SharePoint: AI pentru preluarea linkurilor din SharePoint

sharepoint online & microsoft 365 — de ce să folosești IA pentru a prelua linkuri

IA reduce timpul pe care echipele îl petrec căutând fișiere. În plus, IA poate returna linkuri web directe (webUrl) și rezumate scurte pentru context rapid. De asemenea, aceasta elimină copierea repetată a căii unui fișier între instrumente. În continuare, când organizația ta folosește SharePoint ca depozit principal de conținut, descoperibilitatea contează. La scară largă, căutarea manuală devine nepractică. O analiză recentă din industrie afirmă că peste 80% dintre companii se bazează pe SharePoint ca sistem principal de management al conținutului, ceea ce explică creșterea rapidă a adopției căutării prin IA aici. Mai mult, Microsoft integrează Copilot și alte instrumente pentru a îmbunătăți modul în care utilizatorii găsesc documente și linkuri relevante. De exemplu, Copilot poate sugera documente și oferi linkuri pe care utilizatorul autentificat le poate deschide; platforma aplică politici de securitate astfel încât rezultatele să respecte permisiunile fiecărei persoane de a vedea un fișier de la Microsoft. De asemenea, virtualworkforce.ai construiește agenți fără cod care ancorează răspunsurile în SharePoint și alte sisteme. În continuare, această abordare reduce timpul petrecut cu gestionarea emailurilor și elimină copierea manuală între unitățile partajate. Prin urmare, echipele răspund mai rapid și cu mai puține erori. Totodată, IA crește șansa ca persoana potrivită să vadă conținutul corect al site-ului SharePoint la momentul potrivit. În plus, IA ajută când fișierele sunt dispersate în multe biblioteci, foldere și formate de document variate. De exemplu, o companie poate formula o interogare în limbaj natural și poate obține o listă scurtă de documente relevante stocate în SharePoint cu linkuri webUrl și rezumate scurte. În final, asta îmbunătățește fluxurile operaționale pe platforma Power și agenții de email. De asemenea, dacă vrei un pilot practic, vezi virtualworkforce.ai/virtual-assistant-logistics/ pentru un exemplu de integrare a sursei de adevăr din SharePoint în redactarea de emailuri și răspunsuri pentru cazuri. Per ansamblu, combinația dintre Microsoft 365, SharePoint și IA transformă conținutul fragmentat al site-urilor în linkuri utilizabile și răspunsuri acționabile pentru echipe.

prerequisites — permissions, licences and accounts

În primul rând, ai nevoie de conturile și accesul potrivit. De asemenea, un utilizator dintr-un tenant Microsoft 365 este necesar pentru majoritatea scenariilor interactive. În continuare, vei înregistra frecvent o aplicație Azure AD sau vei folosi autentificare delegată pentru apeluri automate către API. În plus, utilizarea Copilot necesită o licență Microsoft 365 Copilot pentru utilizatorii care doresc sugestiile încorporate de documente. De asemenea, un abonament Azure devine necesar când rulezi servicii Azure sau folosești Azure AI Search pentru indexare. Prin urmare, planifică alocarea licențelor din timp pentru a evita surprizele. De asemenea, dacă plănuiești să folosești Graph API pentru a citi elemente drive și a lista date, vei solicita scope-uri precum Sites.Read.All sau Sites.ReadWrite.All în testare. În continuare, urmează modele de privilegii minime pentru deciziile de permisiune și autorizare. În plus, decide dacă vei indexa conținutul cu o identitate de aplicație sau te vei baza pe utilizatorul autentificat. De asemenea, include fluxurile de autentificare în designul tău și testează atât scenariile delegate, cât și cele de aplicație. Mai mult, cartografiază cine va oferi consimțământ în fluxurile de admin de tenant. De asemenea, amintește-ți că unele funcții enterprise necesită un admin pentru a aproba permisiunile la nivel de site. În plus, creează un site SharePoint de test sau o bibliotecă de documente exemplu pentru a valida fluxurile înainte de a scala. De asemenea, planifică conturi de backup și o identitate gestionată dacă implementezi un pipeline de producție. În final, programează actualizări de securitate și o rutină pentru revizuirea modelelor de acces la permisiuni. De asemenea, dacă echipa ta are nevoie de suport tehnic pentru configurare, include acest lucru în estimările de timp. Pentru mai mult despre automatizarea răspunsurilor prin email care citează conținut din SharePoint, vezi virtualworkforce.ai/logistics-email-drafting-ai/ care arată cum agenții ancorează răspunsurile în datele enterprise.

