OCR de Faturas para Dynamics 365: Captura de Faturas de Fornecedores

Processamento de faturas em ERP com Dynamics 365 Finance

O processamento de faturas continua sendo uma das tarefas mais exigentes dentro de um ambiente ERP. Embora Dynamics 365 Finance ofereça controles centralizados, a entrada manual de dados, gargalos de aprovação e o manuseio de diferentes formatos de fatura frequentemente criam atrasos. Muitas equipes financeiras gastam tempo significativo capturando os dados dos fornecedores, conciliando com uma ordem de compra e garantindo conformidade antes do pagamento. As taxas de erro na entrada manual de dados podem variar de 1-3%, o que pode resultar em pagamentos incorretos ou atrasos na postagem de uma fatura pendente no diário de faturas. Altos tempos de processamento também sobrecarregam o administrador de contas a pagar, que deve gerenciar as faturas recebidas enquanto equilibra outras prioridades.

O Dynamics 365 Finance centraliza contas a pagar em um fluxo de trabalho coerente, permitindo validação e aprovação mais rápidas. Ao integrar-se com o software ERP existente, a plataforma transforma a forma como os documentos de fatura são tratados — desde o recebimento de documentos digitalizados até a conciliação e a postagem. Métricas coletadas de usuários de sistemas ERP indicam que organizações que utilizam tecnologia de automação viram reduções no tempo de processamento de dias para horas. Segundo relatórios do setor, a implementação de soluções OCR para ler diferentes formatos de fatura pode reduzir os custos por fatura em 30-60% enquanto melhora a precisão dos dados das faturas.

Um exemplo envolve empresas que aproveitam a automação de e-mails ERP na logística juntamente com fluxos de trabalho do ERP, integrando faturas capturadas em seu sistema ERP com entrada manual mínima. Essa abordagem garante que os dados financeiros fluam de forma consistente, reduzindo grande parte da intervenção humana. As empresas também se beneficiam da capacidade de simplificar os estágios do fluxo de processamento de faturas por meio de ferramentas prontas para automação.

Essencialmente, a adoção do Microsoft Dynamics 365 Finance trata dos desafios comuns do processamento de faturas em ambientes ERP. Ao unificar os dados diretamente no módulo financeiro, gerenciar registros originais de faturas e fornecer integração de fluxo de trabalho contínua, as equipes financeiras alcançam maior precisão e ciclos mais curtos. Essas melhorias preparam o terreno para processos mais avançados, como extração cognitiva de dados e automação em capítulos futuros.

automatizar captura de faturas de fornecedores com ocr

OCR, ou reconhecimento óptico de caracteres, desempenha um papel crucial na automatização da captura de faturas de fornecedores dentro do Dynamics 365 Finance. Ao usar extração de dados orientada por IA a partir das faturas, o OCR elimina até 90% das tarefas de entrada manual. Essa mudança não apenas acelera o processamento de faturas de fornecedores, mas também minimiza a intervenção humana. Campos típicos extraídos incluem o nome do fornecedor, número da fatura, datas e valores. Uma vez extraído, o texto digital pode ser usado para preencher formulários do ERP diretamente, reduzindo a probabilidade de erros subsequentes e ajudando a gerenciar diferentes formatos de fatura de diversos fornecedores.

As capacidades de OCR da Microsoft, aprimoradas por IA e automação robótica de processos, identificam e capturam dados-chave de faturas provenientes de vários tipos de documentos recebidos. Conforme observado por Intelligent OCR Plus, a tecnologia possibilitou a captura completa de faturas a partir de imagens digitais sem etapas manuais extensas. Isso permite que organizações processem faturas em escala, mesmo quando os formatos variam amplamente. O processo de extração alimenta os dados diretamente no sistema ERP, mantendo a correspondência consistente com os registros de PO e regras de validação.

