Fakturainläsning för Microsoft Dynamics 365 Business Central

Fakturainfångning i Microsoft D365 Business Central: kort översikt och mätbara fördelar

Fakturainfångning i Microsoft D365 Business Central extraherar automatiskt leverantörsdetaljer, fakturanummer, datum, radposter och totalbelopp från PDF- och bildfiler. Funktionen använder OCR och AI/ML för att läsa olika fakturamallar och lära sig layouten över tid. Som ett resultat minskar team snabbt manuellt inmatningsarbete och fel, och godkännanden går snabbare. Branschjämförelser visar att organisationer som använder AI-driven fakturainfångning rapporterar upp till en 70% minskning av fakturabehandlingstiden och upp till en 60% sänkning av kostnad per faktura enligt oberoende recensioner. Dessa siffror betonar varför ekonomichefer prioriterar automatisering och noggrannhet.

Tekniskt kombinerar processen optisk teckenigenkänning med maskininlärning för fältsamordning och konfidenspoängsättning. Därefter hanterar robotiska steg rutinmässiga konteringar och enkla godkännanden för att strömlinjeforma flödet. Fakturainfångningsfunktionen i Business Central kan också läsa olika fakturaformat från olika leverantörer och markera undantag för manuell granskning. För ekonomiteam som behöver revisionsspår och digital arkivering ger infångning spårbara register och konteringshistorik. Microsoft uppger att verktyget använder ”AI, ML, OCR och RPA för att göra processen att hantera fakturor snabbare och mer exakt” (ERP Software Blogg), och att det förbättrar efterlevnad och revisionsberedskap.

Kort sagt inkluderar de mätbara fördelarna snabbare godkännanden, bättre leverantörsrelationer och lägre bearbetningskostnader. Du får också färre inmatningsfel och mer förutsägbara kassaflöden. Organisationer ser en 30–50% minskning av manuella inmatningsfel när de fångar fakturadata med AI och OCR (ERP Software Blogg). Om du vill gå från papper till digitalt startar den grundläggande infångningsfunktionen i Business Central snabbt, och team kan komma igång på några minuter med fakturaverktyg och fakturadatainsamling under en pilot.

Microsoft Dynamics och Dynamics 365 Finance: hur fakturainfångning kopplar till leverantörsskulder

Fakturainfångning kopplas tätt till leverantörsreskontra och konteringslogik i Dynamics 365 och Dynamics 365 Finance-moduler. Inkommande filer dirigeras till sidan Incoming Documents, där OCR extraherar nyckelfält och sedan mappar dem till leverantörskort, konteringsprofiler och fakturajournalen. Systemet integreras med leverantörsregister så att leverantörsfakturor matchar automatiskt när leverantörs-ID, skattenummer eller referenser till inköpsorder överensstämmer. För icke-PO-rader har senaste uppdateringarna utökat hanteringen av icke-PO-fakturor direkt i fakturajournalen, vilket minskar manuella åtgärder och håller AP-team fokuserade på undantag. Se versionsanteckningarna om nya funktioner i release wave 2 för bekräftelse (Cegeka).

Eftersom infångning integreras med godkännanden och konteringar blir ditt revisionsspår både synligt och verifierbart. Konteringshistoriken dokumenterar vem som godkände ett dokument, när godkännandet skedde och vilka bokföringsposter som genererades. Det innebär att efterlevnadskontroller och finansiell rapportering bygger på samma sanning. KPI:er att följa inkluderar bearbetningstid, längd på godkännandeprocessen och andel undantag. Följ straight-through processing-andelen och procenten fakturor som aldrig kräver manuell inmatning. Att mäta dessa KPI:er visar var du ska finjustera leverantörsmappningar, godkännandearbetsflöden och leverantörsonboarding.

