Captura de faturas para o Microsoft Dynamics 365 Business Central

captura de faturas no microsoft d365 business central: visão concisa e benefícios mensuráveis

A captura de faturas no Microsoft D365 Business Central extrai automaticamente detalhes do fornecedor, número da fatura, data, itens de linha e totais de arquivos PDF e imagens. O recurso usa OCR e AI/ML para ler diferentes formatos de fatura e aprender layouts ao longo do tempo. Como resultado, as equipas reduzem rapidamente a entrada manual e os erros, e as aprovações ficam mais ágeis. Benchmarks do setor mostram que organizações que utilizam captura de faturas orientada por IA relatam até uma redução de 70% no tempo de processamento de faturas e até uma queda de 60% no custo por fatura, segundo avaliações independentes. Esses números enfatizam por que líderes financeiros priorizam automação e precisão.

Tecnicamente, o processo combina reconhecimento óptico de caracteres com machine learning para correspondência de campos e pontuação de confiança. Depois, etapas robóticas tratam lançamentos rotineiros e aprovações simples para simplificar o fluxo. O recurso de captura de faturas no Business Central também consegue ler diferentes formatos de fatura de vários fornecedores e sinalizar exceções para revisão humana. Para equipas financeiras que precisam de trilhas de auditoria e retenção digital, a captura fornece registos rastreáveis e histórico de lançamentos. A Microsoft afirma que a ferramenta usa “AI, ML, OCR, and RPA to make the process of handling invoices faster and more accurate” (ERP Software Blog), o que melhora conformidade e preparação para auditorias.

Em resumo, os benefícios mensuráveis incluem aprovações mais rápidas, melhores relacionamentos com fornecedores e redução dos custos de processamento. Também há menos erros de digitação e fluxos de caixa mais previsíveis. Organizações observam uma diminuição de 30–50% nos erros de entrada manual de dados quando capturam dados de faturas com IA e OCR (ERP Software Blog). Se quiser migrar do papel para o digital, a capacidade básica de captura do Business Central começa a funcionar rapidamente, e equipas podem iniciar em minutos com as ferramentas de fatura e a captura de dados de faturas durante um piloto.

microsoft dynamics and dynamics 365 finance: como a captura de faturas se liga a contas a pagar

A captura de faturas conecta-se de forma estreita aos registos de contas a pagar e à lógica de lançamento dentro dos módulos Dynamics 365 e Dynamics 365 Finance. Os ficheiros recebidos são encaminhados para a página Incoming Documents, onde o OCR extrai campos chave e depois os mapeia para cartões de fornecedor, perfis de lançamento e o diário de faturas. O sistema integra-se com os dados mestres de fornecedores para que as faturas dos fornecedores batam automaticamente quando IDs de fornecedor, números fiscais ou referências de pedido de compra coincidirem. Para linhas sem PO, atualizações recentes ampliaram o tratamento de non-PO diretamente no diário de faturas, reduzindo intervenção manual e mantendo as equipas de AP focadas nas exceções. Veja as notas de versão sobre novas capacidades na release wave 2 para confirmação (Cegeka).

Como a captura se integra com aprovações e lançamentos, sua trilha de auditoria torna-se visível e verificável. O histórico de lançamentos regista quem aprovou um documento, quando a aprovação ocorreu e quais lançamentos no razão contábil resultaram. Isso significa que verificações de conformidade e relatórios financeiros partem da mesma fonte de verdade. KPIs a vigiar incluem tempo de processamento, duração do ciclo de aprovação e taxa de exceções. Acompanhe a taxa de processamento direto (straight-through processing) e a percentagem de faturas que nunca requerem entrada manual. Medir esses KPIs mostra onde ajustar mapeamentos de fornecedor, fluxos de aprovação e onboarding de fornecedores.