Quando as empresas integram a captura de faturas por OCR em seus fluxos de trabalho ERP, a automação das faturas dos fornecedores pode ser alcançada com ajustes mínimos em seus processos existentes. A capacidade de automatizar garante ciclos de aprovação de faturas mais rápidos, melhor visibilidade do fluxo de caixa e relatórios precisos para clientes do Dynamics 365 Finance. Isso é especialmente importante para operações de grande porte, para garantir que lotes de faturas pendentes não causem atrasos nas contas a pagar.

As organizações que aproveitam tecnologia OCR e IA também ganham eficiência valiosa na força de trabalho. Esse modelo é semelhante a como IA na comunicação logística de frete acelera o processamento de documentos, roteando dados para o lugar certo sem muita intervenção humana. Ao automatizar a captura de faturas de fornecedores, as equipes financeiras gastam menos tempo com entrada de dados e mais em atividades que impactam diretamente o crescimento do negócio.

solução de captura de faturas no dynamics 365 finance and operations

O Dynamics 365 Finance and Operations inclui uma solução nativa de captura de faturas, projetada para integrar perfeitamente o processamento de faturas de fornecedores com os fluxos de trabalho de contas a pagar. Esse recurso permite que os usuários digitalizem documentos de fatura ou os recebam eletronicamente, após o que o sistema realiza a captura de faturas por OCR para extrair os campos relevantes. As faturas capturadas então seguem por lógica de validação na captura de faturas antes de chegar à aprovação final e à postagem. Esse processo é particularmente eficaz para faturas que devem coincidir com uma ordem de compra e aderir à lógica de derivação e validação definida no sistema ERP.

De acordo com a Dynamics 365 Community, a solução nativa tornou-se geralmente disponível na onda de lançamentos 2 de 2022 da Microsoft, marcando um marco significativo para a prontidão de automação. Diretrizes de configuração e uso, conforme documentado no Microsoft Learn, orientam os usuários na criação de modelos, aplicação de regras de validação e gerenciamento de documentos digitalizados. Além disso, as organizações podem criar canais na captura de faturas para segmentar diferentes fluxos de faturas por tipo de fornecedor ou unidade de negócios.

A integração com finance and operations é totalmente integrada, garantindo que quando as faturas são capturadas, os dados fluem diretamente para o módulo de contas a pagar. O recurso de captura de faturas também suporta diferentes formatos de fatura, aproveitando as capacidades de OCR para lê-los e processá-los com precisão. Isso reduz grandemente as filas de faturas pendentes e acelera a transição da criação de nova fatura até a postagem no razão final.

As empresas também podem vincular esses dados com outros serviços Microsoft por meio do ambiente Power Platform para cenários ampliados de relatórios e automação. Isso facilita a extensão dos fluxos de trabalho para áreas como rastreamento de auditoria ou vinculação de faturas com dados de remessa, semelhante aos processos automatizados em sistemas de correspondência logística. Com configuração robusta e opções de suporte técnico, a solução de captura de faturas oferece uma base para avançar a automação de faturas em qualquer operação de escala empresarial.

integração de ocr e dados extraídos com Power Apps

Integrar capacidades de OCR com o Power Apps fornece às equipes financeiras um conjunto mais amplo de ferramentas para gerenciar os dados extraídos de faturas de fornecedores. Dentro de um ambiente Power Platform, os usuários podem projetar formulários personalizados ou etapas de aprovação que interajam diretamente com o Dynamics 365 Finance. Essa integração de OCR abre oportunidades para lidar com documentos de fatura não estruturados, criando tratamentos de exceção orientados pelo usuário e capturando metadados adicionais além dos campos padrão do ERP.

Uma vantagem chave é a flexibilidade para reportar sobre a precisão dos dados extraídos por meio de painéis ou alertas automatizados. As empresas podem usar o Power Apps para processar faturas capturadas no sistema, revisando discrepâncias e garantindo que os campos capturados correspondam à documentação original da fatura. Para faturas que não passam na validação inicial, fluxos de trabalho de exceção podem enviar automaticamente a fatura para revisão por um administrador de contas a pagar.