För team som använder bredare automatisering länkas infångningsflödet också till Power Platform och till Copilot-liknande insikter, så att ekonomichefer kan bygga instrumentpaneler och utlösa efterföljande åtgärder. Om din organisation behöver förenkla digital korrespondens kring fakturor och leverantörsfrågor kan våra virtualworkforce.ai-agenter utarbeta kontextberikade svar och kontrollera ERP-status i realtid, vilket minskar tiden som läggs på rutinmässiga leverantörsmejl. Detta håller AP fokuserat på godkännanden, kassaflödesoptimering och leverantörsrelationer.

Fakturautomatisering och automatisering av leverantörsreskontra: bearbeta leverantörsfakturor och modernisera AP-arbetsflöden

Fakturautomatisering moderniserar hur AP-team behandlar leverantörsfakturor i slutet till slutet. Typiskt arbetsflöde är infångning → automatisk mappning → verifiera/godkänn → kontera. Undantag skickas till granskare med konfidenspoäng och annoterade bilder. För PO-stödda fakturor matchar systemet radposter och totaler mot inköpsorderdata. För icke-PO-fakturor konteras de via fakturajournalen eller dirigeras för kontering beroende på regler. Denna kombination av automatisering och manuella kontroller ökar straight-through processing-andelen och minskar antalet undantag per 100 fakturor.

Mät det som betyder något. Följ STP-procent, undantagsfrekvens, kostnad per faktura och days payable outstanding. Branschstudier visar att fakturautomatisering kan minska bearbetningstiden med upp till 70% och krympa kostnaden per faktura med så mycket som 60% till 80% i vissa fall (Rho). Dessa vinster kommer från färre klick, mindre manuell inmatning och snabbare godkännanden. Team som frigör AP-personal kan fokusera på leverantörsförhandlingar, rabatter vid tidig betalning och kassaflödesprognoser. De förbättrar också leverantörsrelationer genom snabbare betalningar och tydligare tvistlösning.

Välj regler som speglar dina affärskrav. Börja med leverantörer med hög volym och expandera sedan. Använd leverantörskorsreferenser och konteringsgrupper för att minska manuell kontering. När fakturor innehåller många radposter, konfigurera systemet för att läsa radposter och föreslå huvudbokskonton, och låt sedan godkännare bekräfta. Om du behöver hjälp med att hantera e-posttrådar och leverantörsförfrågningar medan fakturor går genom arbetsflödet, utarbetar virtualworkforce.ai svar, hänvisar till ERP-kontekst och kan till och med logga aktivitet tillbaka till systemen. Det minskar den mänskliga tiden som läggs på statuskontroller och ökar genomströmningen.

Fakturainfångningslösning: OCR, AI och maskininlärning för att fånga i Dynamics 365 Finance och förbättra noggrannheten

En effektiv fakturainfångningslösning blandar optisk teckenigenkänning med AI-modeller som lär sig fakturamallar och föreslår konteringar. OCR konverterar bilder till text, och ML mappar sedan fält som leverantörsnamn, skatte-ID, fakturanummer, fakturadatum och totalbelopp. Systemet tilldelar en konfidenspoäng. Fält med låg konfidens går till människor för granskning. Med tiden förfinar ML-modellen mappningarna och ökar andelen automatisk kontering.

Microsoft tillhandahåller inbyggda funktioner i Dynamics 365 Finance, och partner lägger till specialiserade alternativ för komplexa krav. Till exempel finns Continia och Fidesic i AppSource och erbjuder djupare AP-arbetsflödesfunktioner och verktyg för leverantörsonboarding. Om dina fakturor innehåller många radposter eller komplexa skatteregler kan du välja en partnerapp för att minska installationsarbetet. Release wave 2023 utökade dessa funktioner i Dynamics 365 Finance and Operations och breddade stödet för icke-PO-fakturor (Cegeka).

Förvänta dig att noggrannheten börjar lägre vid dåliga skanningar och sedan stiger när systemet ser fler exempel och när leverantörsmappningar förbättras. Använd korsreferenser och leverantörsmappningar för att snabba upp automatisk kontering. Använd också AI Builder eller andra Azure-tjänster när du behöver anpassade extraktionsregler, och integrera modellen i ditt arbetsflöde med Power Platform-kontaktpunkter. Om du vill jämföra infångningsverktyg, kom ihåg att testa med ett representativt urval av dina dokument, eftersom olika fakturaformat och bildkvalitet ger mycket olika resultat.

