OCR vs RPA pentru introducerea comenzilor: Compararea soluțiilor OCR și RPA

Tehnologia OCR și recunoașterea optică a caracterelor în introducerea comenzilor

Recunoașterea optică a caracterelor este un proces care convertește textul tipărit sau scrisul de mână în date digitale. În scenarii de introducere a comenzilor, tehnologia OCR acoperă decalajul dintre fluxurile de lucru pe hârtie și cele digitale. De exemplu, un document scanat sau un fișier PDF cu un ordin de cumpărare conține adesea date cheie care trebuie introduse într-un sistem ERP. Software-ul OCR folosește recunoaștere de tipare, recunoaștere inteligentă a caracterelor și procesare a limbajului pentru a interpreta caracterele și cifrele. Această citire automată a textului din imagini permite companiilor să reducă semnificativ introducerea manuală a datelor.

Un motor OCR funcționează prin scanarea fiecărei linii de text, identificarea formelor caracterelor și potrivirea lor cu șabloanele stocate. OCR-ul tradițional are limitări de acuratețe, în special la intrări de calitate scăzută. OCR-ul avansat modern, care uneori folosește AI, poate identifica și elemente de layout și poate extrage date din documente cu mai multă precizie. OCR-ul poate procesa volume mari de formulare de comandă, dar este limitat când documentele conțin date nestructurate, tabele complexe sau formate non-standard. În astfel de condiții, OCR-ul poate interpreta greșit anumite caractere sau cifre, conducând la erori în datele brute OCR.

OCR joacă un rol central în automatizarea etapelor inițiale ale introducerii comenzilor. Prin permiterea extragerii rapide a datelor din materiale tipărite, acesta alimentează date digitale precise direct în pașii ulteriori ai fluxului de lucru al afacerii. Puterea OCR constă în capacitatea sa de a accelera dramatic acest proces de conversie—datorită OCR, companiile pot procesa în continuare volume mari de comenzi fără a mări numărul de angajați. De exemplu, OCR se poate integra și cu instrumente de automatizare care gestionează fluxul de procesare a documentelor cap-coadă. Pentru a folosi OCR eficient, este important să se țină cont de posibilele greșeli în layout-uri complexe, cum ar fi transpunerea numerelor sau lipsa caracterelor speciale.

Companiile care urmăresc să eficientizeze confirmările de comandă primite prin e-mail ar trebui să ia în considerare legarea OCR-ului cu strategii mai ample de automatizare a proceselor. Furnizori precum virtualworkforce.ai se concentrează pe îmbunătățirea integrărilor ERP și e-mail, ceea ce poate completa OCR-ul în procesele de automatizare prin gestionarea e-mailurilor legate de comenzi alături de datele din documentele scanate.

soluții RPA și robotic process automation pentru procesarea comenzilor

Robotic process automation se concentrează pe imitarea interacțiunilor umane cu sistemele digitale pentru a executa sarcini repetitive, bazate pe reguli. În timp ce OCR extrage date din documente scanate sau PDF-uri, RPA preia acea informație pentru a o procesa. Un bot RPA tipic în introducerea comenzilor poate valida datele cheie, le poate introduce într-un sistem ERP, poate declanșa fluxuri de aprobare și poate genera mesaje de confirmare. Acest tip de automatizare nu doar accelerează procesarea, ci și crește consistența tranzacțiilor.

Fundamentele tehnologiilor RPA implică roboți software care interacționează cu aplicațiile într-un mod foarte asemănător cu personalul uman. RPA permite companiilor să automatizeze introducerea datelor, actualizarea software-ului contabil și înregistrarea tranzacțiilor fără introducere manuală. Pentru introducerea comenzilor, RPA automatizează pașii structurați care urmează extragerii de date prin OCR. Beneficiile se extind dincolo de viteză—organizațiile care adoptă soluții RPA observă adesea o scădere a ratei erorilor cu până la 90% atunci când sunt combinate cu OCR, alături de economii de costuri de până la 60% în operațiunile de procesare (HyperVerge, 1Rivet).