Para equipas que usam automação mais ampla, o fluxo de captura também se liga ao Power Platform e a insights estilo Copilot, permitindo que líderes financeiros construam dashboards e acionem ações subsequentes. Se a sua organização precisa simplificar a correspondência digital em torno de faturas e questões de fornecedores, os agentes da virtualworkforce.ai podem redigir respostas ricas em contexto e verificar o estado do ERP em tempo real, reduzindo o tempo gasto com emails rotineiros de fornecedores. Isso mantém o AP focado em aprovações, optimização de caixa e relacionamento com fornecedores.

automação de faturas e automação de contas a pagar: processando faturas de fornecedores e modernizando fluxos de trabalho de AP

A automação de faturas moderniza a forma como as equipas de AP processam faturas de fornecedores de ponta a ponta. O fluxo típico segue captura → mapeamento automático → verificação/aprovação → lançamento. Exceções são encaminhadas para revisores com pontuações de confiança e imagens anotadas. Para faturas com PO, o sistema confronta itens de linha e totais com os dados do pedido de compra. Para faturas sem PO, o sistema lança através do diário de faturas ou encaminha para codificação, dependendo das regras. Essa mistura de automação e verificações humanas aumenta a taxa de processamento direto e reduz exceções por 100 faturas.

Meça o que importa. Acompanhe percentagem de STP, taxa de exceções, custo por fatura e dias a pagar em aberto. Estudos do setor mostram que a automação de faturas reduz o tempo de processamento em até 70% e pode reduzir o custo por fatura em até 60% a 80% em alguns casos (Rho). Esses ganhos vêm de menos cliques, menos entrada manual e aprovações mais rápidas. Equipas que libertam pessoal de AP podem focar em negociação com fornecedores, descontos por pagamento antecipado e previsão de caixa. Também melhoram o relacionamento com fornecedores por meio de pagamentos mais rápidos e resolução de disputas mais clara.

Escolha regras que reflitam os requisitos do seu negócio. Comece por fornecedores de alto volume e depois expanda. Use referências cruzadas de fornecedores e grupos de lançamento para reduzir codificação manual. Onde as faturas incluem muitos itens de linha, configure o sistema para ler itens de linha e propor códigos de GL, deixando os aprovadores confirmarem. Se precisar de ajuda a gerir threads de email e solicitações de fornecedores enquanto as faturas percorrem o fluxo, a virtualworkforce.ai redige respostas, cita o contexto do ERP e pode até registar atividade de volta aos sistemas. Isso reduz o tempo humano gasto em verificações de status e aumenta o rendimento.

solução de captura de faturas: ocr, ia e machine learning para capturar no dynamics 365 finance e melhorar a precisão

Uma solução eficaz de captura de faturas combina reconhecimento óptico de caracteres com modelos de IA que aprendem templates de fatura e sugerem codificação. O OCR converte imagens em texto, depois o ML mapeia campos como nome do fornecedor, ID fiscal, número da fatura, data da fatura e totais. O sistema atribui uma pontuação de confiança. Campos de baixa confiança vão para revisão humana. Ao longo do tempo, o modelo de ML aperfeiçoa os mapeamentos e aumenta a taxa de codificação automática.

A Microsoft fornece capacidades integradas no Dynamics 365 Finance, e parceiros acrescentam opções especializadas para requisitos complexos. Por exemplo, Continia e Fidesic aparecem no AppSource e oferecem funcionalidades de fluxo de trabalho de AP mais profundas e ferramentas de onboarding de fornecedores. Se as suas faturas incluem muitos itens de linha ou regras fiscais complexas, pode optar por uma app de parceiro para reduzir o trabalho de configuração. A release wave de 2023 ampliou essas capacidades no Dynamics 365 Finance and Operations e alargou o suporte para faturas sem PO (Cegeka).