Slutligen bör det infångningsverktyg du väljer matcha dina styrningsbehov. Tillämpa rollbaserade åtkomstkontroller, revisionsloggar och lagringspolicyer för juridiska enheter och finansiell rapportering. För team som vill ha snabb utrullning marknadsför vissa leverantörer att du kan komma igång på minuter med fakturadatainsamling, men planera en pilot så att du kan mäta STP och undantag innan du skalar upp.

Konfigurera och använda Microsoft-funktioner för att automatisera fakturainfångning: installation, mappning, godkännanden och styrning

Konfigurera infångning genom att välja ett OCR-verktyg, aktivera Incoming Documents, ställa in leverantörskorsreferenser och definiera konteringsgrupper. Ställ sedan in godkännande-flöden i fakturajournalen och testa. Börja med en pilot för leverantörer med hög volym. Mät straight-through processing och undantag i fyra till sex veckor. Förfina dina mappningar och godkännande regler baserat på resultaten.

Bästa praxis är att först mappa vanliga fakturaformat från olika leverantörer. Det ökar tidig STP och tränar ML snabbare. Definiera undantagsregler så att små skillnader inte skapar falska positiva. Tillämpa segregering av uppgifter och godkännandelimit för finansiell kontroll. Lagringspolicyer, användarroller och revisionsloggar hjälper till med efterlevnad och finansiell rapportering. När du kör en pilot, inkludera en blandning av PO- och icke-PO-fakturor. Inkludera inköpsordermatchning som en del av testet för PO-stödda fakturor.

Använd plattformsfunktioner för att utöka infångningen. Till exempel integrera med SharePoint eller OneDrive för dokumentlagring, eller använd Power Apps och Power Platform-flöden för att automatisera aviseringar. Du kan också dra nytta av Copilot-liknande insikter från Microsoft för att ställa frågor i naturligt språk om arbetsflödets status. Om du behöver e-postutkast eller snabba svar under godkännanden, kan virtualworkforce.ai skapa och skicka kontextmedvetna e-postmeddelanden som hänvisar till ERP-kontekst och synkroniserar tillbaka till huvudboken. Det minskar manuell inmatning och upprepade statusförfrågningar.

Slutligen, involvera IT för säkerhetsuppdateringar och teknisk support. Använd Azure-tjänster för skalbarhet, och testa säkerhetskopiering och lagring över juridiska enheter. Dokumentera dina affärskrav och schemalägg regelbundna granskningar av STP, kostnad per faktura och undantag så att du kontinuerligt kan förbättra fakturaprocessen.

Fidesic, fakturainfångning i Dynamics 365 och tredjepartsalternativ: välj rätt lösning för leverantörsreskontra

Valet mellan inbyggd infångning och tredjepartsappar beror på din komplexitet, tidslinje och budget. Native-infångning i grundutbudet av Business Central täcker många standardfall och integreras med fakturajournalen och leverantörskort. För tyngre krav lägger partnerlösningar som Fidesic till avancerade leverantörsportaler, betalningsautomatisering och djupare undantagshantering. Sök i AppSource efter specialiserade moduler eller rådgör med partner som bygger på Microsoft Dynamics 365 Business Central om du behöver avancerade arbetsflöden.

Beakta dessa jämförelsepunkter: konfigurerbarhet, stöd för komplexa radposter, snabbhet i utrullning, rapportering och total ägandekostnad. Om du behöver hantera fakturor med många radposter, eller om du måste stödja flera juridiska enheter och skräddarsydda konteringsregler, kan en partnerlösning minska anpassningsinsatsen. Tredjepartsinfångningsverktyg inkluderar ofta färdiga kontaktpunkter till populära ERP:er som Dynamics GP och till Financial Operations-moduler. De kan också stödja fakturaformat från olika leverantörer och automatiserad leverantörsonboarding.