indexer and indexing: configure Azure Cognitive Search for SharePoint

Începe folosind conectorul/indexerul SharePoint din Azure Cognitive Search pentru a parcurge bibliotecile și a extrage conținutul și metadata. De asemenea, conectorul poate accesa multe tipuri de documente, inclusiv docx și pdf, și poate produce un index căutabil. În continuare, alege site-urile și sursele de bibliotecă de documente specifice pe care vrei să le incluzi. În plus, mapează câmpurile SharePoint la câmpurile din index astfel încât IA să poată folosi titluri, etichete și metadata personalizată. De asemenea, setează programe pentru indexare incrementală pentru a menține indexul actualizat fără a re-parcurge totul. Mai mult, aplică filtre pe tipuri de fișiere pentru a limita domeniul și a reduce costurile de stocare. De asemenea, ia în considerare excluderea arhivelor mari sau a unei liste lungi de tipuri de fișiere SharePoint de care nu ai nevoie. În continuare, monitorizează rulările indexerului și revizuiește erorile. În plus, unele funcții ale conectorului pot fi în preview; testează-le în medii non-producție mai întâi. De asemenea, fii atent la codificarea implicită a câmpurilor sau la JSON-urile imbricate în conținut care pot necesita procesare suplimentară pentru a normaliza metadata înainte de consumul de către IA. Mai mult, urmărește metrici precum dimensiunea indexului, latența și numărul de documente procesate. De asemenea, nevoile de procesare a documentelor diferă în funcție de tipul fișierului și de cât de bogată este metadata. În continuare, dacă folosești pattern-uri RAG, asigură-te că pasul de recuperare identifică și atașează webUrl pentru context. În plus, combină rezultatele Azure Cognitive Search cu apeluri Microsoft Graph când ai nevoie de webUrl live sau verificări de permisiuni. De asemenea, virtualworkforce.ai recomandă frecvent un index pilot mic pentru a valida acuratețea recuperării înainte de a scala la multe site-uri SharePoint. În final, folosește monitorizare și alerte astfel încât administratorii să poată reacționa când indexerul raportează erori persistente. Pentru detalii tehnice despre conectori, vezi documentația conectorului Airbyte pentru SharePoint aici și ghidul ServiceNow pentru indexarea conținutului extern aici.

sharepoint document and sharepoint list retrieval (microsoft Graph APIs)

Folosește endpoint-urile Microsoft Graph driveItem pentru a citi metadata inclusiv webUrl și calea fișierului pentru un document SharePoint. De asemenea, un GET tipic către /sites/{site-id}/drives/{drive-id}/items/{item-id} returnează câmpurile de bază pe care le poți folosi în prompturile IA. În continuare, listele se comportă diferit. De asemenea, o listă SharePoint stochează câmpuri care adesea includ linkuri ca valori de coloană, mai degrabă decât drive items. În plus, interoghează item-urile din liste prin API-ul Lists pentru a obține câmpurile unui item de listă și orice URL-uri legate. De asemenea, extrage permisiunile la nivel de item prin /permissions când trebuie să validezi permisiunea unui utilizator asupra unui item specific. Mai mult, asigură metadata consecventă, cum ar fi titluri, etichete și câmpuri personalizate, astfel încât relevanța IA să se îmbunătățească. De asemenea, normalizează câmpurile comune între biblioteci astfel încât apelurile de căutare a documentelor să returneze date comparabile. În continuare, fii atent la tipuri de fișiere precum pdf și docx care necesită parsare diferită sau OCR în unele cazuri. De asemenea, când o listă de rezultate SharePoint este returnată, atașează webUrl astfel încât utilizatorul să poată deschide originalul. În plus, dacă trebuie să extragi conținut dintr-un folder privat, verifică că modelul tău de autentificare suportă acel scope. De asemenea, folosește autentificarea delegată când intenționezi să respecți autorizarea utilizatorului autentificat; folosește autentificarea de aplicație numai după confirmarea politicii enterprise. Mai mult, planifică verificări de acces la nivel de document în orice pipeline care returnează linkuri către utilizatori. De asemenea, amintește-ți că documentele stocate în SharePoint pot fi protejate prin politici de acces condiționat sau pot necesita pași suplimentari când partajarea externă este implicată. În final, pentru îndrumări Microsoft privind configurarea surselor de cunoaștere și sugestiilor sigure, vezi Microsoft Learn aici.