Espere que a precisão comece mais baixa em digitalizações de baixa qualidade e depois aumente à medida que o sistema vê mais amostras e os mapeamentos de fornecedor melhoram. Use referências cruzadas e mapeamentos de fornecedor para acelerar a codificação automática. Além disso, utilize o AI Builder ou outros serviços Azure quando precisar de regras de extração personalizadas, e integre o modelo no seu fluxo através de conectores do Power Platform. Se quiser comparar ferramentas de captura, lembre-se de testar com uma amostra representativa do seu conjunto de documentos, porque diferentes formatos de fatura e qualidade de imagem produzem resultados muito diferentes.

Por fim, a ferramenta de captura que escolher deve corresponder às suas necessidades de governança. Aplique controlos de acesso baseados em funções, registos de auditoria e políticas de retenção para entidades legais e relatórios financeiros. Para equipas que querem implantação rápida, alguns fornecedores anunciam que pode começar em minutos com a captura de dados de faturas, mas planeje um piloto para que possa medir STP e exceções antes de escalar.

configurar e usar recursos microsoft para automatizar a captura de faturas: configuração, mapeamento, aprovações e governança

Configure a captura escolhendo uma ferramenta de OCR, habilitando Incoming Documents, definindo referências cruzadas de fornecedor e configurando grupos de lançamento. Em seguida, defina fluxos de aprovação no diário de faturas e teste. Comece com um piloto em fornecedores de alto volume. Meça processamento direto e exceções por quatro a seis semanas. Refine seus mapeamentos e regras de aprovação com base nos resultados.

Boas práticas sugerem mapear formatos de fatura comuns de diferentes fornecedores primeiro. Isso aumenta o STP inicial e treina o ML mais rapidamente. Defina regras de exceção para que pequenas diferenças não criem falsos positivos. Aplique segregação de funções e limites de aprovação para controlos financeiros. Políticas de retenção, funções de usuário e registos de auditoria ajudam na conformidade e relatórios financeiros. Ao executar um piloto, inclua uma mistura de faturas com PO e sem PO. Inclua o matching de pedido de compra como parte do teste para faturas com PO.

Use recursos da plataforma para estender a captura. Por exemplo, integre com SharePoint ou OneDrive para armazenamento de documentos, ou use Power Apps e fluxos do Power Platform para automatizar notificações. Também pode aproveitar insights estilo Copilot da Microsoft para fazer perguntas em linguagem natural sobre o status do fluxo de trabalho. Se precisar de redação de email ou respostas rápidas durante aprovações, a virtualworkforce.ai pode redigir e enviar emails contextuais que citam o contexto do ERP e sincronizam de volta ao razão contábil. Isso reduz entrada manual e verificações repetidas de status.

Finalmente, envolva o TI para atualizações de segurança e suporte técnico. Use serviços Azure para escalar e teste backup e retenção entre entidades legais. Documente seus requisitos de negócio e agende revisões regulares de STP, custo por fatura e exceções para que possa melhorar continuamente o fluxo de processamento de faturas.

fidesic, captura de faturas no dynamics 365 e opções de terceiros: escolha a solução certa para processos de contas a pagar

Escolher entre a captura nativa e apps de terceiros depende da sua complexidade, prazo e orçamento. A captura nativa no Business Central base cobre muitos cenários padrão e integra-se com o diário de faturas e cartões de fornecedor. Para requisitos mais exigentes, soluções de parceiro como a Fidesic acrescentam portais avançados para fornecedores, automação de pagamentos e tratamento de exceções mais profundo. Procure no AppSource módulos especializados ou consulte parceiros que constroem sobre o Microsoft Dynamics 365 Business Central se precisar de fluxos de trabalho avançados.

Considere estes pontos de comparação: configurabilidade, suporte a itens de linha complexos, velocidade de implementação, relatórios e custo total de propriedade. Se precisar processar faturas com muitos itens de linha, ou suportar múltiplas entidades legais e regras de lançamento personalizadas, uma solução de parceiro pode reduzir o esforço de customização. Ferramentas de captura de terceiros frequentemente incluem conectores pré-construídos para ERPs populares, como Dynamics GP, e para módulos de operações financeiras. Também podem suportar formatos de fatura de diferentes fornecedores e onboarding automatizado de fornecedores.