När du utvärderar leverantörer, kör en pilot som speglar verklig volym och dokumentkvalitet. Inkludera ett testset som täcker skannat papper, PDF- bilagor via e-post och elektroniska fakturor. Kontrollera om leverantören stöder synkronisering med ditt leverantörsregister och om den kan hantera leverantörer och konteringsregler över flera bolag. Verifiera också säkerhetsuppdateringar, teknisk support och möjligheten att anpassa extraktion för ovanliga layouter. Om du vill minska tiden som läggs på leverantörsmejl under utrullning, överväg att lägga till e-postautomatisering så att AP-personal får färre statusfrågor och mer tid för undantagshantering (virtuell assistent för logistik).

Slutligen, välj den lösning som stödjer dina långsiktiga mål. Om du strävar efter att effektivisera leverantörsreskontra och skala utan att anställa, välj ett verktyg som motsvarar din önskade STP-nivå, stöder både inköpsorder- och icke-PO-användningsfall och erbjuder tydlig rapportering för finansiell rapportering och revisionsspår. AppSource-listningar och partnerdemoer hjälper dig att snabbt jämföra alternativ, och en etappindelad pilot hjälper dig att bevisa ROI innan företagsomfattande utrullning.

FAQ

Vad gör exakt fakturainfångning i Business Central?

Fakturainfångning extraherar automatiskt nyckelfält från fakturor och mappar dem till poster i Business Central. Det minskar manuella inmatningar genom att använda OCR och ML så att AP-team kan fokusera på undantag.

Kan fakturainfångning hantera både PO- och icke-PO-fakturor?

Ja. Dynamics 365-uppdateringar ökade stödet för icke-PO-fakturor, och du kan behandla dessa direkt i fakturajournalen. PO-matchning finns kvar för standardarbetsflöden med inköpsorder.

Hur mycket tid kan företag förvänta sig att spara?

Branschstudier rapporterar upp till 70% minskning i fakturabehandlingstid när företag antar AI-driven infångning (Rho). Faktiska resultat beror på dokumentkvalitet och leverantörsammansättning.

Kräver fakturainfångning tredjepartsprogramvara?

Inte alltid. Basfunktioner i Business Central erbjuder inbyggd infångning, men partner som Fidesic eller specialiserade appar i AppSource kan lägga till avancerade arbetsflöden och rapportering. Välj beroende på komplexitet och volym.

Hur passar OCR in i lösningen?

Optisk teckenigenkänning konverterar skannade bilder till text som ML-modeller sedan mappar till fält. OCR-kvaliteten påverkar initial noggrannhet och mängden mänsklig inblandning som behövs.

Vilka KPI:er bör vi övervaka efter implementation?

Följ genomsnittlig fakturabehandlingstid, kostnad per faktura, undantagsfrekvens och STP-procent. Dessa mått visar hur mycket automatisering minskar manuella inmatningar och snabbar upp godkännanden.

Hur bör vi köra pilot för fakturainfångning?

Börja med 100–500 representativa fakturor från olika leverantörer och format. Konfigurera mappningar, kör infångningsverktyget, mät KPI:er i 4–6 veckor och iterera innan bredare utrullning.

Kan fakturainfångning integrera med andra Microsoft-verktyg?

Ja. Du kan integrera infångning med Power Platform, SharePoint, OneDrive och Copilot-funktioner. Du kan också använda Azure för anpassade modeller och AI Builder för skräddarsydd extraktion.

Kommer infångning att ersätta AP-personal?

Nej. Infångning minskar manuella inmatningar och repetitivt arbete, vilket frigör AP-personal för mer värdeskapande uppgifter som leverantörshantering och kassaflödesoptimering. Mänsklig inblandning kvarstår för undantag och godkännanden.

Hur hjälper virtualworkforce.ai till med effektiviteten i AP?

virtualworkforce.ai utarbetar kontextmedvetna e-postmeddelanden och automatiserar svar under godkännandeprocesser, vilket minskar tiden som läggs på leverantörskorrespondens och minskar fel. Det håller AP-team fokuserade på godkännanden och undantag samtidigt som kommunikationen sker i tid.