RPA combinat cu OCR poate procesa o gamă largă de intrări structurate direct în sistemele back-office. De exemplu, odată ce software-ul OCR citește un ordin de cumpărare, instrumentul RPA poate automatiza pași ulteriori precum conversia valutară sau calculul taxelor. O platformă RPA bine aleasă suportă boți neasistați, declanșatoare și gestionare a excepțiilor care mențin fluxul de lucru în mișcare chiar și fără supraveghere umană. Valorificarea soluțiilor de automatizare precum asistenți AI fără cod poate extinde capabilitățile RPA în logistică și comunicarea cu clienții, reducând în continuare sarcina operațională.

RPA permite companiilor să scaleze eficient, gestionând mii de tranzacții pe zi fără oboseală sau încetinire. În timp ce OCR în automatizare gestionează intrările nestructurate, software-ul RPA se descurcă excelent cu procese structurate și seturi de reguli stabile. Această sinergie evidențiază de ce OCR și RPA sunt complementare pentru optimizarea fluxurilor digitale de introducere a comenzilor.

ocr și rpa lucrează împreună: integrarea rpa cu ocr pentru a automatiza procesarea documentelor

Integrarea RPA cu OCR creează o linie de procesare fără întreruperi de la extragerea datelor până la intrarea finală în sistem. Procesul începe cu OCR pentru a îmbunătăți lizibilitatea fișierelor scanate sau a imaginilor, convertindu-le în date digitale pregătite pentru procesare. Informațiile extrase sunt apoi validate și acționate de boții RPA. Această colaborare reduce drastic introducerea manuală a datelor, scade timpii de manipulare și asigură o acuratețe mai mare a tranzacțiilor.

Integrarea tehnică folosește adesea API-uri și conectori pentru a muta datele OCR în platforma RPA. Instanțele de boți RPA pot rula neasistate, gestionând aprobările, actualizările și notificările în mod automat. În cazul procesării facturilor, OCR-ul ar putea citi detalii precum numele furnizorului, numărul facturii și sumele, în timp ce RPA automatizează postarea în sistemul ERP și direcționează documentele pentru aprobare. Beneficiile cantitative includ o procesare cu până la 70% mai rapidă și o reducere a erorilor de aproape 90% atunci când RPA combinat cu OCR este implementat în fluxul de procesare a documentelor (HyperVerge).

Tehnologiile OCR și RPA permit organizațiilor să îmbunătățească acuratețea OCR prin utilizarea verificărilor post-procesare bazate pe AI în cadrul fluxurilor RPA. Companiile care aleg să integreze OCR beneficiază de capacitatea de a procesa volume mari de intrări structurate și semi-structurate în mod fiabil. OCR integrat în RPA susține, de asemenea, conformitatea prin aplicarea regulilor de validare înainte ca datele să fie scrise în sisteme critice.

Pentru echipele care gestionează volume mari de comenzi prin e-mail, integrarea OCR cu asistenți AI precum cei de la virtualworkforce.ai poate asigura că datele din documente nu doar sunt procesate automat, ci și legate de comunicările către clienți cu ton și acuratețe consecvente. În cele din urmă, OCR și RPA lucrează împreună pentru a înlocui procesul manual de citire, interpretare și introducere a detaliilor comenzilor.

diferențe tipuri de ocr și procesare inteligentă a documentelor pentru formate variate de comenzi

Există diferite tipuri de OCR disponibile pentru a gestiona formate variate de comenzi. OCR-ul tradițional se concentrează pe potrivirea caracterelor, necesitând text tipărit clar și șabloane predefinite. OCR-ul zonal restrânge domeniul prin scanarea unor regiuni specifice dintr-un document, fiind potrivit pentru formulare cu layout fix. OCR-ul îmbunătățit cu AI și ceea ce se numește recunoaștere inteligentă a caracterelor folosesc AI și procesare a limbajului natural pentru a interpreta mai bine datele nestructurate, precum ordinele de cumpărare libere sau facturile complexe.

