确保已定义科目表映射和公司间过账规则。还要确认过账组和税务设置能在各实体间传递。然后，为每个实体设置审批工作流规则。此外，考虑如何处理供应商发票争议和汇款通知。最后，使用 API 连接器或预构建集成来同步供应商主数据、采购订单和付款数据。对于处理大量邮件例外的团队，添加 AI 邮件代理可以加速回复并自动更新发票状态。请参阅我们的自动化物流往来指南以获取减少系统间邮件摩擦的思路（自动化物流往来）。

AP 流程自动化解决方案：为 Microsoft Dynamics 365 Business Central 选择合适的自动化方案

首先，在嵌入式与第三方连接器方法之间做出决定。接着，评估解决方案与 Business Central ERP 的集成深度。还要检查软件是否在行级别提供 OCR 与 AI 能力。因此，向供应商询问提取准确率数据和例外处理工作流。对于嵌入式解决方案，其优势包括与过账的更紧密同步与更少的集成点。然而，第三方连接器可能在 AI 或付款功能上更强。例如，寻找提供 Positive Pay、供应商付款和可扩展处理能力的合适自动化解决方案。

首先，比较功能集。接着，评估安全性、欺诈检测与供应商支持。还要确认是否提供预构建集成、文件导入能力以及产品是否在 Microsoft AppSource 上架。然后，验证该解决方案是否支持端到端的供应商发票处理以及是否与采购订单与收货匹配集成。对于许多中端市场客户，Continia 和 Mekorma Payment Hub 常常位列候选名单，因为它们与 Business Central 集成并提供嵌入式功能。此外，能提供强大实施支持的供应商能降低上线风险。

首先，使用决策清单。接着，包含与 Dynamics 365 Business Central 的兼容性、OCR 质量、工作流定制、可扩展性和供应商服务水平协议（SLA）。还要确认解决方案支持跨公司与公司间过账，并且能够从外部来源导入 PO 与发票数据。然后，要求提供审计追踪和明确的职责分离。最后，使用试点数据集进行测试并验证诸如每张发票成本和平均过账时间等指标。如果您需要更快地响应供应商查询，请考虑集成邮件自动化；我们的 AI 代理可以起草具有上下文感知的回复并通过 API 访问 ERP 数据来更新发票（物流虚拟助理）。

实施并自动化您的应付账款：从手动 AP 流程到自动化 AP 的路线图

首先，绘制当前流程图。接着，识别耗时步骤和例外情况。还要记录审批阈值以及谁负责付款决策。然后，选择一组试点供应商和发票类型。例如，可从非 PO 发票或经常性的采购发票模式入手。还应导入历史发票以改善 AI 模型。随后，配置发票捕获、设置审批工作流并测试到总分类账的过账。对于许多团队，试点期为六到八周。在此期间，收集指标并微调规则。

首先，规划您的集成。接着，在完全嵌入式或连接器方法之间做出选择。还要配置银行文件格式和供应商付款档案以实现顺畅的供应商付款。然后，对用户进行新审批工作流和变更控制的培训。此外，设置职责分离和审计追踪以确保审批和付款满足合规要求。对于供应商入驻，向供应商提供清晰的发票提交指南以减少例外。如果邮件仍然是瓶颈，请将系统与 AI 邮件代理结合，以处理重复性查询并通过 API 在收件箱与 ERP 之间同步发票状态。有关治理建议，请参阅我们关于在不增加人手的情况下扩展物流运营的指南（如何在不增加人手的情况下扩展物流运营）。

首先，上线后进行强化支持并密切监控关键绩效指标（KPI）。接着，将范围扩展到更多供应商和发票类型。还要根据业务变化更新工作流。然后，加入付款自动化和 Positive Pay 以降低欺诈风险。最后，确保文档和持续培训，使团队不断改进。常见的陷阱包括数据质量差、供应商入驻不完整以及低估变更管理需求。及早应对这些问题可在长期节省时间和成本。