automate: Copilot, Power Automate and secure content retrieval

Agenții Copilot și fluxurile Power Automate îți permit să automatizezi recuperarea și rezumarea linkurilor SharePoint. De asemenea, Copilot Studio îți permite să configurezi surse de cunoaștere pentru a limita căutările la un site sau o bibliotecă SharePoint specifică astfel încât rezultatele să rămână concentrate. În continuare, Power Automate poate declanșa indexarea, poate apela endpoint-uri Graph API pentru a prelua câmpurile webUrl și apoi poate transmite rezultatele către o IA pentru a le rezuma sau îmbogăți. De asemenea, atunci când automatizezi, aplică autorizarea la nivel de document și înregistrează fiecare recuperare pentru audit. În plus, implementează acces condiționat și Entrust cu identități Entra pentru service principals și fluxuri cu identitate gestionată. De asemenea, ar trebui să dirijezi ieșirile sensibile prin controale care redacționează secretele. În continuare, configurează căi de escaladare în automatizare astfel încât înregistrările excepționale să ajungă la un admin sau la un revizor uman. De asemenea, menține o politică scurtă de retenție pentru rezultatele intermediare. Mai mult, combină recomandările Copilot cu funcții enterprise precum accesul bazat pe roluri pentru a te asigura că utilizatorii văd doar ceea ce pot deschide. De asemenea, implementează actualizări de securitate și revizuiri periodice ale conectorilor și ale service principals. În continuare, testează fluxuri care preiau un fișier SharePoint, apoi verifică permisiunea de acces înainte de a returna un url. În plus, virtualworkforce.ai construiește agenți fără cod care automatizează răspunsurile prin email și ancorează răspunsurile în conținutul SharePoint, ceea ce poate reduce timpul de procesare pentru echipele operaționale. De asemenea, acești agenți pot crea un pipeline personalizat pentru a extrage, rezuma și atașa linkuri în răspunsuri draft. În final, dacă trebuie să automatizezi loturi mari, proiectează un pipeline rezilient și include logică de retry când indexerul sau apelurile Graph API eșuează.