Procesarea inteligentă a documentelor (IDP) se bazează pe OCR adăugând clasificare, recunoaștere a câmpurilor de date și verificări de validare înainte ca datele să ajungă în alte sisteme. Pentru afacerile care procesează volume mari de documente variate, IDP oferă flexibilitate pe care metodele mai vechi OCR nu o au. Poate procesa o gamă largă de formate, extrăgând date cheie chiar și din tabele și layout-uri semi-structurate.

Alegerea soluției OCR potrivite depinde de complexitatea documentelor. Formatele structurate pot necesita doar OCR zonal, în timp ce datele nestructurate cer abordări îmbunătățite cu AI. OCR în RPA permite captarea datelor din documente scanate de multe tipuri, rutându-le într-un flux de procesare a documentelor gestionat de roboți software. Această abordare permite organizațiilor să proceseze în continuare volume mari de comenzi cu un nivel ridicat de automatizare.

OCR în automatizare poate fi, de asemenea, integrat cu instrumente de comunicare logistică bazate pe AI pentru a îmbunătăți fluxurile dincolo de introducerea comenzilor, conectând comenzile primite cu mesaje de urmărire către clienți. Rețineți că OCR singur nu poate valida informațiile—aici RPA automatizează verificările încrucișate cu bazele de date ERP sau software-ul contabil.

exemple de rpa și ocr în automatizare: cazuri reale rpa ocr și pdf

Exemplele de RPA și OCR în automatizare arată cât de eficientă poate fi această pereche pentru introducerea comenzilor. Într-un studiu de caz, o companie de retail a automatizat ordinele de cumpărare în PDF folosind OCR pentru a extrage date și un bot RPA pentru a introduce datele în sistemul lor ERP. Acest lucru a dus la o creștere a vitezei de procesare cu 68% și o scădere de 85% a erorilor de introducere manuală. Un alt scenariu a implicat procesarea facturilor pentru o companie de manufactură, unde RPA și OCR sunt tehnologii complementare: OCR a citit facturile furnizorilor în timp ce RPA a gestionat validarea datelor și postările, reducând costurile de procesare aproape la jumătate.

Cele mai bune practici din aceste implementări includ începerea la scară mică cu documente bine structurate înainte de a trece la formate mai complexe. Companiile au mai învățat că OCR este limitat când calitatea textului este slabă, astfel încât eforturile de îmbunătățire a clarității scanărilor cresc semnificativ rezultatele. RPA combinat cu OCR avansat poate automatiza introducerea datelor pe multiple platforme, menținând fluxul de lucru chiar și în perioade de vârf.

RPA OCR se poate integra cu sisteme inteligente de automatizare pentru a declanșa comunicări, a reconcilia înregistrări sau a genera actualizări de urmărire a expedierilor fără intervenție umană. În sectoare precum logistica, combinarea OCR cu selecția de instrumente RPA poate reduce munca în procesarea scrisorilor de trăsură, formularelor vamale și ordinelor de cumpărare. Implementarea OCR împreună cu tehnologiile RPA asigură un nivel constant de automatizare în fluxurile tranzacționale.

viitorul automatizării: viitorul rpa și ocr pentru îmbunătățirea fluxului de lucru

Viitorul automatizării în introducerea comenzilor evoluează prin AI, machine learning și procesarea inteligentă a documentelor de generație următoare. Dezvoltarea viitoare a RPA va implica o integrare mai strânsă cu tehnici OCR îmbunătățite care folosesc AI pentru interpretarea layout-ului și corectarea erorilor. Pe măsură ce capabilitățile OCR devin mai răspândite, companiile vor procesa volume mari atât de comenzi structurate, cât și nestructurate cu mai puține excepții.

Tehnologiile emergente RPA se vor extinde dincolo de RPA-ul de bază către automatizare inteligentă, unde OCR în RPA va permite luarea de decizii predictive în timpul fluxurilor de lucru. De exemplu, un motor OCR ar putea semnala sume neobișnuite ale facturilor pentru revizuire înainte ca plata să fie declanșată automat de boți RPA. Această abordare proactivă va reduce riscurile de conformitate în timp ce asigură viteza operațională.