衡量影响并扩展：适用于 Microsoft Dynamics 的 KPI、节省与持续流程自动化

首先，衡量发票周期时间、每张发票成本和例外率。接着，跟踪捕获的提前付款折扣和应付账款周转天数。还要记录无人工干预即可过账的发票比例。然后，设定目标并按季度复审。对于 AP 部门，现实的目标包括处理时间减少 50–70% 以及每张发票成本最高降低 60%，如市场研究所示来源。

首先，清晰计算投资回报率（ROI）。接着，将节省的时间、减少的错误和更少的滞纳金作为输入项。还要包括员工再部署带来的价值。然后，将自动化扩展到付款和财务以获得更大杠杆。例如，集成 Mekorma Payment Hub 用于供应商付款可以增加安全性并降低银行费用，同时自动执行 Positive Pay 检查。此外，将 Microsoft Dynamics 的自动化扩展到 PO 匹配、发票编码和提前付款优化。最后，扩展到采购到付款（P2P）并连接至集团内的其他 ERP，以整合控制。

首先，持续改进很重要。接着，定期审计工作流和捕获准确率。还要测试新的 AI 模型并导入文件以丰富训练数据。然后，在发票量足够时集成供应商门户和 EDI。此外，确保解决方案与您的银行和财政系统集成。对于处理大量邮件例外的团队，无代码 AI 代理可以帮助起草回复、通过 API 在 ERP 中更新状态，并显著减少处理时间。有关 AI 如何在保持 ERP 数据最新的同时处理重复性消息的示例，请参阅我们关于用于货运代理沟通的 AI 的文章（用于货运代理沟通的 AI）。

常见问题

什么是适用于 Business Central 的 AP 自动化，它为何重要？

适用于 Microsoft Dynamics 365 Business Central 的 AP 自动化是在 ERP 内自动化发票捕获、审批工作流、过账和付款安排。它之所以重要，是因为它减少了手动数据录入、缩短了处理时间并提高了现金能见度。

OCR 和 AI 如何改进发票处理？

OCR 从 PDF 和扫描件中提取文本，而 AI 验证字段并将发票行映射到科目表。两者结合可减少手工录入并降低例外率。

我可以在 Business Central 内使用完全嵌入式的解决方案吗？

可以。一些供应商提供在 Business Central ERP 内运行的完全嵌入式解决方案，减少了集成点并保留了审计追踪。Continia 就是一个与 Business Central 集成的嵌入式文档捕获示例。

有哪些付款选项可以与 Business Central 集成？

付款中枢和连接器（如 Mekorma Payment Hub）可将银行文件、Positive Pay 和供应商付款与 Business Central 连接，以自动化付款批处理并降低欺诈风险。这些集成也简化了对账流程。

财务团队在自动化后应跟踪哪些 KPI？

跟踪发票周期时间、每张发票成本、例外率和应付账款周转天数。还要衡量捕获的提前付款折扣和无人工干预过账的发票比例。

典型的 AP 自动化试点需要多长时间？

试点通常持续六到八周，包括流程绘制、配置和测试。随后团队在分阶段上线的同时监控 KPI 并调整规则。

自动化解决方案是否支持多实体公司？

支持。许多 AP 自动化工具通过保留过账规则、税码和公司间映射来支持跨公司和多实体设置，从而在各实体间保持数据完整性。

常见的实施陷阱有哪些？

陷阱包括供应商入驻不充分、主数据不完整以及低估变更控制需求。及早解决这些问题可减少中断并加快实现投资回报。

如何更有效地处理基于邮件的例外？

使用无代码 AI 邮件代理来读取邮件上下文、通过 API 调取 ERP 数据并起草回复或自动更新发票状态。这可减少处理时间并使沟通与系统保持同步。

我在哪里可以了解更多有关将 ERP 邮件自动化与 AP 流程集成的信息？

请浏览有关 ERP 邮件自动化及相关工作流的资源。有关使用 AI 自动化邮件和 ERP 任务的实用指南，请参阅我们的 ERP 邮件自动化指南和 virtualworkforce.ai 上的案例研究。