A Virtualworkforce.ai observou ganhos de eficiência semelhantes ao vincular dados de fatura do ERP com ferramentas de comunicação. Por exemplo, nossas soluções de atendimento ao cliente com IA permitem que as equipes de operações respondam rapidamente a consultas relacionadas a faturas ao extrair dados financeiros de múltiplos sistemas com inteligência artificial. Isso reflete o benefício de usar tecnologias de IA e ML na captura de faturas por OCR — reduzindo os tempos de resposta e mantendo alta a eficiência do fluxo de processamento de faturas.

Ao usar soluções de OCR para ler diferentes entradas de fatura, emparelhá-las com ferramentas como o Power Automate ajuda a simplificar o tratamento de exceções e os relatórios. À medida que as empresas integram OCR com o Microsoft Dynamics 365 Finance, ganham a capacidade de adaptar processos como tarefas cognitivas e garantir que o ciclo de automação de faturas permaneça livre de erros enquanto escala para atender às demandas de crescimento.

automação de faturas de fornecedores usando ocr do dynamics 365

A automação de faturas de fornecedores está se tornando padrão para organizações que visam otimizar seus processos de contas a pagar. Usando o OCR do Dynamics 365, as empresas podem alcançar processamento de ponta a ponta, desde a digitalização de faturas recebidas até a postagem no razão, com intervenção manual mínima. A automação robótica de processos é frequentemente aplicada aqui, automatizando etapas de aprovação, correspondência com dados de PO e acionamento de execuções de pagamento. Isso elimina gargalos de processamento e reduz custos — dados do setor sugerem reduções de custo de 30-60% para fluxos de trabalho de faturas automatizados.

Um cenário do mundo real pode ver um fornecedor submetendo faturas a partir de imagens de fatura digitais para a equipe financeira. As capacidades de OCR reconhecem diferentes formatos de fatura de distintos fornecedores, extraindo detalhes como códigos de fornecedor, números de fatura e valores. Através de um fluxo de trabalho contínuo, o sistema valida isso contra os dados financeiros existentes, sinaliza discrepâncias e roteia exceções automaticamente. Esses processos aumentam a transparência e garantem que a automação não ignore etapas de controle necessárias.

Aproveitar a automação dessa forma espelha as melhores práticas vistas em indústrias conectadas a ERP. Por exemplo, na logística, sistemas automatizados integram dados de faturas diretamente com registros de remessa, como explorado em soluções de assistente virtual para logística. Isso ajuda a reduzir cópias manuais e intervenção humana, assim como a captura de faturas por OCR reduz etapas de manuseio de dados nas finanças. O resultado final é processamento mais rápido, menos erros e melhores relações com fornecedores devido a pagamentos pontuais.

Ao implementar automação OCR focada nos clientes do Dynamics 365 Finance, as empresas alcançam automação de faturas escalável que se adapta a regras de conformidade regionais, diferentes formatos de fatura e quaisquer políticas de correspondência com PO. Combinado com ferramentas modernas e armazenamento de dados suportado pelo Azure, como uma assinatura do Azure Data Lake Storage, as organizações protegem e dimensionam sua infraestrutura de automação de faturas para o futuro.

integrar OCR de faturas para aprimorar finanças e operações

Integrar OCR de faturas em finanças e operações requer planejamento cuidadoso para garantir um lançamento suave. As melhores práticas incluem treinar os usuários sobre o recurso de captura de faturas, aplicar lógica de validação na captura para precisão e criar fluxos de trabalho claros para exceções. Um go-live faseado frequentemente ajuda a evitar sobrecarregar o administrador de contas a pagar, assegurando a adoção em todos os grupos de fornecedores.