Ao avaliar fornecedores, execute um piloto que reflita o volume real e a qualidade dos documentos. Inclua um conjunto de teste que cubra papel digitalizado, anexos PDF por email e faturas eletrónicas. Verifique se o fornecedor suporta sincronização com seus dados mestres de fornecedor e se consegue gerir fornecedores e regras de lançamento em várias empresas. Também verifique atualizações de segurança, suporte técnico e capacidade de personalizar a extração para layouts invulgares. Se quiser reduzir o tempo gasto em emails de fornecedores durante o rollout, considere adicionar automação de email para que o pessoal de AP receba menos perguntas de status e mais tempo para tratar exceções (assistente virtual para logística).

Por fim, escolha a solução que suporta seus objetivos de longo prazo. Se pretende simplificar processos de contas a pagar e escalar sem contratar, escolha uma ferramenta que corresponda à sua taxa requerida de STP, suporte seus casos de uso com PO e sem PO, e ofereça relatórios claros para reportes financeiros e trilhas de auditoria. Listagens no AppSource e demos de parceiros ajudam a comparar opções rapidamente, e um piloto faseado ajuda a provar o ROI antes do rollout empresarial.

FAQ

O que exatamente faz a captura de faturas no Business Central?

A captura de faturas extrai automaticamente campos-chave da fatura e os mapeia para registos dentro do Business Central. Reduz a entrada manual ao usar OCR e ML, permitindo que as equipas de AP se concentrem nas exceções.

A captura de faturas consegue lidar com faturas com PO e sem PO?

Sim. As atualizações do Dynamics 365 aumentaram o suporte para faturas sem PO, e pode processar essas diretamente no diário de faturas. O matching com PO permanece disponível para fluxos de trabalho padrão de pedido de compra.

Quanto tempo as empresas podem esperar economizar?

Estudos do setor relatam até 70% de redução no tempo de processamento de faturas quando as empresas adotam captura orientada por IA (Rho). Resultados reais dependem da qualidade dos documentos e da mistura de fornecedores.

A captura de faturas requer software de terceiros?

Nem sempre. O Business Central base oferece recursos de captura integrados, mas parceiros como a Fidesic ou apps especializadas no AppSource podem acrescentar fluxo de trabalho e relatórios avançados. Escolha conforme complexidade e volume.

Como o OCR se encaixa na solução?

O reconhecimento óptico de caracteres converte imagens digitalizadas em texto que modelos de ML então mapeiam para campos. A qualidade do OCR afeta a precisão inicial e o volume de intervenção humana necessário.

Quais KPIs devemos monitorar após a implementação?

Acompanhe tempo médio de processamento de faturas, custo por fatura, taxa de exceções e percentagem de STP. Essas métricas mostram quanto a automação reduz a entrada manual e acelera aprovações.

Como devemos pilotar a captura de faturas?

Comece com 100–500 faturas representativas entre fornecedores e formatos. Configure mapeamentos, execute a ferramenta de captura, meça KPIs por 4–6 semanas e depois itere antes de ampliar o uso.

A captura de faturas pode integrar-se com outras ferramentas da Microsoft?

Sim. Pode integrar a captura com Power Platform, SharePoint, OneDrive e recursos Copilot. Também pode usar Azure para modelos personalizados e o AI Builder para extração tailor-made.

A captura vai substituir a equipa de AP?

Não. A captura reduz entrada manual e trabalho repetitivo, libertando a equipa de AP para tarefas de maior valor, como gestão de fornecedores e optimização de caixa. A intervenção humana permanece necessária para exceções e aprovações.

Como a virtualworkforce.ai ajuda na eficiência do AP?

A virtualworkforce.ai redige emails contextuais e automatiza respostas durante ciclos de aprovação, o que reduz o tempo gasto em correspondência com fornecedores e diminui erros. Isso mantém as equipas de AP focadas em aprovações e exceções enquanto assegura comunicação atempada.