additional resources — examples, file type handling, metadata and next steps

În primul rând, include elemente practice în planul tău de proiect. De asemenea, publică apeluri Graph exemplu care recuperează webUrl și permisiuni. În plus, adaugă o rețetă de indexer Azure Cognitive Search pentru tipuri de fișiere comune. În continuare, listează reguli de tratare a tipurilor de fișiere pentru docx, pdf și imagini care necesită OCR. De asemenea, normalizează câmpurile metadata între biblioteci și aplică reguli de etichetare pentru a face rezultatele IA consecvente. Mai mult, cartografiază un set mic de surse site SharePoint pentru un pilot înainte de a scala la multe site-uri. De asemenea, include o listă de verificare pentru prerechizite astfel încât să poți confirma autentificarea și consimțământul admin devreme. În plus, colectează o listă scurtă de administratori și proprietari de site care pot remedia rapid golurile de metadata. De asemenea, măsoară acuratețea recuperării și urmărește cât de des utilizatorii fac clic pe url-ul returnat versus cât de des deschid documentul SharePoint subiacente. În continuare, ia în considerare pattern-urile RAG când adaugi rezumare și alege dacă să stochezi embedding-uri într-un index vectorial. De asemenea, folosește resursele virtualworkforce.ai pentru echipele de operațiuni pentru a vedea exemple de ancorare a răspunsurilor în SharePoint și sisteme ERP; vezi automated-logistics-correspondence pentru un caz de utilizare în automatizarea logisticii. În final, consultă documentația conectorului Airbyte pentru SharePoint și ghidul ServiceNow privind conținutul extern pentru resurse adiționale. De asemenea, dacă vrei ajutor, întreabă administratorul cloud sau contactează suportul tehnic devreme. Pașii următori: rulează un pilot pe un set mic de site-uri, măsoară satisfacția utilizatorilor, ajustează metadata și filtrele, apoi scalează indexul și automatizarea.

FAQ

How does AI find links inside SharePoint?

IA găsește linkuri prin indexarea conținutului și a metadata din SharePoint și apoi returnând webUrl pentru elementele relevante. De asemenea, un indexer sau un apel Graph API poate atașa URL-ul live astfel încât utilizatorii să poată deschide documentul original.

Do AI tools respect SharePoint permissions?

Da. Integrările IA precum Copilot și soluțiile bazate pe Graph respectă modelul de permisiuni SharePoint și returnează doar elementele pe care un utilizator are dreptul să le vadă. De asemenea, proiectează fluxurile de autentificare și autorizare pentru a folosi fie accesul delegat, fie accesul de aplicație în funcție de politici.

What licences do I need to run Copilot with SharePoint?

Ai nevoie de o licență Microsoft 365 Copilot pentru utilizatorii care accesează funcțiile Copilot, plus abonamente Azure relevante dacă folosești servicii Azure. De asemenea, verifică drepturile la nivel de tenant înainte de a implementa pe scară largă.

Can I index both documents and lists?

Da. Poți indexa biblioteci de documente și conținutul listelor SharePoint; indexul de căutare primește câmpuri diferite de la fiecare sursă. De asemenea, listele stochează adesea linkuri ca valori de coloană, în timp ce drive items includ câmpuri webUrl.

Which file types should I include in indexing?

Include tipuri comune precum docx și pdf când ai nevoie de căutare full-text și exclude binarele mari care cresc costurile. De asemenea, definește un filtru de tipuri de fișiere care se potrivește nevoilor de business și regulilor de conformitate.

How do I ensure good metadata?

Setează reguli de etichetare, șabloane și aplicare la nivelul bibliotecii pentru a îmbunătăți calitatea metadata. De asemenea, rulează un pilot pentru a identifica golurile și alocă administratori pentru a remedia problemele recurente.

Can I automate retrieval into emails?

Da. Poți automatiza recuperarea cu Power Automate sau agenți fără cod care redactează mesaje și inserează linkuri către item-uri SharePoint. De asemenea, virtualworkforce.ai oferă exemple pentru echipele de logistică și operațiuni care arată cum răspunsurile ancorate accelerează timpii de răspuns.

What about security and auditing?

Aplică acces condiționat, înregistrează recuperările și revizuiește regulat service principals pentru a menține securitatea. De asemenea, include verificări la nivel de document înainte de a returna linkuri către utilizatori din afara site-ului original.

How do I measure success?

Urmărește metrici precum rata de click pe url-urile returnate, timpul economisit per interogare și îmbunătățirile în acuratețea recuperării. De asemenea, colectează feedback de la utilizatori în timpul unui pilot și măsoară reducerea timpilor de căutare manuală.

Where can I find implementation guides?

Consultă documentația platformelor precum conectorul Airbyte pentru SharePoint și ghidul Microsoft Copilot pentru instrucțiuni pas cu pas. De asemenea, explorează exemplele furnizorilor și resurse adiționale pentru a planifica un pilot și apoi a scala operațiunile.