Monitorar KPIs como taxas de precisão do OCR (que agora excedem 95% em sistemas maduros) e métricas de throughput fornece insights acionáveis para otimização. Com os painéis certos, líderes financeiros podem acompanhar quão perfeitamente as capacidades de OCR processam faturas recebidas e garantir que as faturas capturadas alinhem-se com os detalhes das faturas originais. Isso está alinhado com a abordagem para simplificar fluxos de trabalho intensivos em dados vista em soluções como dimensionamento de operações logísticas habilitadas por IA, onde métricas mensuráveis guiam a melhoria contínua.

Tendências futuras na integração de OCR de faturas incluem o aproveitamento de inteligência artificial avançada para extração contextual de dados, melhorando a leitura de diferentes formatos de fatura e expandindo a automação por meio da Power Platform. A escalabilidade em nuvem via Azure também permitirá que as empresas dimensionem o processamento de OCR sem grandes mudanças de infraestrutura. À medida que processos como a extração cognitiva de dados amadurecem, as integrações de sistemas ERP tornar-se-ão totalmente integradas, com menos suporte técnico necessário para alterações rotineiras.

Quando considerada para implementações do Dynamics 365 Finance, a integração de OCR garante que os benefícios da automação se estendam além das contas a pagar, impactando outros fluxos de trabalho do ERP, como compras e orçamento. Isso não só melhora a eficiência da automação de faturas, mas também cria economias de custo de longo prazo e agilidade na resposta às demandas do negócio.

FAQ

O que é OCR de faturas no Dynamics 365?

OCR de faturas no Dynamics 365 é a tecnologia usada para converter documentos de fatura em texto digital para processamento automatizado. Ela usa IA para extrair campos de dados-chave e enviá-los ao sistema ERP para fluxos de trabalho de contas a pagar.

Como funciona a automação de faturas de fornecedores?

A automação de faturas de fornecedores captura e processa faturas recebidas sem entrada manual de dados. O sistema as compara com ordens de compra e as encaminha automaticamente por fluxos de aprovação.

O OCR consegue lidar com diferentes formatos de fatura?

Sim, o OCR é projetado para ler diferentes formatos de fatura de diversos fornecedores. Ele pode interpretar documentos digitalizados e faturas digitais estruturadas com alta precisão.

A automação robótica de processos é usada no OCR do Dynamics 365 Finance?

Sim, a automação robótica de processos é usada para tratar etapas como roteamento de aprovação e postagem no razão automaticamente. Isso minimiza a intervenção humana em tarefas rotineiras de faturas.

Quão precisa é a extração de dados do OCR?

O OCR moderno integrado com IA atinge mais de 95% de precisão na extração de dados. Isso reduz erros e garante uma entrada de dados financeiros mais limpa nos sistemas ERP.

Com quais sistemas o OCR no Dynamics 365 pode integrar-se?

O OCR no Dynamics 365 pode integrar-se com outros serviços Microsoft como Power Platform e Azure. Ele também pode conectar-se a ferramentas especializadas via API para funcionalidades estendidas.

Preciso revisar manualmente todas as faturas processadas por OCR?

Não, apenas aquelas sinalizadas por exceções ou falhas durante a validação precisam de revisão. O restante pode seguir por fluxos de postagem automatizados.

O OCR consegue gerir faturas sem uma ordem de compra?

Sim, o OCR pode capturar e encaminhar faturas sem PO, mas etapas adicionais de validação podem ser necessárias. Isso garante conformidade com os controles financeiros.

Como posso monitorar o desempenho do OCR?

O desempenho pode ser monitorado com painéis que mostram taxas de precisão, throughput e contagem de exceções. Isso facilita o acompanhamento das melhorias ao longo do tempo.

O OCR no Dynamics 365 Finance é adequado para todos os setores?

Sim, o OCR no Dynamics 365 Finance funciona em todos os setores. É especialmente benéfico em setores com alto volume de faturas, como manufatura, logística e varejo.