Strategiile pentru a pregăti fluxurile de introducere a comenzilor pentru viitor includ adoptarea unor procese de automatizare modulare, actualizarea software-ului OCR pentru o mai bună gestionare a datelor nestructurate și implementarea unui software RPA cu capabilități AI. Organizațiile pot, de asemenea, integra OCR în instrumente de automatizare mai largi care se conectează la ERP, TMS și sisteme de e-mail, creând ecosisteme conectate care optimizează managementul proceselor de afaceri. Furnizori precum virtualworkforce.ai se aliniază deja cu aceste tendințe, oferind soluții care mențin procesarea documentelor aliniată cu gestionarea comunicărilor.

OCR poate juca, de asemenea, un rol în procesarea multilingvă, soluțiile OCR avansate folosind AI și procesare a limbajului natural pentru a gestiona datele globale ale comenzilor. Acest lucru va ajuta companiile să proceseze volume mari de documente în diferite regiuni, susținând scalabilitatea și conformitatea. OCR și RPA lucrează împreună ca o fundație pentru această evoluție, iar utilizarea lor combinată va stabili standardul pentru eficiența introducerii digitale a comenzilor.

FAQ

Ce este OCR în introducerea comenzilor?

OCR în introducerea comenzilor se referă la tehnologia care convertește textul din imagini, hârtie scanată sau PDF în date digitale editabile. Ajută la extragerea detaliilor comenzilor automat, reducând nevoia de introducere manuală a datelor.

Cum susține RPA introducerea comenzilor?

RPA susține introducerea comenzilor prin automatizarea proceselor repetitive și bazate pe reguli, precum validarea datelor, actualizările ERP și aprobările. Odată ce OCR extrage datele, RPA se asigură că acestea parcurg fluxul de lucru fără întârzieri.

Pot fi folosite împreună OCR și RPA?

Da, OCR și RPA funcționează eficient împreună. OCR citește și interpretează datele din documente, în timp ce RPA automatizează acțiunile necesare pentru a finaliza ciclul de procesare a comenzilor.

Care sunt principalele beneficii ale integrării OCR cu RPA?

Integrarea OCR cu RPA îmbunătățește viteza de procesare cu până la 70%, reduce erorile cu aproximativ 90% și scade costurile cu până la 60%. De asemenea, eliberează angajații de sarcinile repetitive.

Există limitări ale OCR?

OCR are limitări când se confruntă cu imagini de slabă calitate sau date foarte nestructurate. Poate interpreta greșit caracterele în layout-uri complexe dacă nu este completat de îmbunătățiri cu AI.

Ce tipuri de documente poate procesa OCR?

OCR poate procesa o gamă largă de documente, inclusiv ordine de cumpărare, facturi, avize de livrare și chitanțe. Formatul poate fi structurat sau semi-structurat în funcție de tipul de OCR utilizat.

Cu ce se diferențiază Procesarea Inteligentă a Documentelor de OCR?

Procesarea Inteligentă a Documentelor extinde OCR-ul prin includerea clasificării, validării și analizelor bazate pe AI. Este mai potrivită pentru documente nestructurate sau complexe.

Poate RPA să funcționeze fără OCR?

RPA poate funcționa fără OCR dacă datele de intrare sunt deja structurate și digitale. Totuși, pentru intrările pe hârtie sau bazate pe imagini, OCR este necesar pentru a extrage mai întâi datele.

Se folosește AI în OCR și RPA?

Da, AI este folosit pentru a îmbunătăți acuratețea OCR printr-o mai bună recunoaștere a tiparelor și interpretare a layout-ului. În RPA, AI susține luarea deciziilor și gestionarea excepțiilor complexe.

Cum aleg între OCR și RPA?

Alegerea depinde de nevoile procesului dumneavoastră. Folosiți OCR când lucrați cu documente non-digitale și RPA când automatizați sarcini digitale structurate. Adesea, utilizarea ambelor împreună oferă cele mai bune rezultate.